Fluxo de trabalho no setor de TI, como melhorar?

O setor de TI é uma área bastante complexa. Isso porque os colaboradores possuem uma série de atividades e atribuições que precisam ser realizadas diariamente. Além disso, novas demandas e projetos podem surgir a qualquer momento, exigindo organização do gestor e equipe como um todo.

É aí que o fluxo de trabalho entra como um grande aliado do setor. Ele é uma forma de organizar processos, atividades e, inclusive, os projetos, de forma a garantir que todas as etapas sejam cumpridas com excelência.

Mas, você sabe o que é e como melhorá-lo na sua empresa? Se não, está na hora de descobrir! Leia o artigo e entenda mais sobre como melhorar o fluxo de trabalho no setor de TI!

O que é fluxo de trabalho?

Fluxo de trabalho é, basicamente, a sequência de atividades e processos que devem ser realizadas no dia a dia da empresa.

Na área de TI, há uma série de rotinas e atividades que os colaboradores precisam realizar. Quando vão desenvolver um software, por exemplo, eles precisam seguir uma sequência de tarefas, de forma a assegurar que o trabalho seja feito e que o resultado gerado seja de qualidade.

Dessa forma, o fluxo de trabalho ajuda a organizar essas tarefas. Ele é um desenho, um diagrama, no qual é possível descrever cada uma das atividades e sua sequência de acordo com o trabalho e os processos realizados pelo time.

A importância de melhorar o fluxo de trabalho no setor de TI

Aumenta a produtividade do time

Quando você melhora o fluxo de trabalho, os colaboradores têm mais clareza sobre quais são os processos que precisam ser realizados e a ordem entre eles. Além disso, eles sabem exatamente o que precisa ser feito e o que precisam para gerar resultados de excelência.

Isso traz mais motivação, engajamento e organização do time, o que melhora a produtividade como um todo.

Melhora a distribuição de tarefas

Você precisa delegar atividades para que a sua equipe realize. O fluxo de trabalho também pode ser um grande aliado nesse aspecto. Afinal, quando você melhora esse processo, é capaz de visualizar todas as atividades que precisam ser desenvolvidas pelos colaboradores da empresa. A partir disso, é capaz de distribuí-las de acordo com as competências e habilidades de cada um dos membros do time.

Permite a automação de atividades

O fluxo de trabalho é muito importante para que você automatize atividades. Quando você melhora esse processo, é capaz de ter uma visão global de tudo que é feito pela equipe e quais são os requisitos e resultados gerados em cada uma das tarefas.

A partir disso, é possível identificar quais são aqueles que podem ser automatizados, reduzindo o trabalho operacional dos colaboradores, que ficam mais disponíveis para focar no que realmente importa.

Como melhorar o fluxo de trabalho no setor de TI?

Agora que você já sabe a importância de ter um fluxo de trabalho bem estruturado no setor de TI, é hora de entender como melhorá-lo. Veja algumas dicas e passos importantes nesse aspecto.

Mapeie os processo da área

O primeiro passo para melhorar o fluxo de trabalho no setor de TI é realizar o mapeamento dos processos. Esse processo ajuda você a entender quais são as atividades que acontecem no setor e a rotina dos colaboradores.

Portanto, faça o mapeamento completo. Converse com os membros do time para fazer o levantamento de todos os processos que são realizados e as etapas de cada um deles. Também descreva os responsáveis, requisitos, inputs para o processo e resultados esperados.

Identifique pontos de melhoria nas atividades

Com o mapa de processos em mãos, é hora de entender quais são os principais pontos de melhoria das atividades. Isso exige um diagnóstico completo da área de forma a identificar gargalos e tarefas que não agregam valor, mas que são realizadas atualmente.

Esse momento também exige uma conversa com o time. Converse com os colaboradores e revise cada um dos processos e suas etapas. Aproveite para identificar quais são as atividades, principalmente as operacionais, que podem ser automatizadas. A partir disso, atualize o mapa de processos com essas melhorias já implementadas.

Faça um diagrama completo

Agora é a hora de fazer o diagrama do fluxo de trabalho do setor de TI. Isso significa que você precisa reunir todos os processos e atividades em um só lugar e criar esse desenho no qual eles são organizados na sequência que precisam ser feitos.

Faça um diagrama completo. Indique todos os detalhes de cada um dos processos e requisitos necessários para que eles sejam realizados. Também insira padrões de qualidade que devem nortear os resultados gerados pela equipe em cada atividade.

Use ferramentas digitais

Existem diversas ferramentas digitais e plataformas que podem ser utilizadas para organizar o fluxo de atividades. Eles são importantes porque permitem que você visualize todo o fluxo e ainda garantem que todos os colaboradores tenham acesso, dentro ou fora da empresa.

Pesquise sobre as ferramentas existentes e descubra qual é a que melhor se adequa à realidade da sua empresa. Utilize-a para organizar o fluxo de trabalho e faça revisões periódicas para garantir que ela esteja sempre atualizada.

Quais os benefícios de um fluxo de trabalho estruturado?

Melhorar o fluxo de trabalho no setor de TI pode trazer uma série de benefícios para a área e a empresa como um todo. Dentre os principais, podemos citar:

• reduz custos;
• melhora a eficiência do time;
• melhora a motivação e engajamento da equipe;
• automatiza atividades;
• gera clareza e visão global da área de TI;
• melhora a qualidade dos resultados gerados pela equipe.

Com esse artigo você entendeu mais sobre o que é um fluxo de trabalho e quais são os benefícios que ele pode trazer para a empresa. Também descobriu alguns passos importantes para melhorar o fluxo de trabalho no setor de TI. Portanto, coloque as nossas dicas em prática e traga mais eficiência e produtividade para a sua área.

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