Armazenamento de dados: confira tudo o que você precisa saber

O seu negócio armazena uma série de informações, seja sobre a própria empresa, funcionários, clientes, entre outros stakeholders. Por isso, garantir segurança e eficiência no armazenamento é essencial para o bom funcionamento do negócio.

Mas, você sabe quais são os tipos de armazenamento de dados existentes? Entende as características de cada um e como escolher o melhor para a sua empresa? Sabe como reduzir os riscos de exposição?

Se não, leia este artigo! Nele vamos explicar os principais pontos que envolvem o armazenamento de dados, esclarecendo as principais dúvidas sobre o assunto.

O que é armazenamento de dados?

Armazenamento de dados, como o próprio nome já indica, se refere ao processo de reter informações. Porém ele vai além dessa definição e, para entender o que é esse processo, vale a pena voltar um pouco na história.

Antes dos avanços da tecnologia, haviam limitações em relação à coleta e armazenamento de dados em empresas. Afinal, todas as informações precisavam ser recolhidas e guardadas fisicamente, ocupando grandes espaços e exigindo muitos recursos financeiros e humanos por parte das organizações.

Porém, com os avanços tecnológicos que podem ser observados nos últimos anos, o armazenamento de dados — também conhecido como data storage —, ganhou novas dimensões. As organizações possuem acesso a uma série de informações disponíveis online, além de serem capazes de captar vários dados ao longo de suas operações.

É aí que o armazenamento de dados ganha destaque. Afinal, esse processo não está associado apenas à guardar um dado, mas a todos os passos que envolvem tais informações, como a coleta, tratamento, garantia de segurança e utilização.

Além disso, também é necessário tomar decisões importantes acerca da melhor forma de realizar essa atividade e gerenciar todo o processo, uma vez que as possibilidades são diversas.

Qual a importância do armazenamento de dados para a área de TI?

Investir no armazenamento de dados ideal para a sua empresa é extremamente importante para o bom funcionamento do negócio. Quer saber o porquê? Então continue a leitura e descubra os principais motivos para você dar mais atenção para esse processo na área de TI da sua empresa!

Protege as informações da empresa, dos clientes e dos funcionários

A sua empresa possui uma série de informações sobre as pessoas que interagem com ela. Em primeiro lugar, você possui informações confidenciais e sigilosas em relação ao funcionamento da organização e estratégias utilizadas, sendo necessário garantir formas eficientes de protegê-las.

Porém a empresa também guarda dados importantes sobre os seus funcionários e clientes. A organização armazena documentos e dados pessoais dos colaboradores e recolhe informações dos clientes todas as vezes que interage com eles.

O risco de ataques cibernéticos e roubos de dados é uma realidade e esse é um dos motivos para que você se preocupe com este processo. Afinal, quando ele é realizado de forma correta, você garante a segurança de dados, buscando soluções para proteger a organização como um todo.

Facilita a análise de informações

Você já sabe que o valor do dado não está nele em si, mas do uso que se faz dele. Ou seja, para que o dado realmente faça a diferença na empresa, é importante que ele seja transformado em informação útil, de acordo com as necessidades da organização.

O armazenamento de dados também interfere nesse sentido. Afinal, na hora de escolher a melhor forma de guardá-lo, é importante levar em consideração também a forma como ele é acessado e trabalhado.

A frequência com que o banco de dados é alimentado e o tipo de tratamento utilizado fazem a diferença e devem ser considerados na hora de cuidar do armazenamento da informação.

Reduz custos

Quando você planeja o armazenamento de dados de forma estratégica, é possível reduzir os custos da empresa como um todo. Afinal, a forma como você guarda as informações exige investimentos e, caso planejada de forma equivocada, o processo se torna mais oneroso.

O armazenamento de dados, feito de forma segura e estratégica, garante a segurança das informações, evitando perdas financeiras com possíveis questões legais ou prejuízos à reputação da empresa.

Ainda é possível perceber a redução de custos com a utilização do armazenamento adequado, pois é possível otimizar processos (dependendo da opção escolhida).

Traz vantagem estratégica para a empresa

Por fim, vale lembrar que o armazenamento de dados feito de forma adequada é capaz de trazer vantagem estratégica para a organização.

Isso porque você será capaz de armazenar, com segurança, informações essenciais para a tomada de decisão e crescimento da empresa, que pode se posicionar à frente da concorrência no mercado.

Além disso, com o armazenamento adequado você garante o acesso à essas informações, possibilitando que o dado bruto se torne informações úteis, base para as determinações estratégicas da organização.

