9 dicas infalíveis para diminuir custos operacionais na área de TI

Investir em Tecnologia da Informação é necessário para toda grande empresa que deseja manter os seus processos em funcionamento, garantindo sua boa rotina operacional. Isso acontece por que o mundo está cada vez mais informatizado e quase todo processo empresarial é tecnológico. Esse movimento é irreversível e o investimento, preciso.

No entanto, muitos gestores ainda associam essa decisão com custos elevados. Essa mentalidade não acompanha o desenvolvimento das empresas, afinal, investir é vital para continuar crescendo — em TI, então, é fundamental. Por isso, preparamos estas 9 dicas infalíveis para diminuir custos operacionais em TI, aliando qualidade com redução de gastos.

O mais importante é entender que não vale tudo para diminuir os custos. Muitas empresas cometem alguns erros que não só deixam de reduzir os gastos, como ainda aumentam os problemas na área, e isso deve ser evitado — já apresentamos alguns casos aqui no blog que representam bem essa situação. Hoje, falaremos das dicas que efetivamente funcionam. Confira:

1. Avalie os seus sistemas

O primeiro passo é conhecer e entender o funcionamento dos seus sistemas de TI. Com o passar do tempo, é comum que serviços se sobreponham e diversas operações tornem-se obsoletas, ineficientes ou simplesmente desnecessárias para a empresa. Pode parecer impossível, mas com o acúmulo de trabalho e a atenção necessária para a rotina, esses detalhes passam despercebidos e causam um impacto significativo no orçamento.

Depois de uma análise criteriosa, é possível compreender a fundo a área de Tecnologia da Informação e os gastos podem diminuir em 1/4. Isso é reduzir custos operacionais em TI em 25%, tudo com base na gestão. Portanto, a Gestão de TI tem importância fundamental na saúde financeira e tecnológica da empresa.

2. Leve o treinamento da equipe a sério

Um pensamento muito recorrente nas empresas é que o tempo utilizado com treinamentos pode ser redirecionado para outras atividades e que, com o tempo, os profissionais dominarão seus ofícios sem a necessidade de uma qualificação formal. A consequência disso é bem clara: repetições desnecessárias e uma sucessão de erros evitáveis. Tudo isso leva a uma série de custos supérfluos.

Ao treinar bem sua equipe para utilizar as soluções de TI da empresa, o gestor garante mais eficiência dentro dos processos e deixa toda a gestão mais enxuta, ganhando em tempo, produtividade e diminuindo consideravelmente seus gastos — já que para cada erro e cada repetição desnecessária existe um custo extra.

Existem alguns segredos na hora de gerenciar uma equipe de alta performance, e nós os revelamos aqui no blog!

3. Aposte na automatização

Muitas das atividades na área de Tecnologia da Informação são repetitivas e rotineiras. Elas servem para manter os processos funcionando e, uma vez que a empresa tenha se estabelecido bem em termos de estrutura, são facilmente determináveis.

Dessa forma, não é preciso manter um profissional destacado especialmente para dar atenção a essas atividades, porque elas são identificadas e repetidas diversas vezes, o que pode ser feito de maneira automática. A automatização cria um ganho em termos de tempo e diminui os gastos, evitando erros e colocando os sistemas em um funcionamento mais harmônico e dinâmico.

4. Terceirize determinados serviços

Ter uma equipe bem treinada é importante, mas certos serviços não precisam ser feitos diretamente pela empresa. Determinadas soluções, vitais para o funcionamento diário do negócio, precisam ser controladas pelos seus próprios profissionais, claro, mas questões de manutenção e supervisão podem ser tratadas por meio de consultorias.

Contar com profissionais terceirizados é uma ótima opção para diminuir custos em TI, porque eles apresentam uma relação de custo-benefício muito interessante, sanando problemas e oferecendo soluções com qualidade e agilidade.

5. Use menos servidores com mais qualidade

Diversas empresas contam com vários servidores no setor de TI, sendo que eles apresentam baixo desempenho individual e altos custos. Para reduzir esse problema, é fundamental que esses servidores sejam substituídos por outros mais potentes, que concentrem os processos, centralizando licenças e softwares.

Às vezes, uma empresa que conta com 5 ou 6 servidores pode concentrar tudo em um só, conseguindo um desempenho mais alto e um custo bem menor do que todos os outros somados.

6. A nuvem é o futuro: é hora de migrar para lá

O conceito de Cloud tem se expandido pelo mundo e não só na TI, mas em todas as outras áreas. Diversos negócios são geridos exclusivamente pela nuvem hoje em dia e esse modelo de gestão é muito vantajoso. Uma maneira de diminuir custos é transferir a infraestrutura de TI da empresa para a nuvem.

As vantagens não se limitam ao dinheiro: o gestor pode acessar as informações de qualquer lugar, a nuvem é tão segura quanto (ou ainda mais do que) um servidor físico e, claro, os gastos com equipamentos são muito reduzidos.

7. Ouça a opinião dos seus colaboradores

Quem entende mais da TI na sua empresa do que aquele que trabalha com ela todos os dias? Essas pessoas estão completamente inteiradas dos processos e com certeza sabem o que pode e não pode ser mudado.

É importante conhecer suas ideias para redução de gastos, porque eles poderão oferecer informações valiosas. Dessa forma, a qualidade na área de TI não será prejudicada e os cortes serão feitos em áreas que não afetarão o desempenho de toda a empresa.

8. Renegocie contratos por condições mais vantajosas

Sabendo da situação econômica nacional e dos rumos que muitos negócios têm tomado, diversas empresas que fornecem serviços e soluções tecnológicas estão perdendo clientes. Esse momento deve ser usado para entrar em contato com seus fornecedores e buscar uma renegociação dos termos do seu contrato, visando adequar o acordo às condições atuais. Assim o fornecedor não perde o cliente e você diminui seus gastos, mantendo os serviços.

9. Adote um SaaS

Usar um Software as a Service (SaaS) pode revolucionar sua área de TI. Como a premissa do SaaS é uma solução segura, simplificada e gerida a distância, custos com servidores locais e manutenção de maquinário serão eliminados do orçamento. O fornecedor fica com a responsabilidade sobre esses pontos e o custo da licença pode compensar, e muito, dependendo do quanto a empresa gasta com Tecnologia da Informação.

Todas essas dicas são certeiras na hora de diminuir custos operacionais em TI, mas elas precisam da atenção do gestor para funcionar. O SaaS, além dos custos reduzidos, oferece uma série de vantagens para a gestão da empresa. Você pode conhecer 7 delas aqui no blog!