Qual é a verdadeira função do escritório de projetos (PMO)?

Para os mais desavisados, àqueles que leram algum encarte ou participaram de uma palestra sobre gerenciamento de projetos, a função principal do PMO é a de fiscalizar o andamento da execução das atividades, com plenos poderes para punir quem não estiver executando as suas determinações.

É da natureza humana a aversão ao controle e à punição, com isso, torna-se previsível qual é o resultado da maioria dos projetos que são conduzidos tendo um escritório de projetos com o poder de fiscalização e punição: grandes fracassos com buscas infindáveis de culpados.

Existem dois outros modelos, ambos com resultados positivos.

No primeiro modelo, o PMO disponibiliza continuamente informações sobre o andamento do projeto para que o gerente tome as decisões. Nesse caso, ao invés de punir, ele auxilia nas tomadas de decisão. Podemos utilizar o exemplo do painel do carro e do motorista: durante uma viagem, quem conduz o veículo é o motorista, porém, quem fornece todas as informações sobre o caminho e o estado geral do veículo é o painel. Ao motorista cabe tomar as decisões com base nas informações do painel.

O segundo modelo de implantação de escritório de projetos é como centro de excelência. Sua missão é a de disseminar as melhores práticas, treinando e reciclando os times dos projetos, sendo guardião das informações das lições aprendidas, tanto dos projetos internos como dos externos, utilizando a grande experiência dos responsáveis pelo PMO para levar o máximo de conhecimento aos times com o objetivo de minimizar os riscos e maximizar o sucesso.

Entretanto, o modelo mais recomendado e mais difícil de ser implantado é o que consiste em mesclar o primeiro com o segundo exemplo, onde o PMO fornece as informações atualizadas sobre o projeto e, paralelamente, transmite novos conhecimentos que ajudarão o time do projeto a ter sucesso na condução e entrega dos produtos.

Muitos devem estar se perguntando: Se é o melhor e com melhores resultados para todos, por que é que a maioria das empresas implementa o modelo de fiscalizar e punir?

A resposta é muito simples. Da mesma maneira que a fiscalização de trânsito prefere punir ao invés de educar, os gestores do escritório de projetos – em sua maioria – também preferem a punição como forma de gestão. Afinal, dá muito trabalho e é preciso muito conhecimento para fazer as coisas da melhor maneira, fundamentados em casos de sucesso e utilizando as melhores práticas.

É necessário o envolvimento da alta administração, de mudança de processos, muito treinamento e a participação de todos. Bem diferente do modelo punitivo, onde ninguém se envolve e o grande objetivo é encontrar e punir quem não está cumprindo o que foi determinado, mesmo que o que tenha sido determinado seja absolutamente impossível de ser realizado.

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