Por que seus projetos de TI falham?

Fracassos fazem parte da vida. Principalmente da vida corporativa. Isso não é necessariamente ruim, mas saber como evitar erros comuns pode ser um bom modo de começar a buscar o sucesso. Encontrar e examinar as razões dos fracassos é parte essencial do processo de gerenciamento de projeto.

Uma área bastante desafiadora é a de Tecnologia da Informação (TI): busca-se um resultado de alta qualidade, mas os prazos são apertados. A pressão da chefia é grande e o gerente trabalha para tornar a execução mais dinâmica. Se o andamento não for adequado, porém, os riscos de falhas se tornam ainda maiores.

A maioria dos projetos de TI muda os processos organizacionais para além da tecnologia em si. As empresas são entes vivos e complexos e, por isso, o caminho para alcançar seus objetivos não é necessariamente linear. Um projeto bem-sucedido consegue o resultado pretendido, mas deve-se lembrar que pode haver imprevistos.

A responsabilidade pelos erros da equipe acaba, muitas vezes, caindo sobre o gestor. Venha conhecer os motivos mais comuns para as falhas em projetos de TI.

Planejamento na medida errada

Um bom planejamento é essencial para que um projeto de TI seja bem-sucedido. É nessa fase que se determinam os objetivos, os prazos e a delegação de tarefas para os integrantes da equipe. Ter um planejamento bem-feito implica fazê-lo na medida, nem de forma excessiva, nem insuficiente.

Quando é exagerado, o planejamento toma muito tempo, pode causar frustração e até ser trabalho desperdiçado, caso haja necessidade de fazer alterações. Se for insuficiente, porém, pode ter muitos itens em aberto e, assim, causar atrasos e falta de qualidade do produto final.

Em geral, os investimentos no planejamento (como tempo e dinheiro) ajudam a diminuir os recursos necessários para a execução do projeto, bem como o risco de imprevistos.

Má gestão de tempo

Com prazos estreitos, o tempo tem altíssimo valor em projetos de TI. A capacidade de gerenciar o tempo, tanto do gestor quanto da equipe, é uma qualidade valiosa. É preciso estabelecer uma rotina, com limites bem demarcados para as entregas das respectivas partes do projeto.

Um erro comum é subestimar as tarefas. Essa falha leva ao não-cumprimento dos cronogramas. Para evitar esse tipo de problema, vale a pena envolver a equipe na definição do calendário. Afinal, os responsáveis pelas atividades sabem bem a duração e os riscos envolvidos em cada tarefa.

Para controlar o projeto, uma alternativa é fazer reuniões diárias curtas para que cada integrante da equipe apresente as atividades realizadas no dia anterior. Assim, o controle sobre o que está sendo feito aumenta e há maiores chances de minimizar os atrasos.

Metodologias mal aplicadas

As metodologias ágeis são atualmente uma das maiores tendências no desenvolvimento de TI. Com planejamentos mais dinâmicos e menos rígidos, são uma ótima alternativa, mas se forem aplicadas de forma errada, aumenta o risco de haver falhas no projeto.

Essas metodologias são bastante adaptáveis às mudanças. Além disso, permitem um contato maior com o cliente pois oferecem entregas mais frequentes. Elas requerem um bom planejamento estratégico, bem como um esforço de mudança no cotidiano da equipe, para que sejam aplicadas de forma efetiva.

Escopo indefinido

As decisões tomadas durante o projeto devem levar em conta seu escopo. É comum que ele seja alterado no decorrer do trabalho — seja porque determinadas coisas não foram pensadas antes, seja porque houve mudanças. O erro é não controlar essas alterações: é preciso verificar se é possível fazê-las no prazo e com o orçamento definidos.

Se o escopo for alterado, há chances de que o prazo ou o custo aumentem. Assim, se todas as alterações forem aceitas, o resultado final pode ser prejudicado. Por isso, é importante verificar o que pode ser atendido sem alterar outras variáveis do projeto e, consequentemente, levá-lo ao fracasso.

Veja, a seguir, dois exemplos em que problemas na definição do escopo do projeto acabaram levando a falhas grandes, com desperdício de tempo e de dinheiro. Confira:

Aeroporto Internacional de Denver

Ao remodelar as atividades de check-in e transferência, em 1991, o aeroporto criou um sistema de etiquetas com código de barras para serem fixadas em cada peça de bagagem. A ideia era automatizar as transferências de bagagem, integrar os três terminais do complexo e reduzir o tempo de manobra das aeronaves.

Quando contratou a empresa para desenvolver o sistema, o aeroporto ignorou os prazos previstos pelo fornecedor e insistiu em uma programação difícil de cumprir. Com isso, o escopo do projeto teve de ser reduzido e as companhias aéreas não foram incluídas nas discussões.

Assim, muitas necessidades não foram desenhadas adequadamente e grandes porções de obras já prontas tiveram que ser refeitas. Isso levou a um adiamento de 16 meses na conclusão do projeto e a perdas de aproximadamente US$ 2 bilhões.

National Health Service (NHS, Serviço Nacional de Saúde)

O sistema público de saúde do Reino Unido tentou revolucionar a forma como a tecnologia é usada no setor de saúde, implantando registros eletrônicos, escaneamento digital e sistemas de TI integrados entre hospitais e postos de saúde.

Desde o início do projeto, estimativas de prazos e de custos não consideraram pesquisas preliminares adequadas e, por isso, não foram feitas de forma realista. Os prejuízos aos cofres públicos britânicos giram em torno de ‎£ 10 bilhões.

Falhas de comunicação

Todas as mudanças requerem o envolvimento dos participantes do projeto. É fundamental, portanto, que a comunicação seja eficaz e atinja todos os colaboradores da organização no momento adequado. Não investir em marketing interno, o endomarketing, é um erro que pode levar a problemas na execução do projeto.

A comunicação é complexa, pois requer um poder de percepção muito grande. Uma boa comunicação exige planejamento: o que deve ser comunicado, para qual público-alvo, com que frequência e em qual formato. É importante, ainda, um canal de feedback para que seja possível medir a eficiência do plano de comunicação.

Falta de gestão de riscos

A gestão de riscos é fundamental, mas é bastante corriqueiro que o erro de não controlá-los aconteça nos mais diferentes projetos. Essa falha pode causar prejuízo financeiro, temporal e moral ao trabalho. Se um risco que não foi levantado nem gerenciado se apresentar, é provável que haja perdas.

Quando um risco é desconsiderado, independentemente de ter probabilidade baixa ou alta de ocorrer, ele cresce e chega a um ponto em que é impossível continuar a ignorá-lo. É provável, nesse cenário, que o custo e o prazo estejam comprometidos. Tratar um risco no início do projeto é mais barato do que deixar para depois.

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