Como diminuir a pressão do CEO e CFO sobre o time de TI?

Desde que nasceu, a área de TI tenta de todas as formas acalmar os ânimos do CEO e do CFO, e, desde que as empresas foram criadas, os executivos pressionam, não somente a área de TI, mas todos os departamentos para aumentarem as receitas e reduzirem as despesas.

Diversas ondas e modas chegaram e passaram tentando encontrar uma maneira de melhorar a comunicação e trazer paz entre a TI e os responsáveis pelos resultados da empresa. O fato é que, na maioria das vezes, essas tentativas fracassaram.

Os diagnósticos apontam que a área de TI insiste em pecar pelo preciosismo, e a alta administração, pelos números. Estes departamentos possuem linguagens e visões diferentes, o que quase sempre torna impossível um entendimento. A TI busca a perfeição e não entende que o CEO e o CFO estão colocando seus pescoços a prêmio em função dos resultados da organização.

A TI Bimodal vem demonstrando que é possível melhorar a comunicação entre eles. Não existe milagre ou promessa de resolver todos os problemas, mas acredita-se que, analisando sob óticas financeiras diferentes, cada demanda de TI facilite o entendimento e a comunicação.

Dividindo a TI em partes e analisando suas necessidades, fica mais fácil entender que na operação, ou seja, na área responsável pela geração das receitas recorrentes, seu orçamento será balizado para a redução de despesas, através do aumento de produtividade, e os investimentos serão destinados para atualizações tecnológicas, objetivando manter a lucratividade e a posição que a empresa possui no mercado.

Simplificando os objetivos, facilita-se muito a comunicação entre a alta administração e os responsáveis por gerir o dia a dia da operação: ambos conseguem entender facilmente o que esperar e o que fazer para obterem os resultados.

Além da operação, as empresas possuem duas áreas distintas dentro de TI, e ambas com um nível de complexidade relevante para a convergência de entendimento entre seus gestores e a alta administração.

A primeira trata de projetos em que os objetivos financeiros são bem definidos: o que a empresa espera reduzir de despesas, padronização de processos, tecnologia e redução de desperdício, entre outros. O problema é conseguir cumprir os limites de custos, prazos e, principalmente, de escopo.

A aferição do sucesso será sempre pela redução do custo operacional e do aumento da lucratividade, entretanto, isso não quer dizer que a comunicação será resolvida, pois não é raro a área de TI pleitear mais tempo e mais recursos para conseguir entregar mais do que foi solicitado. Assim, da mesma maneira, permanece a constante ansiedade dos executivos de querer mais com menos.

A última área em que a TI foi dividida e em que se depositam as maiores expectativas, tanto para atender à área de negócio quanto para garantir o futuro da empresa, é a que trata de projetos em que o controle e a expectativa de retorno não são totalmente mensuráveis: a empresa busca com esses projetos um novo produto ou serviço que aumentará suas receitas, ganhará mercado ou a manterá viva a longo prazo.

A comunicação entre os gestores para projetos deste tipo talvez seja a mais difícil porque ela requer uma visão financeira dos investimentos e uma visão não financeira do mercado, e uma visão dos concorrentes e do que esperar do novo produto.

Administrar a urgência dos executivos e os devaneios dos gestores de TI passa a ser o grande desafio, técnicas como a adoção de ciclos mais curtos de projetos e mais gerenciáveis nos seus entregáveis e uma visão do portfólio de todos os projetos têm ajudado a melhorar esses problemas.

A melhora da comunicação entre as áreas tem se mostrado o grande triunfo da TI Bimodal e seus resultados são sentidos nos balanços e no clima organizacional das empresas que estão adotando esta prática.