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O planejamento de uma mudança

Muitas pessoas subestimam o planejamento de uma mudança, seja por achar o processo burocrático demais, ou por já estarem acostumadas a fazer mudanças bem sucedidas, ou pela falta de conhecimento de como iniciar um planejamento adequado.

Uma forma interessante e eficiente de se fazer o planejamento de uma mudança é fazendo uma correlação com a metodologia de planejamento de um projeto:

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  • Desenvolver Plano de Gerenciamento de Projeto: equivalente ao processo de gerenciamento de mudanças, em que se define o tempo mínimo de avaliação de uma mudança (lead time), validações, regras etc.;
  • Coletar Requisitos: momento em que os motivadores da mudança (correção, melhoria etc.) são identificados;
  • Definição do Escopo: aprofundamento do item 2. Pode-se utilizar o conceito SMART, ou seja, definir o escopo como algo Specific (específico), Measurable (mensurável), Achievable (tangível), Realistic (realista) e Timed (em tempo hábil);
  • Criar Estrutura Analítica do Projeto: pode ser aplicável às comuns e rotineiras, que geralmente não possuem alteração no escopo e atividades, ou seja, definir o padrão de uma mudança;
  • Definir Atividades: definir quais são as atividades necessárias para execução da mudança;
  • Sequenciar Atividades: definir a sequência das atividades, identificar atividades que podem ser feitas de forma paralela e/ou atividades dependentes;
  • Estimar os Recursos das Atividades: estimar a quantidade de profissionais necessária para a execução das atividades da mudança;
  • Estimar Duração das Atividades: definir o tempo necessário para cada atividade e, consequentemente, o tempo total necessário para a mudança;
  • Desenvolver Cronograma: transcrever as atividades para o registro de mudança ou o plano de atividades da mudança;
  • Estimar Custos/Determinar o Orçamento: aplica-se para casos que precisem de algum tipo de investimento (hardware, software, pessoal especializado);
  • Planejar Qualidade: definir os pontos de validação, pontos de controle e/ou plano de retorno ou mitigação da mudança;
  • Desenvolver Plano de Recursos Humanos: equivalente à alocação dos recursos para execução da mudança;
  • Planejar as Comunicações: equivalente ao detalhamento dos pontos de controle (checkpoints), plano de comunicação em caso de falha ou sucesso da mudança aos interessados;
  • Planejar Gerenciamento de Riscos/Identificar Riscos/Realizar Análise Qualitativa de Riscos/Realizar Análise Quantitativa de Riscos/Planejar Respostas a Riscos: grupo de atividades do gerenciamento de projetos que estão relacionadas à análise dos riscos da execução das atividades para poder determinar ações de mitigação, ou ainda, o risco de não se executar a mudança. Em alguns casos, o risco da não execução pode ser maior que os riscos técnicos associados à execução. Esse item também pode ser endereçado para a avaliação de um Comitê de Mudanças.

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Seguindo esses passos, haverá uma maior probabilidade de sucesso das mudanças.

Além disso, com uma melhor estruturação das mudanças haverá menos rejeições e, consequentemente, diminuição no atraso (inesperado) das implementações.

Experimente, os resultados são surpreendentes.

Até a próxima!

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