7 dicas para garantir a segurança da informação no home office!

Nos últimos meses, muitas empresas adotaram, ainda que forçadamente, o regime de home office. Enquanto algumas pessoas acreditavam que essa seria uma prática voltada apenas à pandemia, há quem diga que ela se estenderá pelos próximos anos e poderá, até mesmo, mudar a estrutura histórica dos escritórios.

Independentemente da situação futura, garantir a segurança da informação no home office é fundamental para as organizações. Afinal, mais de 60% dos brasileiros já sofreram com problemas de vazamento. Seus dados devem estar protegidos e ser utilizados de forma a otimizar a atuação da equipe — bem como os resultados do negócio.

Se você deseja saber quais são as melhores práticas na hora de preservar a confidencialidade da companhia, não deixe de conferir as informações deste artigo!

1. Proteger contra softwares maliciosos

O primeiro passo na hora de promover a segurança da informação no home office é tomar cuidado com ataques. Algumas falhas e vulnerabilidades estão passíveis de atingir o TI e os outros setores da empresa, o que coloca os dados em risco.

Identificar e corrigir problemas dessa natureza não só aprimora o funcionamento do software utilizado pelos colaboradores em casa, como também impacta, positivamente, a imagem da corporação perante clientes e parceiros. Para fazer isso, é recomendado, primeiramente, contar com ações que rastreiam e corrigem quaisquer tipos de bugs.

Em segundo lugar, é uma boa ideia automatizar esse rastreio. Essa atitude fará com que ele seja executado mecanicamente de tempos em tempos. Finalmente, é imperativo desenvolver e executar uma boa política de segurança, que será explicada de maneira mais ampla a seguir.

2. Criar uma política de segurança

A elaboração e disseminação desse documento é de extrema importância tanto no escritório quanto no home office. Ele deve conter medidas para proteger as informações do negócio de forma física e digital. Isso significa, por exemplo, que o acesso, a utilização, o repasse e a destruição de arquivos só será possível mediante autorização.

É fundamental que as normas estabelecidas sejam seguidas por todos da empresa. Eles devem se alinhar à cultura da organização. Nesse momento, os treinamentos são de grande ajuda. Eles capacitam os colaboradores, a fim de auxiliá-los na compreensão do que devem ou não fazer em suas rotinas em termos de segurança da informação no home office.

3. Usar redes seguras e mecanismos de autenticação

Além de conexões confiáveis e advindas de empresas que investem em segurança, é imperativo que as pessoas que acessam dados confidenciais sejam quem realmente dizem ser. Na hora de garantir isso, é possível aproveitar os benefícios dos mecanismos de autenticação.

Os tokens são bons exemplos desse tipo de solução. Eles pedem que uma senha, que é enviada ao celular de quem busca o acesso, seja inserida para que haja liberação. Você deve encontrar o mecanismo que se encaixa com maestria em seu tipo de negócio, em especial durante o home office, em que não se pode garantir a veracidade de identidades.

4. Conhecer e seguir os princípios da segurança da informação

Existem alguns pilares capazes de nortear as políticas orientadas a dados de qualquer empresa. São eles:

• confidencialidade;
• integridade;
• disponibilidade;
• autenticidade;
• conformidade.

Caso as informações confidenciais sejam acessadas apenas por aqueles que contam com as devidas permissões, as modificações em arquivos limitem-se aos usuários autorizados, os dados estejam centralizados e exista o suporte legal por trás dos processos, as chances de falhas se tornam mínimas.

Em outras palavras, ao seguir os princípios citados e passá-los aos colaboradores, eles se alinharão com muito mais facilidade às boas práticas de resguardo às confidencialidades do negócio.

5. Conhecer a LGPD

A Lei Geral de Proteção de Dados, construída em cima da GDPR, fala amplamente sobre segurança. Mesmo que ela ainda não esteja em voga, conhecê-la e efetuar as devidas adequações em relação a ela é essencial.

Em alguns meses, aqueles que não estiverem em conformidade com suas diretrizes estarão passíveis a punições. Isso significa que multas expressivas podem cair sobre a empresa. Nos piores cenários, até o mesmo o fechamento será recomendado.

Sendo assim, aqueles que se interessam por garantir a segurança da informação no home office não devem deixar a aplicação dos conceitos por trás da LGPD para depois.

6. Nomear profissionais responsáveis

Assim como em qualquer outro setor da empresa, o de TI deve contar com os especialistas certos. Eles devem estar alinhados às políticas e privacidades específicas da organização. Dessa forma, poderão garantir que todos os outros funcionários as sigam — mesmo que estejam em home office.

Além dessa função, bons profissionais são capazes de otimizar o processo de melhoria contínua da corporação. Eles atuam de forma a atualizar as necessidades do negócio em relação ao mercado, trazer o que há de mais inovador para a empresa e acompanhar as mudanças guiadas pela transformação digital.

7. Estabelecer níveis de acesso

Falamos bastante sobre a necessidade de dar permissão apenas aos usuários autorizados. Contudo, também é importante pensar no conteúdo que cada pessoa aborda. Enquanto funcionários do RH não precisam ter acesso aos dados do financeiro, colaboradores de vendas não necessitam do envolvimento com informações de pagamento.

Sendo assim, é importante que cada usuário acesse apenas os dados referentes ao seu cargo e posição. Essa atitude evita falhas de comunicação e de segurança e, além disso, minimiza mal-entendidos.

Uma boa forma de garanti-la é por meio da criptografia. Dessa maneira, um indivíduo só poderá acessar um tipo de informação (ou decodificá-la) se tiver uma senha. Essa opção também é capaz de proteger diversas áreas da organização. Então, vale a pena conhecê-la.

Mais de 45% das empresas que sofreram com o vazamento de informações de clientes — e tiveram suas imagens e resultados impactados em função disso — passaram por problemas ao negligenciar a segurança da informação no home office e nos ambientes físicos. Portanto, ela se mostra extremamente relevante. Coloque as sugestões deste artigo em prática e minimize obstáculos na gestão de dados do negócio!

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