7 dicas sobre a implantação de sistemas de TI na sua empresa

Caso seja feita da maneira errada, a implantação de sistemas pode ser uma novidade não muito bem-vista por vários setores da sua empresa. No entanto, com um bom planejamento, conversas entre funcionários e alguns outros simples passos, esse processo pode ser suavizado e feito com mais facilidade!

Confira algumas dicas neste artigo!

Saiba o que você precisa

Em vários âmbitos da nossa vida, temos aquela velha mania consumista de comprar o que não é necessário. É importante não replicar esse mau hábito no momento da implantação de sistemas, mesmo que você veja algo que ofereça inúmeras possibilidades!

Antes de tudo, é preciso pensar nos processos básicos. Dependendo do que você queira, não valerá a pena ter a possibilidade de construir dashboards maravilhosos se os relatórios de finanças não suprirem as necessidades primárias.

Uma boa dica para o início do projeto é o clássico planejamento! A princípio, você deve avaliar qual é o principal problema do seu negócio, além daqueles que sejam secundários. Tendo isso em mente, será possível saber quais são as principais perguntas que o novo software deve responder.

Feito isso, você pode partir para outras questões relevantes à sua empresa, como integração de sistemas, risco e compliance (GRC), fluxo de trabalho etc. O essencial em todos os passos é definir uma ordem de importância de cada um dos itens para saber o que é indispensável na implantação de sistemas.

Tenha em mente: essa não é uma tarefa exclusiva

Você provavelmente deve ter percebido que essa escolha, apesar de parecer simples, engloba muitos fatores fora da alçada da TI, certo? Portanto, é imprescindível que a direção e a gestão de todos os setores envolvidos também embarquem nas conversas sobre o planejamento.

É preciso que essas equipes trabalhem em conjunto citando quais são as suas necessidades, demandas, como acreditam que o trabalho possa ser melhorado etc. Todas essas opiniões podem ajudar a definir a melhor solução a ser adquirida e, claro, deixará todos os impactados muito mais satisfeitos!

Peça auxílio

Outro “mau hábito” bastante comum na nossa sociedade é o de não conseguir resistir à lábia do vendedor. Uma boa dica que pode te ajudar a fazer a implantação de sistemas correta é a de, simplesmente, pesquisar bastante. Nesse sentido, você ainda pode pedir uma ajudinha para um bom entendedor.

Seja ele um amigo ou um terceirizado, é importante que o profissional seja um expert no assunto e que entenda os objetivos do seu negócio. Ou seja, essa pessoa deve ser capaz de absorver com facilidade tudo o que foi discutido nos tópicos anteriores.

Dessa maneira, você terá um aliado que entende sobre a indústria atual e o que a sua instituição deseja. A partir daí, você e o especialista podem trabalhar em conjunto para encontrar os diversos softwares disponíveis no mercado, sabendo os seus pontos fortes e fracos, e buscando entender qual é a expectativa de crescimento deles no futuro.

Além disso, uma boa ideia é pedir uma lista de clientes ao fornecedor do sistema. Feito isso, pergunte a eles sobre as vantagens e desvantagens, desafios enfrentados, o que gostariam de modificar, entre outras questões pertinentes ao seu negócio.

Analise os modelos e escolha alguns

Agora que você já percebeu as necessidades da sua empresa e já entende bastante sobre a implantação de sistemas em diversos âmbitos, chegou a hora de analisar os modelos. Para isso, é necessário se perguntar qual deles seria o ideal para a sua instituição.

Geralmente são oferecidas as soluções na nuvem (privada, pública ou híbrida), ERP on-premise e ERP hospedado ou gerenciado. Cada uma com as suas vantagens e desvantagens. Por exemplo, em geral, a última opção é bastante flexível e desenvolvida de acordo com as necessidades empresariais. No entanto, é bem mais cara.

O modelo na nuvem vem se mostrando como um bom competidor, tendo a Oracle e a Totvs como grandes investidores e entusiastas. Inclusive, o VP de clientes e sistemas remotos da Totvs, Wilson de Godoy, acredita que em breve todos perceberão que a administração dos softwares deve ser feita pelos seus desenvolvedores, o que é um ponto a favor da nuvem.

Ele também acha que a escolha por um modelo ou outro se dá, acima de tudo, por questões culturais. Ou seja, é algo muito subjetivo que gera opiniões diversas, portanto, como dito, defina o que é ideal para a sua empresa. A partir daí, escolha três ou quatro opções de fornecedores, analise-as e opte por uma deles.

Faça um levantamento de custos

Passada mais uma etapa, você deve verificar o quanto a implantação de sistemas vai custar à empresa. Por exemplo, na nuvem, alguns provedores cobram diversas taxas que podem gerar um valor altíssimo. Além disso, outros custos relativos a treinamentos, infraestrutura, tempo gasto, entre outros, também devem ser levados em consideração.

Depois de verificar todos os custos, pergunte-se: “essa solução realmente vale a pena?”. Questione-se para ambos os extremos, afinal, o resultado pode ser muito dispendioso ou o famoso “barato que sai caro”. Por fim, caso o software escolhido não seja uma boa opção, escolha algum dos outros pré-selecionados!

Dê treinamentos

Essa é uma das fases mais cruciais do projeto, embora não demande tanto tempo e trabalho. Ela tem essa importância porque a implantação de sistemas interfere diretamente na cultura interna da empresa. É preciso que os usuários finais entendam todos os meandros dessa nova tecnologia.

Vale a pena gastar um tempo mostrando os novos serviços, suas aplicações, o porquê da sua utilização etc. Ao final do treinamento, tire todas as dúvidas dos funcionários e mostre-os a quem eles podem recorrer caso haja outras questões sobre o software.

Monitore e atualize!

Não pense que o trabalho acabou depois que todos já estiverem adaptados à novidade. É importante monitorar os resultados do sistema para saber se ele está oferecendo o que era esperado e, claro, não se esquecer de atualizá-lo! Não deixe que bugs caiam nas mãos dos usuários: proteja-se!

Percebeu como a implantação de sistemas deve ser muito bem pensada tendo um ótimo planejamento? Caso queira mais dicas como essa acerca do universo de TI, assine a nossa newsletter e fique por dentro de todas as novidades!