Como fazer gestão de conhecimento nas empresas?

Antes de iniciar este texto, é importante fazer uma pergunta essencial: onde está o conhecimento da sua empresa? Talvez você tenha parado para pensar por alguns minutos e tenha concluído que não existe um lugar único, mas muitos. O conhecimento pode estar armazenado em seu produto, em um novo serviço oferecido, em um processo de fabricação e, claro, em muitas pessoas!

É sobre isso que vamos falar neste artigo. A maneira como o conhecimento é produzido, trabalhado, armazenado, distribuído e organizado nas instituições compõe a área chamada gestão do conhecimento. E para que ela é necessária? Para garantir que tudo o que for pensado na sua empresa retorne como valor para ela mesma e para o mercado como um todo.

Se você quer saber como fazer gestão de conhecimento nas empresas, acompanhe as próximas linhas!

Mapeie o conhecimento produzido

O primeiro passo para fazer gestão de conhecimento nas empresas é mapear o conhecimento produzido. Para que ele seja bem utilizado, é interessante conhecer cada processo que você considere inovador ou que apresente alguma tecnologia disruptiva, ou seja, aquela que causa uma ruptura e provoca uma grande mudança em algum padrão estabelecido.

Anote tudo que seja considerado conhecimento na sua organização e tente fazer uma lista básica dos itens. É importante descrever brevemente em que consiste esse conhecimento, onde e como foi gerado e quais as estratégicas para a sua disseminação e armazenamento.

Em muitas instituições, os funcionários preenchem os famosos POPs (Procedimentos Operacionais Padrão) que descrevem como cada atividade deve ser feita. Esse recurso é usado para que, se algum colaborador sair da empresa ou se ausentar por algum motivo, o trabalho não fique sem ser realizado por ninguém saber fazê-lo.

É uma prática adotada na gestão da qualidade, mas que pode ajudar muitas organizações se for implementada de forma estruturada.

Nivele o conhecimento

É importante ter a certeza de que todos os colaboradores, ou pelos menos todos que precisam ter acesso a determinado conhecimento, recebam a mesma carga de informações. Por isso é indispensável o nivelamento do conhecimento por meio de treinamentos internos e capacitações regulares.

Esse processo deve ser conduzido de forma natural e gradativa para que não seja visto pela equipe como um meio de aumentar a competitividade. Eles precisam perceber que uns saberem mais que outros é comum, mas que há vontade organizacional de reduzir essas distâncias.

Principalmente na área de TI, que sempre está carente de profissionais qualificados, é importante que haja esforços constantes nesse sentido. Uma boa alternativa para fazer isso é colocar os próprios colaboradores para capacitar os outros.

Assim, se consegue um maior envolvimento e empoderamento da equipe. Enquanto aqueles que têm um volume maior de conhecimento consolidam esse saber, os outros recebem a informação dos próprios colegas.

Faça benchmarking

O benchmarking é uma poderosa ferramenta para saber o que as outras empresas estão desenvolvendo e suas melhores práticas. Como a área de tecnologia é sempre muito dinâmica, o acompanhamento das tendências do mercado é crucial, mas não para copiar, e sim para fazer melhor a cada dia!

Conhecendo outras realidades, fica mais fácil perceber o que pode ou não ser aproveitado para a sua empresa. Nesse processo, também é útil perceber como essas instituições fazem a própria gestão do conhecimento. Às vezes, um fluxo de registro de conhecimento pode não servir para a sua empresa, mas dele podem surgir outras ideias com possíveis aplicações.

Sistematize o registro do conhecimento

Ao longo da história da humanidade existiram muitos povos que registravam oralmente todo o conhecimento produzido. As histórias, experiências e aprendizados iam passando de geração em geração, sempre dependendo de cabeças muito lúcidas e com excelente memória para serem contados. Claro que de tempos em tempos era natural que houvesse mudanças e falhas nesse processo, afinal, o ser humano era o centro dele.

Mas hoje esse método não teria o menor sucesso. A começar pela quantidade infinita de dados que produzimos diariamente. Depois porque os métodos estão recebendo um nível de sofisticação que a mente humana já não é capaz de codificar.

Um bom exemplo é o sequenciamento de DNA, hoje existem softwares específicos para fazer esse complexo trabalho. Por isso as máquinas devem ser usadas no processo de sistematização e registro do conhecimento.

Use a tecnologia a seu favor

É natural que diante dessa infinidade de informações seja preciso garantir que aquilo que for considerado conhecimento use a tecnologia para assegurar a sua perpetuação.

Atualmente, ter várias mídias físicas com enormes quantidades de dados já não é necessário. Além de se deteriorarem com facilidade, ocupam muito espaço em qualquer ambiente.

Uma opção viável é estruturar um padrão para a gestão de conhecimento nas empresas e depois disponibilizá-lo usando tecnologias que envolvem cloud computing. Muitas organizações estão investindo pesado nessa área porque perceberam que não há como fugir dessa tendência.

Embora ela surja como uma grande salvação, é importante ir com calma para pesquisar muito sobre variáveis que envolvem segurança e pessoal preparado para lidar com ela.

Veja pessoas como multiplicadoras

Embora a tradição oral de repasse do conhecimento já não seja adequada, as pessoas continuam sendo as grandes produtoras e disseminadoras da informação produzida em ambiente gerencial. Por isso, valorize diariamente a sua equipe e fomente a vontade de aprender e descobrir coisas novas. Quando a descoberta de caminhos, processos e tecnologias novas se torna parte da rotina, tudo fica mais fácil e prazeroso.

As pessoas devem ser vistas como multiplicadoras do saber, pois o conhecimento precisa circular, girar e ser compartilhado entre muitos grupos, para que de fato contribua para o aperfeiçoamento das instituições e de suas pessoas.

Um dado é apenas um dado quando ele está solto em uma tabela. Se ele é analisado e criticado de acordo com um contexto, vira uma informação. Se essa informação é usada para transformar um processo e melhorar a vida de algumas pessoas, vira conhecimento.

Agora você já consegue responder em que patamar está a sua organização em relação à gestão de conhecimento nas empresas? Deixe o seu comentário nesse post falando sobre suas descobertas e seus maiores desafios!