Quais os tipos de armazenamento de dados que podem ser utilizados?

O avanço da tecnologia também traz grandes avanços para o setor de armazenamento de dados. Dessa forma, antes de tomar a decisão e escolher o melhor para a sua empresa, o ideal é entender quais são os principais tipos e suas características.

Descubra agora quais são eles!

Armazenamento de dados via mecanismo magnético

O armazenamento de dados via mecanismo magnético é um dos mais antigos. Afinal, sua história começa nos antigos disquetes, fita k-7, entre outros produtos que raramente são utilizados na atualidade. Porém esse setor sentiu a influência dos avanços da tecnologia. Hoje existem dispositivos que podem ser utilizados para guardar uma grande quantidade de informações.

Um dos mais utilizados na atualidade são os HDs. Os computadores possuem um HD interno no qual os dados podem ser armazenados, mas também há a opção de utilizar dispositivos externos e portáteis para guardar essas informações.

A particularidade desse tipo de armazenamento é que os dados são inseridos no corpo magnético do dispositivo e ficam armazenados neste local.

Armazenamento de dados via mecanismo óptico

Outro tipo de armazenamento que pode ser utilizado é o via mecanismo óptico. Ele é realizado nos já conhecidos CDs, DVDs e Blu-Ray.

Esse tipo de armazenamento é feito por meio de um feixe de laser que grava fisicamente, por meio da construção de microssulcos, as informações no dispositivo em questão. Dessa forma, na hora de acessar e reproduzir os dados, o equipamento de leitura é capaz de identificar cada informação por meio dessa “assinatura” no CD ou DVD.

Esse armazenamento também é feito em um dispositivo físico, como é o caso do magnético. Porém, nesse caso, o mecanismo utilizado para gravar os dados é diferente.

Armazenamento de dados via mecanismo magnético-óptico

O armazenamento de dados via mecanismo magnético-óptico, como o próprio nome já indica, mistura os dois tipos apresentados anteriormente. Dessa forma, ela combina esses dois tipos de armazenamento para aumentar a eficiência e versatilidade desse mecanismo.

A grande diferença desse tipo de mecanismo é a capacidade de modificar os dados gravados em determinado lugar. Isso porque, no caso do armazenamento óptico, devido aos sulcos produzidos no CD ou DVD, não é possível trocar os dados inseridos em um determinado dispositivo. Dessa forma, sempre é necessário adquirir novos CDs para armazenar novos dados.

Já nessa tecnologia a combinação com o mecanismo magnético permite que os dados gravados anteriormente sejam deletados para a inserção de outras informações. Esse é o caso, por exemplo, dos CDs regraváveis, que são um dos tipos mais populares de armazenamento dessa categoria.

Armazenamento de dados via mecanismo eletrônico

Por fim, outro tipo de armazenamento de dados que pode ser utilizado na sua empresa é o mecanismo eletrônico.

O principal representante dessa categoria é o SSD (Solid-State Drive). A grande particularidade desta categoria é o fato de que ele não exige nenhum tipo de movimento para que os dados sejam armazenados. Isso porque, no caso do armazenamento óptico, por exemplo, é necessário o movimento do feixe de luz, sendo que algo parecido ocorre no armazenamento magnético, o que não é exigido no modelo eletrônico.

Dessa forma, ele permite que o armazenamento e o acesso à informação aconteça mais rápido quando comparado às outras soluções. Porém, essa é uma tecnologia ainda recente, o que faz com que ela ainda tenha um custo elevado quando comparado às outras soluções.

Como escolher o melhor mecanismo de armazenamento de dados?

Diante de tantos tipos e opções para o armazenamento de dados, como escolher o melhor para a sua empresa? Não existe uma resposta única para isso e ficar atento a algumas características do negócio pode ajudar. Descubra quais são os pontos de atenção na hora de tomar essa decisão.

Entenda os dados

Em primeiro lugar, é importante entender quais são esses dados que você precisa armazenar. Pare um pouco para levantar as principais características deles e leve isso em consideração na hora de escolher a melhor opção para a empresa.

Nesse aspecto, vale avaliar o volume e tipo de dados, buscando entender como eles estão distribuídos e como seria a armazenagem em cada um desses mecanismos. Além disso, também é importante levantar especificidades dos dados que podem comprometer algum desses tipos de armazenagem.

