Como OKR’s ajudam a equipe de desenvolvimento de software?

Quem não sabe o que procura não enxerga o que encontra. Essa é uma máxima simples, mas muito usada no cotidiano das pessoas e é totalmente aplicável ao ambiente profissional, especialmente no de uma equipe de desenvolvimento de software.

Isso porque não basta ter em mãos um projeto com várias entregas previstas e pensar que é suficiente levar um dia de cada vez, como se não houvesse amanhã.

Mais do que produzir linhas de código ou módulos de forma gradual, o que se espera de um desenvolvedor é qualidade nas entregas, atendimento a prazos e controle de seu desempenho. Tudo isso exige foco, estratégia e metas.

Neste post vamos falar sobre indicadores de performance para direcionar e mensurar a atuação de equipes de desenvolvimento de software. Conheça esses métodos inteligentes e aprimore seus modelos de trabalho.

Seja mais produtivo e agregue mais ao seu time de TI com metodologias ágeis e implemente indicadores de performance, na visão OKR! Não sabe o que representa essa sigla? Então aceite nosso convite a essa leitura!

1. Entenda a importância das metas para sua equipe de desenvolvimento de softwares

Toda empresa possui ambições em relação ao aumento de sua rentabilidade, à fidelização de cliente, à redução de despesas e à melhoria da qualidade de seus produtos ou serviços.

Tornar essas pretensões realidade depende de esforço, estratégias e do uso inteligente de todos os recursos disponíveis. Mas será que isso é suficiente? Será que empenhar todas as forças que se tem na direção de um objetivo é o que basta para que ele seja alcançado?

A resposta para essa questão não pode ser positiva, já que toda ação estratégica depende de passos para se concretizar de forma completa. E para executar essas etapas, é preciso estabelecer uma ordem, prioridades, tempo necessário, recursos a serem envolvidos, responsáveis e intervenientes.

Ainda assim, falta alguma coisa: falta estabelecer um meio para que essa caminhada seja avaliada, para notar cada desvio que aparece e atrapalha a rota traçada, falta saber a que distância se está do destino final e falta ter noção do real valor que aquelas ações estão agregando.

Para todas essas questões, a solução é a mesma: utilizar métricas para medir a quantas anda a atuação da empresa, de um setor, de uma equipe, de um colaborador. E sim, é possível criar e estabelecer indicadores para cada um desses fatores e ainda para alguns outros!

O investimento de tempo e de remodelagem de processos para que indicadores sejam estabelecidos vale a pena. Esse é um trabalho que contribui para a otimização dos fluxos, para a identificação de gargalos e de pontos de melhoria.

Do ponto de vista da gestão de pessoas e do gerenciamento de projetos, toda essa filosofia é perfeitamente aplicável e traz retornos muito benéficos. Metodologias de acompanhamento de metas tornam o dia a dia mais racional, otimiza o tempo e a contribuição de cada integrante de uma equipe.

No caso de desenvolvedores de software, é fundamental que seu trabalho seja tangibilizado para que o valor gerado por ele seja percebido e capturado pelo cliente.

Como benefícios, o uso de métodos inteligentes de gestão de metas contribui para:

• gestão mais produtiva do tempo;
• maior organização do trabalho, com listagem de pendências e de passos que ainda precisam ser executados para completar um ciclo de tarefas;
• ampliação da capacidade de realizar de cada colaborador;
• compromisso com planejamentos e expectativa do cliente;
• motivação para vencer etapas, com vistas a um objetivo maior ao final de todas as entregas.
• maior qualidade de vida no trabalho, com consequente maior produtividade;
• redução de falhas, alcançada pelo foco em pequenas entregas e pela motivação gerada pelo alcance de metas intermediárias;
• maior qualidade no trabalho, motivada por controles inseridos no processo de mensuração e na avaliação produzida pelos indicadores;
• disseminação de uma cultura de comprometimento com entregas de qualidade e dentro do prazo;
• simplificação de tarefas, ocasionada por maior empenho em buscar soluções alternativas para superar problemas do dia a dia, que podem prejudicar o alcance das metas estabelecidas;
• melhores condições para um planejamento de carreira, a partir da identificação de lacunas de conhecimento que impedem o pleno atendimento às demandas colocadas ao profissional;
• espaço para a inovação, como forma de abrir novos caminhos para que se torne viável a consecução dos objetivos estabelecidos.

A lista de vantagens é de dar água na boca e aí vem a dúvida de como aplicar, na prática, métodos de acompanhamento de metas para que todos esses benefícios se tornem realidade.

