Pensando em videoconferência? Conheça as melhores ferramentas de comunicação para sua empresa!

A comunicação organizacional deve ser tratada com seriedade pelas empresas. Independentemente do tamanho da organização, é preciso tomar certos cuidados, para que ela seja o mais livre de ruídos possível. Por esta razão, é importante trabalhar com ferramentas efetivas, para o estabelecimento desta comunicação. Temos boas opções de recursos para videoconferência, intranet e extranet e tecnologia moderna para fazer com que tudo isso funcione.

Pensando em ajudar você no estabelecimento de uma boa comunicação, citaremos algumas ferramentas que podem ser utilizadas. Mas, primeiramente,  conceituaremos o termo comunicação organizacional! Confira!

Comunicação organizacional

Esta é uma comunicação abrangente, que envolve todas as ações que afetarão os consumidores, os colaboradores ou outras pessoas que se relacionam com a marca.

Para o sucesso da comunicação organizacional, sugerimos o investimento na área de Tecnologia da Informação, para o desenvolvimento de ferramentas capazes e eficazes para os objetivos e nos profissionais do setor, assim, estes recursos tecnológicos serão aproveitados ao máximo. A comunicação organizacional pode ser dividida entre os tipos:

Comunicação Institucional

Ela está mais voltada à manutenção da identidade corporativa e imagem da empresa e definição cultural. Fazem parte dela a Assessoria de Imprensa, Relações Públicas e o Jornalismo, que são responsáveis pela comunicação com a imprensa e elaboração de conteúdo, com o intuito de dar visibilidade à empresa. Neste âmbito são realizadas as ações de publicidade interna ou endomarketing, que é todo o marketing direcionado aos colaboradores.

Comunicação Mercadológica

A Comunicação Mercadológica representa todo o trabalho de publicidade realizado pela organização. Ela é composta pela Publicidade e Propaganda e Marketing, área que também promove a realização e participação de eventos.

Este tipo de comunicação se resume nas ações de marketing que são realizadas com o objetivo de vender e divulgar a marca. Não apenas reforçar a identidade e comunicar, como feito pela Institucional.

Ferramentas de comunicação

Chat

O chat é uma ferramenta interessante, que pode ser utilizada tanto entre colaboradores, como entre colaboradores e clientes (dependendo da estrutura de empresas e tipo de serviço oferecido). Ele permite a comunicação simultânea, prática e rápida entre as partes. Uma sugestão de ferramenta gratuita para esta finalidade seria o Hangout (chat do Google) ou o Redbooth.

E-mail

Este é o meio mais formal de comunicação. Por isso, é necessário que sua empresa possua ao menos uma conta de e-mail para se comunicar com os clientes e, se possível, com os colaboradores.

Por meio dela, é possível realizar comunicados, passar orientações, solicitar, distribuir demandas e documentar informações que, futuramente, possam ser questionadas. Para aqueles casos em que não há recursos para investimento, provedores do Google, Hotmail, Yahoo!, entre outros, são gratuitos e podem oferecer este serviço.

Intranet

Portal desenvolvido para comunicação com o colaborador. Por meio dele, é possível divulgar resultados de avaliação de desempenho, destaque de funcionários, desempenho da equipe, comunicados, ouvidoria e avisos em geral. Sugerimos que o acesso seja permitido apenas na empresa, para que informações interessantes apenas aos funcionários não sejam disseminadas para pessoas fora do contexto.

Extranet

A extranet funciona como uma intranet, mas com o objetivo de se relacionar apenas com os clientes. Ela trabalha como uma plataforma de solicitação de serviços, avisos e comunicados, ouvidoria, marketing, entre outros.

É importante reforçarmos que a intranet pode ser desenvolvida por um programador, personalizada para sua empresa. Assim como a extranet, são ferramentas caras, mas você pode optar por ferramentas como a Campfire ou a Hall. Elas possuem funcionalidades limitadas dentro do conceito do que seria uma intra ou extranet, mas já possui recursos amigáveis, como o compartilhamento de arquivos e dados da equipe.

SAC 2.0

O SAC 2.0 visa comunicar com os clientes de uma forma mais eficiente e rápida. Além destas duas características citadas, este tipo de comunicação pode ser desenvolvida em videoconferência, de forma pessoal com o cliente, principalmente, para estimular a integração dele com empresa. Para isso, podem ser utilizados até mesmo aplicativos com o WhatsApp.

VoIP

A telefonia VoIP é uma excelente maneira de se comunicação, por meio dela é possível fazer ligações de voz e vídeo. Ela pode ser trabalhada tanto interna, quanto externamente. Uma das opções mais famosas, além de gratuita, é o Skype, que pode ser utilizado em dispositivos móveis e computadores.

Videoconferência

Decidimos enfatizar este tópico, por esta ferramenta ser de grande utilidade tanto para a comunicação externa, quanto para a interna. A videoconferência pode ser utilizada para reuniões entre membros da empresa e entre empresa e cliente. Para a utilização, é importante haver uma boa conexão de internet e equipamentos de qualidade.

A videoconferência é uma excelente opção para que haja recursos para reuniões entre filiais e, em alguns casos, até entrevistas com possíveis funcionários ou fornecedores à distância. Por isso, é importante conhecer e aproveitar todos os recursos possíveis para profissionalizar ainda mais as relações profissionais de sua empresa.

É extremamente necessária a sapiência em operar equipamentos de videoconferência, porque sua qualidade de transmissão afetará diretamente o sucesso da reunião.

Tecnologia IP

Com o uso de tecnologia IP,  por meio de uma rede interna ou mesmo internet, você pode expandir sua comunicação, permitindo a transmissão de dados, voz e imagem. Por isso, um passo econômico e promissor seria a substituição de sua estrutura de telefonia pela tecnologia IP.

Assim, você melhora na qualidade e aproveita o mesmo espaço estrutural e equipamentos para o envio de mensagens, e-mails, realização de ligações mais baratas e realização de videoconferências.

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2017-06-02T18:16:41+00:00 0 Comments