Pense no acesso e segurança

Outro aspecto essencial que deve ser avaliado no hora de escolher o melhor tipo de armazenagem de dados é o acesso e a segurança dessas informações.

Isso significa que você deve entender qual a frequência de acesso à esses dados por parte da equipe, de forma a escolher um mecanismo de armazenagem que seja capaz de comportar essa necessidade. Por outro lado, também é necessário avaliar os dados sigilosos e a segurança da informação, levantando riscos relacionados a cada um desses mecanismos de forma a entender como eles podem comprometer a armazenagem.

Calcule custos

O custo de cada um dos mecanismos é uma variável central, que deve ser considerada no momento de tomada de decisão. É importante que você levante os custos para cada tipo de armazenamento de dados. Além disso, identifique, no orçamento de TI disponível, quais as opções são viáveis e qual delas pode trazer o melhor custo-benefício para a sua empresa.

Como armazenar dados com segurança?

Um dos principais elementos que precisam ser levados em conta quando se fala em armazenamento de dados é a segurança da informação. Afinal, alguns mecanismos podem estar sujeitos a ataques cibernéticos que comprometem a integridade dos dados e a reputação da empresa.

Também é importante entender que dados armazenados em mecanismos físicos também estão sujeitos à perda devido à acidentes ou armazenamento dos CDs ou HDs de forma indevida. Portanto, para evitar essa perda, é importante entender qual a melhor forma de garantir a segurança nesse momento.

Confira algumas dicas nesse aspecto!

Instale sistemas de segurança eficazes

Contar com um sistema de segurança eficaz é uma das melhores formas de garantir o armazenamento de dados de confiança. Afinal, alguns dados podem ficar armazenados em computadores que estão sempre sujeitos ao risco de ataques cibernéticos.

Portanto, faça uma pesquisa para identificar quais são os sistemas de segurança disponíveis. Pesquise sobre as características e eficácia de cada um deles de forma a identificar qual é o mais confiável para a sua empresa.

Vale lembrar que o sistema precisa estar sempre atualizado, sendo necessário ficar atento às permissões e atualizações de forma a garantir que ele atue com eficiência e eficácia, reduzindo os riscos aos dados da sua organização.

Implemente uma política de gestão e armazenamento de dados

Como você já sabe, o armazenamento de dados é uma atividade que envolve toda a gestão desses insumos na empresa. Por isso, é importante ter uma política sólida e clara em relação ao manuseio e armazenamento de informações.

O primeiro passo é realizar um mapeamento de processos de armazenamento de dados na organização. Após mapeados, busque identificar falhas e gargalos nesses processos e crie uma nova estrutura de gestão.

Tudo isso deve ser descrito e documentado, de forma a ficar disponível para todos os colaboradores da organização. É necessário que a nova política de gestão seja repassada para a equipe, que deve se conscientizar sobre a importância de colocar todas essas etapas em prática na hora de manipular e armazenar informações da empresa.

Mantenha seus sistemas operacionais atualizados

Os ataques cibernéticos acontecem, muitas vezes, devido a falhas e lacunas de segurança encontradas nos sistemas operacionais. Uma das melhores maneiras de se proteger contra esse problema é garantir que eles estejam sempre atualizados.

Isso porque as novas versões dos sistemas buscam corrigir exatamente essas falhas. Quando você mantém tudo atualizado, garante que tem acesso à versão mais nova e melhorada de cada um dos sistemas.

Vale lembrar que isso só é possível quando você utiliza sistemas originais, o que significa que utilizar sistemas operacionais piratas é, de início, um grande risco para os dados da sua empresa.

Utilize senhas e criptografia

Para melhorar a segurança do seu armazenamento de dados, uma solução interessante é investir em senhas e criptografia. Isso significa que você pode criptografar os dados armazenados de forma a evitar que hackers tenham acesso a essas informações caso alguma barreira de segurança seja quebrada.

No que se refere às senhas, é importante criá-las para restringir o acesso às informações, fornecendo senhas apenas para quem efetivamente precisa fazer uso desses dados. Outra solução interessante se refere à obrigatoriedade de troca de senhas pessoais periodicamente. Dessa forma, você garante a rotatividade da senha, fazendo com que a sua segurança aumente.

Categorize os dados por setores

Nem todos os colaboradores precisam ter acesso a todos os dados da sua empresa. Afinal, determinadas áreas precisam acessar determinadas informações, enquanto que outras podem não ser úteis para a realização das suas atividades.