Siga a leitura e conheça, no próximo tópico, um método simples e com ótimos resultados em equipes de trabalho, como um time de desenvolvedores de software!

2. Conheça o OKR

O campo de atuação de desenvolvedores e de gestores de negócio é repleto de teorias, jargões e modismos. No caso de indicadores, o mais usual é a referência a KPIs (Keys Performance Indicator ou Indicadores-Chave de Desempenho). Essas métricas já estão internalizadas nas empresas e presentes em diversos departamentos, para impulsionar e gerir o desempenho.

Mas quando o foco é a atuação de um profissional, com um acompanhamento efetivo e permanente, voltado para todas as ações que ele empreende, há um modelo que é de grande valia para uma equipe de desenvolvimento de software, por exemplo.

Estamos falando do OKR (Objectives and Key Results ou Objetivos e Resultados-Chave), voltado para a gestão de objetivos e de resultados.

2.1 Conceito

O OKR é um framework utilizado nada mais nada menos que no Vale do Silício! Ali, cada segundo vale ouro, cada linha de código pode contribuir para a transformação de negócios e para a mudança de paradigmas no mundo da TI.

Ao contrário de toda essa grandiosidade que o lugar e o conjunto de empresas ali instaladas apresentam, o sistema OKR é simples e cria um interessante alinhamento de equipes em torno de metas dinâmicas, mensuráveis periodicamente.

Como premissa, o OKR prega que toda meta precisa ser estruturada de forma a deixar claro o que deverá ser realizado e a maneira como essa realização será medida. Um conjunto de indicadores podem compor essa maneira de mensurar o atingimento do que se espera realizar.

Na prática, funciona assim: Todo indicador precisa ter dois componentes: o objetivo e um conjunto de métricas para saber se a equipe está chegando lá.

Para exemplificar, o modelo prega que a estrutura de um indicador deve ser: “Eu vou (citar o objetivo que se deseja alcançar)”, “medido por (citar o conjunto de resultados-chave)”. Assim, tem-se uma declaração concisa do alvo desejado pela empresa ou pelo projeto e metas que impactarão positivamente o objetivo almejado, caso alcançadas.

Em geral, o objetivo é qualitativo, um anseio, uma necessidade. Já a chave de medição do resultado é quantitativa e o ideal é que sejam assumidas entre duas e cinco, no máximo.

Para que seja uma métrica de fato mensurável, é preciso estabelecer claramente qual o objetivo que deve ser perseguido. Isso pode se dar em quantidades ou em percentuais de incremento de algum fator.

Estabelecidas essas chaves de acompanhamento de resultado, fica mais natural o alinhamento entre todos da equipe e isso é fundamental. Todos precisam remar na mesma direção, entender as prioridades, saber a hora em que seu remo fará diferença no resultado final e também a hora de liberar espaço para que o remo do outro colaborador exerça um papel crucial.

2.2 Características

Alguns aspectos caracterizam o método OKR, dê uma conferida:

• Ciclos curtos: definição de metas para cumprimento em intervalos trimestrais ou ainda menores, para tornar o trabalho menos engessado e mais dinâmico.
• Simplicidade: metas devem ser de simples compreensão e mensuráveis.
• Transparência: a publicação das metas e dos níveis de atendimento é prevista, para estimular o engajamento dos responsáveis e o reconhecimento por toda a organização ou equipe ou setor.
• Definição de Bottom-up e Top-Down: espera-se que cerca de 60% dos indicadores sejam definidos pela própria equipe.
• Stretch Goals: metas que demandam o envolvimento efetivo da equipe, exigindo que seja pensada e repensada a forma de se trabalhar, buscando inovar e melhorar a performance.
• Independência de remuneração e avaliação: para que as metas sejam ambiciosas, é fundamental dissociá-las de avaliação para fins de remuneração ou premiação.
• Desenvolvimento de uma cultura organizacional focada em resultados.

Esse último tópico lembra que é preciso vencer resistências e preparar o terreno para mudanças. Transpostos os obstáculos, a tendência é que a ferramenta transforme o modelo mental dos colaboradores e se traduza em resultados crescentes.

2.3 Diferenças

Em relação às metodologias tradicionais, ainda muito usadas no mercado, o OKR se destaca pela leveza e pela simplicidade.

A complexidade presente nos modelos de mensuração anteriores foi substituída por uma forma participativa, flexível e mais eficiente, especialmente no cenário do desenvolvimento de software.

Ao contrário da dificuldade na compreensão das metas por todos os colaboradores, tão comumente experimentada em métodos convencionais, o OKR permite que todos captem as prioridades da empresa para então visualizar seu papel nesse contexto.

