Qual a diferença entre o Gerenciamento de Mudanças e o Gerenciamento de Liberação e Implantação?

Não importa o quanto de esforço tenhamos dedicado ao planejamento, no mundo da tecnologia da informação sempre surgem imprevistos durante a gestão de um projeto. Uma lei inesperada é aprovada, softwares são modificados, uma solução nova surge no mercado e até mesmo alterações nas necessidades dos clientes, são alguns dos exemplos de mudanças nos planos que ocorrem mais do que poderíamos desejar no dia a dia. É preciso estar preparado para o gerenciamento desses imprevistos, para que eles não se tornem um problema e todo o trabalho até ali tenha sido em vão.

É fundamental que as empresas que não podem desperdiçar o investimento de recursos tenham processos de gerenciamento pré-definidos para lidar com as mudanças que aparecem ao longo do caminho. O Gerenciamento de Mudanças e o Gerenciamento de Liberação e Implantação Fluxos são exemplos de fluxo de atuação já desenhados que podem ser seguidos pelos colaboradores na hora de realizar mudanças em algum projeto sem a necessidade de interromper o trabalho do setor de TI.

Apesar de muito similares, cada um desses processos de gerenciamento cuida de uma etapa diferente da identificação e implementação de mudanças. Conheça-os melhor nesse artigo, entenda as principais diferenças entre eles e veja como podem ser úteis para os negócios:

O que é Gerenciamento de Mudanças?

É o processo que garante que todas as mudanças passem por um fluxo de tarefas sólido de avaliação e aprovação. Além de reunir informações relevantes sobre cada mudança no serviço (“por que?”, “quem pediu?”, “foi aprovado?”). O objetivo é catalogar e distribuir de as medidas que devem ser tomadas ao realizar mudanças ágeis e produtivas em um projeto e, se for o caso, minimizar o impacto de eventuais incidentes.

O que é Gerenciamento de Liberação e Implantação?

Diferentemente do Gerenciamento de Mudanças esse outro processo agrupa as mudanças, quando são necessárias, e se preocupa com aspectos mais práticos da gestão de um projeto como cronograma, comunicação, treinamento, etc. É o responsável por autorizar, planejar, monitorar e testar a implantação das mudanças necessárias à execução do projeto, mas também sem deixar de lado o controle de qualidade e integridade dos serviços já existentes.

Qual a diferença entre o Gerenciamento de Mudanças e o Gerenciamento de Liberação e Implantação?

A separação dos processos de Gerenciamento de Mudanças e Gerenciamento de Liberação e Implantação tem sido um tema constante de debates e discussões no setor de tecnologia da informação. A primeira impressão é que a separação destes processos serve apenas para criar uma “confusão desnecessária”, mas não é bem por aí.

A principal diferença é que o Gerenciamento de Mudanças nada mais é do que compreender e aprovar “o que” está sendo mudado em relação ao planejamento inicial, enquanto o Gerenciamento de Liberação e Implantação se preocupa mais com “como” e “quando” essas mudanças serão inseridas no fluxo de trabalho.

Para ajudar na compreensão, conheça a metáfora do voo de avião.

Metáfora do voo de avião

Toda aeronave é conduzida por um piloto. Ele é o responsável por comandar sem percalços o voo e por decolar e pousar o avião nos aeroportos. Em caso de problemas com o combustível ou com as condições do voo o piloto é a autoridade designada por realizar as mudanças necessárias no trajeto. Mas ele não faz todo o trabalho sozinho, toda pista de pouso e decolagem possuí uma torre de controle que autoriza a chegada e partida de aeronaves, orienta o piloto sobre as condições para realizar o pouso/decolagem e, principalmente, ajuda a evitar acidentes.

