Gerenciamento de Mudanças não se faz sozinho
A rigor, processos são conjuntos de atividades coordenadas que possuem desencadeadores (entradas) e visam produzir resultados (saídas) que criem valor para um cliente ou stakeholder.
Com isso, deve-se ter em mente que os processos não são executados apenas por áreas exclusivas de uma organização, sendo que para o processo de Gerenciamento de Mudanças não é diferente. Um processo bem sucedido de Gerenciamento de Mudanças exige o envolvimento e comprometimento de todos.
Um dos maiores desafios da adoção deste processo é torná-lo uma prática “orgânica”, que esteja no “sangue” dos colaboradores. Conseguir o envolvimento de todos é o primeiro passo para desenvolver adequadamente este processo, que tem um apelo muito maior para “cultura” do que para “ferramentas”.
É comumente associado ao papel de gestor do processo a autoridade/responsabilidade por disseminar sua importância para conseguir o envolvimento de todos. É importante que todos os envolvidos percebam suas responsabilidades e sua relevância na execução do processo. Para isto, pode ser útil definir uma matriz de responsabilidades para determinar e declarar a divisão de responsabilidades do processo.
Alguns sinais de que o processo ganha a adesão dos envolvidos são, por exemplo:
- A liberação de mudanças não planejadas diminui;
- Quando não é mais necessário, por exemplo, informar a um analista que ele precisa seguir o processo para realizar qualquer alteração em um Item de Configuração;
- Quando os stakeholders pedem para serem envolvidos em Comitês Consultivos de Mudanças, participam mais ativamente das discussões de Avaliação dos Riscos da Mudança e apoiam a fiscalização do processo (evitam desvios no processo).
Muitas vezes, os pontos de falha ou de melhoria identificados têm a causa raiz relacionadas à adesão dos envolvidos, o que exige, como possíveis ações corretivas, a realização de treinamentos, campanhas de conscientização e, em alguns casos, até mesmo cobrança e/ou penalização.
Quanto maior a adesão dos envolvidos, melhor será o controle sobre o processo. Os resultados serão percebidos com a otimização dos riscos das Mudanças nos Serviços de TI e, consequentemente, menores impactos negativos não previstos para o negócio.
Até a próxima!