Além disso, agilidade passou a ser palavra de ordem nas organizações e por isso não há mais espaço para técnicas que não privilegiem essa necessidade e ainda se prendam a meios sistemáticos, nada enxutos e pouco transparentes.

2.4 Benefícios

Um aspecto bem positivo do OKR é o fato de poder ser usado em empresas de todos os portes e áreas de atuação. O importante é que o interesse seja direcionar a gestão para desempenho e resultados, sem outros requisitos complicados.

Saiba quais são os benefícios que esse método oferece!

• menos desperdício de esforços;
• mais produtividade;
• redução do estresse no ambiente de trabalho;
• menos rotatividade de funcionários, em função de maior motivação e reconhecimento do trabalho realizado;
• eliminação de burocracias e de etapas desnecessárias;
• comunicação vertical e horizontal, aderente aos modelos mais modernos de gestão;
• reforça o engajamento dos colaboradores em torno dos projetos, dos objetivos da empresa e das necessidades do cliente;
• a transparência favorece a união dos membros da equipe e estimula o melhoramento contínuo de cada colaborador;
• custo de implementação baixo.

2.5 Implementação

Os métodos ágeis de gestão empresarial e de projetos, como Scrum e o próprio DevOps e o conceito de TI Bimodal, surgiram da necessidade de adequação ao ritmo acelerado de inovações e de transformação do mercado.

Sua implementação depende, principalmente, de criação de processos formais, ou adaptação dos já existentes, para que seja possível realizar as iniciativas necessárias para as rodadas dos ciclos de medição de performance.

Para isso, são estabelecidos eventos, também chamados de cerimônias, para planejamento, definição dos OKRs e apresentação dos resultados.

A definição dos objetivos e resultados-chave da equipe de desenvolvimento de software só pode se dar após definição das metas corporativas, porque precisam ser perfeitamente alinhados. A partir daí, são definidas as prioridades de cada área e de cada projeto.

Feito isso, um cronograma de entregas e de cerimônias para apresentação de todas as sugestões e decisões sobre objetivos e métricas é elaborada. Nesses encontros, sequenciais, os pontos de destaque são:

• 1ª cerimônia: a visão empresarial é avaliada para que haja uma proposta em sinergia com o interesse organizacional.
• 2ª cerimônia: cada time expõe seu ponto de vista sobre a abordagem organizacional e começa a visualizar sua contribuição naquele contexto.
• 3ª cerimônia: os times propõem esboços de OKRs para, em seguida, serem apresentados e questionados e validados por toda a área.
• Intervalo para ajustes conforme feedbacks colhidos na etapa anterior.
• 4ª cerimônia: apresentação dos OKRs definidos e de projetos em que estes serão implementados.
• 5ª cerimônia: exibição dos resultados do último ciclo de mensuração. Essa última etapa materializa a transparência e a fluidez na comunicação previstas no método, inclusive porque esses frutos podem ser apresentados para toda a empresa e não só para o líder juntamente com o time de desenvolvedores.

O próximo passo é definir quem serão os responsáveis pela mensuração e sua periodicidade. A intenção é que os intervalos sejam curtos, para que haja tempo hábil de correção de rumos, sempre que identificados desvios. Na realidade do desenvolvimento de software, é muito comum uma frequência semanal.

Também é importante definir a forma de exposição de resultados. Éfundamental que sejam agradáveis visualmente e de fácil interpretação. Dashboards e painéis de parede são bem-vindos para essa apresentação de informações, que precisa estar sempre atualizada e confiável.

3. Evite 6 erros ao definir metas para o seu time

Toda novidade pode gerar insegurança e já nascer de forma pouco produtiva, simplesmente em função da falta de experiência de quem vai lidar com ela.

Para não repetir erros já vivenciados por quem venceu a fase de implementação do método OKR, listamos abaixo algumas dicas. Observe tudo o que deve ser evitado!

1º. Estabelecimento de metas nada inteligentes

Não à toa os métodos ágeis de gestão de projetos e de metas são chamados de SMART. Só faz sentido investir neles se agregarem ao trabalho uma sabedoria e um conhecimento que não estava internalizado nas equipes.

Existem algumas características que dotam um indicador desse tom “inteligente”: ser específica, ser mensurável, ser atingível, ser relevante e ser temporizável.

Trocando em miúdos, esses requisitos significam que as metas não podem ser vagas nem genéricas. Além disso, é importante que um número possa representar o ponto em que se deseja chegar.