Dessa forma, uma forma de aumentar a segurança do armazenamento de dados na sua empresa é categorizá-los, dividindo-os de acordo com os setores que irão utilizar. Isso significa que você pode armazenar os dados em setores diferentes, exigindo senhas diferentes para o acesso.

Com isso você é capaz de limitar o acesso a determinadas informações, principalmente àquelas que são mais sigilosas e delicadas. Reduzir o número de pessoas que têm acesso a isso pode aumentar bastante o nível de segurança da sua empresa.

Pense nos processos

Ter uma política de gestão de dados é importante, mas pode não ser suficiente quando se fala em segurança. Nesse aspecto, é importante revisar os processos da sua organização como um todo, de forma a estruturar todo o ciclo de vida dos dados dentro da empresa de forma estratégica e funcional.

Investir no mapeamento de processo, estruturando-os de forma eficiente, é uma ótima solução. Além disso, investir em processos ágeis também pode agregar valor nesse aspecto. Isso porque processos ágeis envolvem uma boa gestão da informação e do conhecimento dentro da empresa. Dessa forma, você é capaz de garantir que os dados estarão seguros mas, também, disponíveis quando necessário.

Armazene na nuvem

Um dos riscos de segurança dos dados de uma empresa é a perda. Afinal, quando você armazena em sistemas físicos, corre o risco de que algum acidente danifique a máquina ou equipamento que está guardando a informação e, com isso, ela pode se perder.

O armazenamento em nuvem como forma de complementar esse processo pode ser uma solução nesse aspecto. Isso porque, na nuvem, os dados não estão armazenados em um CD ou HD, mas sim em um servidor online. Dessa forma, fazer o backup em nuvem pode ser uma forma de garantir que, caso haja qualquer problema, as informações centrais não se percam.

Fique atento às informações pessoais

A sua empresa tem acesso a uma série de dados pessoais, como nome completo, CPF, endereço, entre outras informações sobre os funcionários. Em alguns casos, a empresa também tem acesso e armazena dados semelhantes em relação aos clientes, que se cadastram e fornecem essas informações quando realizam alguma compra na organização.

Essas são informações extremamente confidenciais e, na hora em que você as coleta, também está assumindo um compromisso com as pessoas que forneceram. Dessa forma, é essencial ter uma atenção especial à esse tipo de dados.

Para isso, é importante sempre escolher uma forma de armazenamento que garanta essa segurança. Além disso, é importante que você limite o acesso, mesmo entre os membros da empresa. Identifique quais são aqueles profissionais que realmente precisam utilizar essas informações e crie permissões para que apenas eles tenham acesso à esses dados.

Reforme a conscientização da equipe

A sua equipe possui um papel central no que se refere à segurança das informações da empresa. Afinal, são os colaboradores que lidam com os dados e que têm maior acesso à elas.

Dessa forma, é importante garantir a conscientização da equipe de forma a garantir que todos estejam comprometidos com a segurança das informações organizacionais. Para isso, é importante capacitar a equipe para que ela seja capaz de seguir todas as instruções relacionadas à manipulação desses dados e conscientizá-los sobre a importância desse processo.

Também vale a pena entrar em contato com os colaboradores para identificar quais são as principais dificuldades que eles possuem nesse aspecto. Aproveite para solicitar sugestões de melhorias de forma a otimizar processos e garantir que todas as instruções serão seguidas.

Terceirize os serviços

Contar com especialistas pode ser uma ótima forma de garantir o armazenamento de dados com segurança. Afinal, empresas que possuem experiência nesse aspecto possuem profissionais altamente especializados para auxiliar na tomada de decisão e gestão dos dados da sua empresa.

Portanto, terceirize o serviço de armazenamento. Porém lembre-se de que, nesse momento, é importante garantir que a empresa seja uma referência na área. Busque por organizações capazes de oferecer soluções eficazes e que tenham especialistas com experiência para garantir a melhor experiência para a sua empresa nesse aspecto e evitar problemas futuros.

Com esse artigo, você percebeu a importância de cuidar do armazenamento de dados na empresa, os tipos existentes, variáveis que precisam ser levadas em consideração na hora de tomar uma decisão e dicas para armazenar informações com segurança. Agora você está pronto para revisar esse processo na sua empresa e garantir eficiência e eficácia na hora de lidar com todas as etapas do ciclo de vida dos dados da sua empresa.

Contar com boas parcerias nesse processo é essencial. A GAEA é especialista nessa área. Aproveite para entrar em contato com a gente e veja como podemos ajudar você e sua empresa!