O que é runbook? Tire suas principais dúvidas sobre o assunto

A otimização de processos, algo muito buscado pelas organizações nos dias de hoje, depende principalmente da automação de tarefas. Afinal, é retirando o fator humano da estrutura procedimental que erros podem ser reduzidos; desperdícios, eliminados; agilidade e qualidade (além de inúmeras outras vantagens), agregadas.

Mas por onde começar? Já ouviu falar em runbook? Essa ferramenta pode ser um bom ponto de partida para quem deseja automatizar as operações ou, simplesmente, agregar um padrão às atividades desempenhadas manualmente.

Quer desenvolver uma vantagem competitiva mais forte? Então, continue a leitura e descubra tudo sobre esse interessante recurso!

O que é e para que serve o runbook?

O runbook é um conjunto de procedimentos criado pelos gestores departamentais, principalmente por profissionais de TI, para definir e manter uma rotina de trabalho. Tal recurso também serve para garantir que as operações manuais e automáticas (realizadas por meio de softwares) sejam executadas sempre de maneira padronizada.

Isso só é possível porque ele contém todas as informações das quais uma equipe precisa para conduzir suas operações diárias, como quem faz o que, como, onde e quando. Trata-se de uma espécie de manual de procedimentos. Nele, há:

• quem deve realizar cada tarefa;
• quais ferramentas e métodos devem ser usados;
• quais recursos podem ser aproveitados;
• qual é o “time” (prazo necessário para a conclusão);
• como é preciso lidar com os problemas mais comuns etc.

Alguns procedimentos definidos no runbook de uma organização podem incluir métodos para iniciar e parar um sistema, além de instruções para manipular dispositivos especiais, como a montagem de racks de servidores, ou programar rotinas de backups, entre outras funções.

Um runbook também representa um documento que lista itens a serem monitorados e tarefas operacionais que precisam ser executadas regularmente. Sua finalidade é fornecer um roteiro claro, sistemático e abrangente para monitorar, controlar e manter os sistemas em um ambiente de rede, por exemplo.

Eles são comuns em centros de operações de TI e conhecidos como documentação procedural.

Quais são as principais vantagens de se usar esse recurso?

Agora que você já sabe o que é runbook, que tal descobrir por que a ferramenta é uma solução ideal para as empresas que buscam elevar seus níveis de competitividade? Veja a seguir.

Diminuição do tempo de trabalho

Quando o negócio se dedica a criar runbooks, os profissionais ganham um guia definitivo das melhores práticas, executando sempre os mesmos procedimentos. Isso quer dizer que os membros da equipe não trabalharão mais cada um a seu modo, pois respeitarão o padrão determinado pela empresa.

Em vez de gastarem tempo testando seus próprios procedimentos, eles apenas seguirão um modelo já preparado, o que reduz o índice de repetições por falhas. Além disso, como a prática exaustiva dos métodos certos leva à excelência, os colaboradores executarão suas tarefas com maior rapidez, sem comprometer a qualidade da produção.

Criação de um padrão eficiente

No runbook, uma sequência procedimental é montada após ter sua eficiência testada e comprovada. Isso agrega padronização aos processos.

A sequência de etapas para cada tarefa deve ser rigorosamente respeitada, independentemente de quem for indicado para realizá-la. Assim, mantém-se um padrão de qualidade para as atividades desempenhadas na empresa.

Ou seja: o runbook indica que várias formas de se realizar a mesma tarefa foram testadas e a escolhida foi a que gerou os melhores resultados. Dessa forma, o procedimento definido no documento passa a ser o “modo certo” de entregar a atividade, aumentando a qualidade daquilo que é produzido.

Geração de conformidade

Muitas companhias lidam com operações de alto risco e usam informações sensíveis em seus processos, como os bancos. Elas são enquadradas pelos órgãos reguladores e devem respeitar as normas impostas para garantir a segurança e a privacidade de dados e sistemas.

Nesse caso, o runbook ajuda a organização a executar processos em conformidade com seus princípios. Os profissionais de departamentos como o jurídico e de contabilidade podem trabalhar mais tranquilos, sem o medo de infringir a lei de alguma forma.

Redução de erros

O runbook visa listar uma sequência de etapas para cada processo, sejam elas manuais ou automáticas. Isso deve contribuir para a redução de falhas, eliminando grande parte do desperdício de recursos. No caso da automação, as operações manuais são substituídas pelas automáticas, elevando o grau de exatidão na realização das tarefas.

Nas atividades manuais, mesmo com as distrações, o padrão deve levar a repetições constantes das fases. Isso faz com que os processos sejam conduzidos de maneira automática (involuntária), já que os profissionais precisam se habituar naturalmente aos procedimentos. Como consequência, as falhas são reduzidas.

Como criar runbooks eficientes?

O uso de runbooks pode ser uma solução inteligente para otimizar as operações do negócio. O melhor de tudo é que você pode criar e automatizar um runbook de forma simples em algumas plataformas, como a Microsoft Azure.

É possível, por exemplo, começar criando um novo runbook e adicionando-o à Automação do Azure. Isso pode ser feito por meio dos portais da plataforma ou do Windows PowerShell. Se já tiver um pronto, rodando de forma eficiente, você pode importar o modelo diretamente de um arquivo ou a partir da Galeria de Runbooks.

Assim que tiver um runbook estruturado, há a opção de editá-lo usando os guias de configuração para fluxo de trabalho do PowerShell e, também, para criação gráfica — disponíveis na própria plataforma de automação do Azure. Para tanto, siga os passos descritos abaixo:

• no portal da Microsoft Azure, abra uma conta de Automação;
• já no Hub, escolha a opção “Runbooks” para abrir uma lista de modelos disponíveis;
• depois, clique em “Adicionar um Runbook”, no caso de importação, ou em “Criar um novo Runbook”;
• escolha um nome para o runbook que vai criar e selecione o Tipo;
• finalize clicando em “Criar” para abrir o editor e configurar o runbook.

Esse tutorial é simples e serve apenas para que você dê início ao processo de criação. Se quiser ter acesso a outras informações, visite a página da Microsoft que trata do assunto de forma mais aprofundada.

Como foi possível notar, o runbook é um facilitador de processos. Se você considerar que os níveis competitivos estão cada vez mais altos, a ferramenta pode servir como uma aliada: ela dá à empresa a oportunidade de padronizar os principais processos executados manualmente e automatizar aquilo que for possível.

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