Também é relevante questionar quais os obstáculos que podem impedir o alcance da meta, Caso sejam intransponíveis, não faz sentido estabelecer metas em cima disso.

E o temporizável se refere a um horizonte temporal adequado à realização que se pretende, com o cuidado de não ser muito longo nem insuficiente.

Quanto à relevância, só devem ser criadas metas para realizações que são fundamentais para o alcance do objetivo maior do projeto, do departamento ou da empresa.

2º. Traçar metas em excesso

Abraçar o mundo é uma tentação presente nos planejamentos de trabalho. É comum que um projeto seja destrinchado no menor nível para que sejam inseridas metas correspondentes a cada ação. Isso é um erro, porque é impossível ter energia para se dedicar a tanta coisa ao mesmo tempo.

Já ouviu uma expressão que diz que “você nunca chegará ao seu destino final se resolver enfrentar todo cão que late no caminho”? É mais ou menos isso! É importante escolher apenas as ações ou entregas que agregam real valor ao objetivo final e estabelecer metas relativas a elas, deixando de lado tarefas menores, que podem até ser importantes, mas não são prioridade.

3º. Não registrar as metas

Já dissemos aqui que o OKR é um framework e que para sua implementação é preciso estabelecer processos formais. Pensar que acordos entre colegas vão funcionar é um grande engano.

O ser humano é movido a pressão, a cobranças e compromissos. Tudo flui melhor quando o negociado é formalizado. Por isso é fundamental documentar todos os planejamentos, metas e indicadores para que todos os envolvidos possam consultar, atualizar dados e cumprir sua parcela de responsabilidade.

Existem no mercado ferramentas de gestão que podem auxiliar e deixar essa documentação e todo o controle envolvido mais simples e disponíveis em tempo real. Aliás, contar com soluções já consolidadas e oferecidas por empresas idôneas e experientes é sempre uma boa ideia.

4º. Olhar para as metas apenas na data de entrega

Um ciclo de gestão de metas é formado, em boa parte, por etapas de acompanhamento. Cada colaborador ou time precisa estabelecer sua própria periodicidade de verificação das metas e atualização do avanço alcançado.

No campo de engenharia de software, o ideal é que isso ocorra em intervalos curtíssimos.

5º. Não revisar as metas

O mercado muda, a empresa se reestrutura, o cliente traz novas demandas e a equipe interna recebe novos membros com novas ideias de tempos em tempos. E por que as metas precisam ser estáticas e defasadas?

Esse vacilo pode colocar por terra todo um trabalho anterior de consolidação de uma cultura por resultados, desprezando esforços e muita dedicação em torno de uma mudança de consciência em relação à importância de mensuração do que se realiza, dia após dia.

O indicador de hoje pode não servir para amanhã e isso precisa ser atualizado, de acordo com a realidade que se apresenta ao negócio.

6º. Acreditar que o objetivo da meta é simplesmente atingir a meta

Esse erro é grave. Toda a equipe deve ter claro que a função da meta é aproximar a empresa de seus objetivos estratégicos, ou o departamento de uma melhoria em seu desempenho, ou o projeto de entregas de qualidade e em tempo, ou o desenvolvedor de mais qualidade e tempestividade em seu trabalho.

A meta em si não tem vida própria, não tem fim em si mesma. Essa mentalidade precisa ser abandonada e o olhar deve se abrir para um bem maior, para um contexto mais amplo, para uma melhoria na performance de um conjunto mais estratégico.

4. Quem não sabe o que procura não enxerga o que encontra!

Vamos fechar este post com a expressão usada no início para reforçar que é preciso ter foco, saber o que é importante para o negócio ou para o dia a dia de trabalho, ter prioridades e saber estabelecer planos para direcionar ações. A cereja do bolo? As métricas para medir se tudo isso anda bem, se está tudo correndo sobre os trilhos construídos, se há risco de grandes desvios ou até de não se atingir o alvo.

Outro fator que vale a pena destacar é que, em um ambiente competitivo e com profissionais altamente capacitados, como é o de engenharia de software, é preciso ser mais do que bom ou competente ou rápido. É preciso ser um profissional completo, que tem a real noção da sua parte de contribuição para o alcance de resultados maiores, para o atingimento de objetivos comuns.

Diante desse contexto, uma equipe de desenvolvimento de software só pode alcançar aprimoramento de sua atuação se souber estabelecer metas e aplicar métodos inteligentes para o registro de onde se está, no momento, e de quanto falta para alcançar um objetivo. Afinal, cuidar do dia a dia é importante, mas garantir que um alvo estratégico seja alcançado é fundamental!

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