Para falar de implantação de projetos, primeiro é preciso lembrar que a tecnologia da informação (TI) cresceu e evoluiu muito nos últimos anos no ambiente corporativo. Hoje, as expectativas dos empresários (e também dos usuários em geral) são de que ela funciona como um utilitário onde basta ligar para a nuvem e imediatamente fazer uso de uma combinação “pré embalada” de hardware, software e serviços.

Os profissionais de TI, no entanto, trabalham com a realidade complexa dos desafios da computação. Soluções de TI são muitas vezes uma mistura de hardware a partir de diferentes fornecedores, software tradicional licenciado e de fonte aberta e uma combinação de serviços internos e terceirizados. Estas variáveis requerem total atenção dos gestores de TI para orquestrar a execução dos projetos e programas de TI de forma eficiente.

Pensando nisso, resolvemos criar este passo a passo para a gestão eficiente na implantação de projetos. A seguir, você verá o que é necessário para implantar projetos de TI focando em resultados de negócio. Acompanhe!

5 passos para uma implantação eficiente de projetos de TI

Passo 1: A escolha da metodologia

A primeira coisa que deve ser feita é a escolha da metodologia que será utilizada na condução do projeto. Isso inclui não apenas os processos em si, mas também o relacionamento com os diversos atores envolvidos, o cronograma e o fluxo do projeto. Tudo isso deve estar abarcado dentro de um método.

E existem, basicamente, duas opções: as metodologias em cascata, tradicionais, e as metodologias ágeis. Nas primeiras, cada projeto é concebido e gerido de forma individual, culminando em efeitos para o nível seguinte na estrutura de TI. Já ao utilizar um método ágil há dinamicidade no cumprimento das tarefas, reduzindo o tempo de implementação e garantindo maior assertividade.

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Passo 2: A definição dos processos

A implantação de projetos eficiente também requer processos bem definidos. Ou seja, toda a equipe envolvida deve estar por dentro do que precisa ser feito e como devem ser executadas as atividades, assim como dos resultados esperados em cada etapa do projeto.

Sem isso, começam a surgir atitudes arbitrárias, muitas vezes incorretas, que podem prejudicar o andamento do projeto. Trata-se, em outras palavras, de padronização, da repetição de ações minimamente calculadas para obter resultados.

Este é o passo do estabelecimento de diretrizes para os procedimentos, o que garante que eles possam ser acompanhados e repetidos, de forma a economizar tempo e recursos de toda a equipe.

Passo 3: A montagem do cronograma

Depois de definidos o método e os processos, é preciso garantir que mudanças, adaptações e atualizações provocadas pelo projeto de TI possam ser executadas sem grandes impactos no dia a dia da empresa. É aí que a elaboração de um cronograma se torna importante.

Cada etapa do projeto precisa ser previamente pensada, com o estabelecimento de prazos e das partes a serem entregues dentro deles. É isso que evita atrasos e também que o orçamento seja prejudicado.

Também é importante dizer que o cronograma também serve muito à gestão de pessoas. Quando os profissionais envolvidos com o projeto sabem exatamente o que precisam entregar dentro de prazos bem definidos, eles se sentem mais motivados, mais propensos a cumprir metas e otimizar os recursos disponíveis.

Passo 4: A orquestração do projeto, visando o cumprimento dos prazos

A partir do início do projeto, o passo seguinte é o que podemos chamar de orquestração. Ou seja, o gestor de implantação de projetos começa a acompanhar para que tudo que foi planejado (método, processos e cronograma) não fujam à normalidade. Trata-se dos esforços para evitar atrasos, falhas, desperdícios (de tempo e de dinheiro), bem como o cumprimento dos objetivos esperados.

Isso requer, logicamente, habilidades de comunicação com a equipe, de diálogo e feedback constante; delegação de tarefas e total vigilância para que as mudanças geradas pelo projeto em si não se tornem empecilhos para sua realização.

Passo 5: Os testes e as aprovações

Se até aqui tudo foi bem planejado, ou seja, se uma metodologia está sendo utilizada, se os processos foram bem definidos e seguidos, se o cronograma foi cumprido, não tem nada que impeça que o projeto seja finalizado com sucesso.

No entanto, é importante considerar os testes antes das aprovações de cada etapa do projeto e também da entrega final. Ao utilizar uma metodologia ágil, os testes se tornam mais, digamos, orgânicos e são feitos o tempo todo.

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Habilidades esperadas de um gestor de TI na implantação de projetos

Por fim, vamos conversar um pouco sobre quatro habilidades essenciais para que a implantação de projetos de TI seja feita com sucesso. São elas:

Organização

O gerente de projeto deve ter a capacidade de montar um plano de projeto. Isto requer a capacidade de planejar e realizar as tarefas que resultam do plano. Todas as dimensões do trabalho do gerente de projeto requerem, portanto, inteligência organizacional.

Comunicação

Ele deve ser capaz de se comunicar de forma eficaz com os membros da equipe, assim como com os executivos e todas as partes interessadas. Seu alcance de comunicação precisa de apoio e-mails, apresentações, ferramentas etc. levando as discussões e elaboração de relatórios que apoiem seus argumentos e decisões.

A partilha da informação é um grande desafio hoje, porque os membros da equipe são excessivamente comprometidos e têm muitas distrações, assim, a comunicação direta e clara é essencial.

Desenvoltura

O gerente de projeto precisa encontrar maneiras de superar obstáculos independentemente de quão desafiadores eles são. Muitas organizações têm postos de controle ou portões em seus processos que exigem grande esforço para atravessar a fim de transitar por cada etapa de um projeto.

Desenvoltura é necessária para obter sucesso através dessas portas. Organizações, muitas vezes, reduzem os orçamentos ao longo do ano, quando o ambiente de negócios não está gerando os resultados estimados, o que faz com que os gerentes de projetos precisem encontrar maneiras de manter projetos mesmo com a diminuição de seus financiamentos.

Liderança

O gerente de projeto precisa ter a capacidade de liderar uma equipe em toda a sua complexidade. A liderança é difícil de quantificar, mas líderes sabem a importância de gerenciar mudanças no plano do projeto e também de lidar com exceções que ameaçam inviabilizar o que foi planejado. Além disso, líderes são fortes contribuintes individuais que motivam os membros da equipe a fazer o seu melhor.

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