A difícil tarefa de priorizar projetos de TI é análoga ao exercício de equilibrar vários pratos no ar. É assim que se sentem muitos CEOs e profissionais da área que precisam lidar com iniciativas de diversas instâncias simultaneamente e, ao mesmo tempo, atender às demandas emergenciais da operação.

A boa notícia é que apesar de a priorização de projetos na área de tecnologia ser um desafio, ela não precisa ser encarada como um grande problema. Existem alguns meios de fazê-la com louvor para conseguir resultados e, ao mesmo tempo, evitar o tão malfadado estresse.

Você vive uma situação como essa? Identificou-se com o que descrevemos até aqui? Então continue lendo o post. Neste artigo daremos a você uma série de dicas para ajudá-lo na empreitada de priorizar projetos de TI com maestria!

A tecnologia ganha força nas empresas e multiplicam-se os projetos de TI

Nos últimos anos, os departamentos de TI ganharam uma importância ímpar nas empresas de todos os portes e em todos os segmentos de atuação. Isso porque os executivos de negócio perceberam que somente com a tecnologia podem competir em um mercado cada vez mais globalizado, com concorrência muito acirrada e consumidores mais bem informados.

Acontece que essa atuação mais estratégica e consultiva da TI faz com que as demandas dos vários outros setores das empresas necessitem de melhorias na governança do departamento e também da estruturação de projetos cada vez mais complexos. E é aí que selecionar e priorizar, entre as iniciativas mais importantes, requer sensibilidade, jogo de cintura, poder de negociação e outras habilidades dos gestores.

Nas empresas onde a priorização não é esquematizada, geralmente se trabalha com ordem de chegada ou com a classificação das demandas de acordo com o “poder” dos executivos que as colocam. E isso, em médio e longo prazo, pode se transformar em um problema, em um efeito cascata.

Cinco técnicas infalíveis para avaliar e priorizar projetos de TI com sucesso

Acompanhe, a seguir, algumas dicas que irão ajudá-lo a elencar os projetos que merecem atenção por ordem de prioridade.

1. Envolva a TI no planejamento estratégico da empresa

Quando a TI se envolve no planejamento estratégico da organização, ter um panorama do que é prioridade fica muito mais fácil. Com todas as metas bem claras, os objetivos definidos e também com os direcionamentos macro obtidos no planejamento, é possível entender o grau de importância de um projeto quando ele chega na mesa para ser avaliado.

Essa atitude, além de elevar o valor da área de TI perante a diretoria, também ajuda a argumentar na hora de negociar prazos e orçamentos para a realização dos projetos.

2. Qualifique o valor estratégico de cada projeto

Outra excelente forma de elencar prioridades em projetos de TI é verificar os retornos que eles podem trazer em termos de receitas para a organização. Uma das maneiras de fazer isso é sempre convidar os gestores das áreas demandantes a refletir sobre o valor estratégico de cada projeto, sempre remetendo ao planejamento empresarial.

3. Aprimore suas habilidades de gestão de demandas

É interessante que o departamento tenha uma metodologia própria, aliada a um conjunto de regras que deixe claro para toda a organização o grau de importância dos projetos de TI. Assim, além de uma gestão mais estratégica das demandas, consegue-se uma atenuação das expectativas e evitam-se conflitos e insatisfações por parte dos demandantes.

É interessante elencar drivers de motivação da criação de um projeto. Os seguintes tópicos podem ser avaliados:

  • Vantagem competitiva;
  • Economias de custo e benefício financeiro;
  • Eficiência operacional e melhoria de processos;
  • Implicações legislativas, legais, fiscais;
  • Melhoria na qualidade;
  • Redução de riscos;
  • Oportunidades de crescimento e potencialização de negócios.

4. Crie matrizes de avaliação e seleção de projetos

É importante sempre avaliar orçamentos, recursos disponíveis e limitações possíveis em cada projeto e, a partir disso, comparar entre os diversos projetos que chegam para avaliação com os critérios de relevância para o negócio.

A partir disso, a criação de uma matriz de avaliação e priorização fica mais fácil. O ideal é montar uma escala, por exemplo, de um a dez, sendo que 1 equivale aos esforços com nenhuma relevância e 10 os que são altamente críticos.

5. Contrate ferramentas que otimizem o seu trabalho

Automatizar tanto a avaliação das prioridades nos projetos de TI quanto a realização destes também pode ser uma excelente forma de lidar com a grande quantidade de demandas.

Ao contar com o apoio de uma empresa como a GAEA, que oferece uma solução de Deploy Automatizado e Contínuo (Cerberon), é possível tornar as entregas de aplicações mais rápidas, seguras e eficientes, e orquestrar de forma automática todo o processo de desenvolvimento.

Isso faz com que sobre mais tempo para avaliar, selecionar e executar os projetos que chegam e, assim, evitar insatisfações da equipe e dos demandantes.

Priorizar é sobreviver e evitar o caos

Em suma, a priorização de projetos de TI precisa ser um esforço coletivo. Tanto o CEO quanto sua equipe e as demais lideranças da empresa precisam sempre estar focados no alinhamento estratégico do negócio na hora de avaliar o grau de prioridade de um projeto.

Por outro lado, a priorização de projetos é também um dos pilares da governança de TI, que contribui para o alinhamento do departamento com os objetivos do negócio por meio também do ajuste de prioridades e atenção às mudanças do mercado. Isso requer um conjunto de critérios comuns e avaliações pragmáticas de diversas variáveis, como vimos.

Uma coisa é certa: como agora as mudanças nos negócios são cada vez mais aceleradas, a carteira de projetos de TI precisa ser gerida de forma mais dinâmica. Os tomadores de decisões precisam rever o valor que cada projeto tem para o negócio com mais frequência e evitar que os pratos se desequilibrem no ar, sob o risco de colocarem em jogo a própria sobrevivência profissional.

Como você tem trabalhado para analisar e priorizar projetos de TI? Continue refletindo sobre priorização com este artigo: Custo X Receita: o que priorizar na hora de investir?