10 erros que você deve evitar ao tentar reduzir custos de TI

Fazer mais com menos. Essa é a uma preocupação de vários gestores de TI que, em um cenário de crise econômica, precisam redirecionar as suas rotinas para aquelas que necessitam de um orçamento menor. No entanto, em um cenário onde a demanda por serviços digitais de alta capacidade está cada vez maior, a pressão pela redução de gastos pode levar gestores e analistas de TI a tomarem decisões que, no longo prazo, não atingem o efeito desejado.

Conheça os principais erros que gestores cometem ao tentar reduzir custos de TI e veja como evitá-los!

1. Não renegociar contratos

Muitos contratos de TI podem ser abertos para renegociações durante a sua renovação ou diante de mudanças no mercado. Por isso, é importante que a empresa trabalhe junto aos seus prestadores de serviço para renegociar, sempre que for necessário, os termos dos Service Level Agreement de suas soluções. Dessa forma, ela pode melhorar o custo-benefício de suas ferramentas, além de obter valores de contratação mais atraentes.

2. Renovar licenças na última hora

A renovação de licenças de serviços na última hora diminui a capacidade de gestores conseguirem melhores preços. Quando a renovação é para softwares críticos, o problema é ainda maior, já que a empresa não pode correr o risco de ficar sem um sistema funcionando. Dessa forma, programa-se para que as negociações sobre os valores da renegociação comecem antecipadamente, permitindo que a companhia se prepare melhor.

3. Ignorar treinamentos

Muitas companhias costumam adquirir novos softwares e sistemas corporativos e ignoram a necessidade de treinar os seus colaboradores para o uso de ferramentas que, quando bem utilizadas, podem diminuir custos e aumentar a produtividade de toda a equipe.

Permitir que esse tipo de situação se propague por todo o ambiente de trabalho amplia a execução de operações repetitivas e que, se eliminadas com o auxílio de softwares, podem tornar a empresa mais econômica e lucrativa. A solução para contornar esse problema é simples: treinar funcionários para que possam utilizar as soluções de TI da melhor forma possível.

4. Não adotar rotinas de automatização

As rotinas de automatização de software são fundamentais para quem pretende reduzir o nível de trabalho de departamentos de TI e os custos orçamentários. Softwares de monitoramento de recursos, execução de tarefas e automação de rotinas eliminam a necessidade de profissionais realizarem uma série de rotinas diárias. Dessa forma, técnicos e analistas podem focar em projetos mais importantes e melhorar os índices de qualidade do setor. Ferramentas como o Cerberon, ajudam a criar e gerir essa automatização.

5. Focar apenas na diminuição dos gastos com tecnologia

Nem sempre reduzir o uso de serviços e pessoal indiscriminadamente pode ser uma boa ideia. Diante da necessidade de diminuir despesas, gestores podem eliminar recursos de suporte e manutenção. Esse é um erro grave, que pode diminuir a qualidade dos serviços do setor e acabar prejudicando o resto da empresa.

Uma abordagem mais eficaz pode ser otimizar os sistemas e rotinas que a empresa já possui. Isso inclui a atualização de hardwares que estão no fim do seu ciclo de vida, redimensionando o trabalho do setor de suporte e buscando novas formas de configurar aparelhos de rede. Dessa forma, produtos funcionarão melhor e por mais tempo, reduzindo a necessidade de investimentos em novos sistemas e equipamentos digitais.

6. Focar apenas nas necessidades imediatas

Não é raro empresas cortarem custos com TI focando apenas nas necessidades imediatas. Ignorar os projetos de médio e longo prazo pode dificultar o sucesso do negócio no futuro, assim como os projetos que ainda não foram iniciados. Nesse sentido, o corte orçamentário deve ser objetivo, trabalhando em prol da eficiência e não apenas em um orçamento mais enxuto.

7. Tentar economizar ao não efetuar upgrades

Ativos de TI defasados podem ser um grande foco de prejuízos e perda de produtividade. Ao manter equipamentos antigos e sistemas legados em funcionamento para reduzir a necessidade de pagar por um upgrade, a empresa se expõe a riscos de segurança e diminui a capacidade de inovação de funcionários. Além disso, ao evitar o acesso a recursos mais modernos, a empresa perde a oportunidade de criar serviços e rotinas mais eficazes.

8. Sempre optar pelo mais barato

Muitas ferramentas e soluções de TI são disponibilizadas no mercado com uma grande oferta de opções. Diante disso, muitos gestores podem ficar confusos na busca pelo dispositivo ou produto que se adapte melhor ao perfil da companhia e que, ao mesmo tempo, tenha um bom custo-benefício.

Para que a empresa possa fazer a escolha certa, os analistas responsáveis pela escolha de uma nova ferramenta devem efetuar longas pesquisas, que compreendam a capacidade de cada produto, assim como as suas principais características. Como consequência, eles serão capazes de identificar qual opção pode agregar mais valor para a empresa — ainda que ela não seja a mais barata.

9. Manter ativos inativos

Um dos grandes problemas de quem trabalha com recursos de TI próprios é a necessidade de lidar com ativos que estão sem uso. Datacenters privados, por exemplo, muitas vezes podem ficar subutilizados após um grande projeto ou em períodos de menos demanda sazonal. Para que isso possa ser contornado, a empresa pode adotar novos modelos operacionais, mais flexíveis e dinâmicos.

Uma das opções mais adotadas é a nuvem. Os serviços de cloud computing possuem modelos de negócio com maior precisão orçamentária e, consequentemente, menores custos. Para quem não pode se desfazer da estrutura interna, uma opção é a locação de parte dos ativos, permitindo que computadores e servidores inutilizados tornem-se fontes de receita.

10. Ignorar modelos de negócio alternativos

Uma das maiores vantagens de tendências como nuvem e o outsourcing é a possibilidade de empresas trocarem serviços tradicionais por modelos de negócio mais flexíveis e modernos. A computação na nuvem, por exemplo, dá a possibilidade de empresas utilizarem sistemas avançados pagando apenas pela estrutura que é utilizada. Já o outsourcing flexibiliza o acesso a profissionais altamente qualificados e equipamentos de alta tecnologia.

As soluções de TI corporativa mudam rapidamente. Nesse cenário, empresas podem sempre optar por novas formas de trabalho, com custos mais atraentes e que causam um impacto maior dentro do ambiente corporativo. Portanto, sempre avalie se os produtos utilizados pela empresa podem ser substituídos por modelos contratuais mais atraentes.

Agregando valor à TI corporativa

A tecnologia muitas vezes é vista como um setor de custos altos e baixo retorno sobre o investimento. Entretanto, esse é um dos setores que podem trazer as melhores mudanças para o ambiente corporativo de uma empresa. Uma boa gestão de TI, nesse sentido, se faz crucial para garantir que os ativos digitais da empresa possam ser integrados às suas estratégias, agregando valor ao negócio e permitindo novas formas de trabalho.

Em um cenário em que a pressão para o corte de gastos é grande, gestores de TI devem redobrar a atenção ao buscar reduzir o peso do setor no orçamento da empresa. Mal executado, esse processo pode causar perda de produtividade e, no pior dos cenários, aumento dos gastos da empresa no longo prazo.

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