Na metáfora, o Gerenciamento de Liberação e Implantação é como se fosse o piloto. Ele que conduz a adoção das mudanças necessárias para que o projeto atinja seu objetivo sem maiores percalços. Já o Gerenciamento de Mudanças é a torre de controle. Esse processo orienta as alterações que precisam ser feitas em relação ao planejamento inicial, dá aprovação para que sejam implantadas, monitora e orienta o desenvolvimento do projeto até ele ser pousado/finalizado. A Gestão de Mudanças nunca implementa diretamente as alterações, assim como os funcionários da torre de controle não saem para pilotar os aviões, apenas passa as orientações necessárias para que o projeto/voo atinja seu objetivo sem incidentes.

Como implementar esses processos de gerenciamento em minha empresa?

Qualquer colaborador pode solicitar uma mudança, entretanto é recomendado que essa pessoa esteja inteirada sobre o projeto em questão para que as informações que fornecer sejam as mais adequadas possíveis. Imagine que você é repórter que vai fazer uma reportagem sobre uma queda da bolsa de valores, com certeza a opinião de um economista contribuirá mais para o tema do que a de alguém leigo no assunto.

A condução do processo ficará a cargo de um Gerente de Mudanças (Change Manager), essa pessoa será o ponto focal de toda a operação e deverá conduzi-la sem maiores turbulências na rotina de trabalho da área de TI. É indicado que seja um gestor experiente e com confiança para tomar pequenas e médias decisões de forma ágil. As mudanças mais importantes e que causem grandes impactos no projeto devem ser autorizadas por um Conselho Consultivo de Mudança que deverá ser criado.

O Conselho Consultivo de Mudanças (Change Advisory Board) é uma equipe de funcionários selecionada para apoiar as atividades do Gerente de Mudanças em suas análises e tomadas de decisão. O ideal é que seja formado por membros de diferentes expertises tanto da área de TI quanto de outros setores da empresa. Fornecedores externos também podem ser incluídos caso haja necessidade, assim como representantes do cliente.

Dentro do Conselho Consultivo de Mudanças é preciso que ao menos dois colaboradores também assumam a função de Construtor das Mudanças ou de Implantador. Eles são respectivamente a pessoa responsável por documentar, planejar, implementar e tesar a mudança e quem executará e implementará a mudança no projeto.

Um dos erros mais comum no uso destes processos de gerenciamento é o fato de que a maioria das reuniões do Conselho Consultivo de Mudanças costumam ser focadas apenas na avaliação, validação dos testes e aprovação da “agenda de mudanças”. Não que esta seja uma ação incorreta no todo, afinal, é o Gerenciamento de Mudanças que de fato aprova a implantação ou liberação de uma mudança. Entretanto, neste caminho é comum perder a oportunidade de avaliar se a mudança deve ou não ser feita, mas de um ponto de vista benéfico ao negócio, risco e custo. Ou seja, as mudanças devem ser vistas a partir de uma perspectiva de valor de negócio antes de se tomar a decisão de investir recursos em seu desenvolvimento.

Uma das grandes vantagens desses processos gerenciais é que por representarem uma mudança na cultura da empresa eles não possuem custos de implementação, pelo contrário, representam um método para aumentar o rendimento da empresa. Melhoram a produtividade do time e diminuem o tempo gasto nas tomadas de decisões cada vez que uma mudança precisa ser colocada em prática, seja de forma reativa ou proativa.

Tanto na ITIL®, quanto em outras referências de práticas de Gerenciamento de Serviços de TI, como o COBIT® e a norma ISO/IEC20000, as atividades de mudanças e liberações são descritas em processos distintos, o que reforça ainda mais a existência de elementos diferentes entre estes dois processos. Ironicamente, a separação destes dois processos é o que de fato permite que as empresas consigam distinguir “o que” de “como” e “quando”.

Que tal adotar os conceitos de Gerenciamento de Mudanças e Gerenciamento de Liberação e Implantação na sua empresa? Receba mais dicas sobre esses e outros processos de gestão que ajudarão a melhorar a performance da sua equipe. Siga a GAEA no Facebook, no Twitter e no Linkedin.