Entenda o que é outsourcing de TI e conheça os benefícios dessa prática
Outsourcing de TI é o processo de terceirizar serviços ou tarefas de tecnologia para um fornecedor externo visando mais eficiência, agilidade e qualidade na execução desta atividade.
Um estudo realizado pelo Everest Group, apontou que o Brasil se destaca no cenário mundial como um dos países com mais oportunidades em outsourcing de TI no mundo. Segundo dados publicados pela IDC em 2013, o movimento de terceirização de produtos e serviços de tecnologia movimentou cerca de 12 bilhões de dólares no mundo.
A busca pela terceirização pode ser explicada de forma muito simples. A instabilidade econômica, com a retração do mercado, obriga que os gestores busquem por soluções que permitam utilizar ferramentas tecnológicas, ao mesmo tempo em que reduzem seus custos de operação.
A TI já se consolidou como um componente fundamental para todo tipo de organização que busque melhorar seus resultados e desempenho, aumentando a qualidade de seus produtos e serviços, agilizando seus processos e reduzindo custos operacionais.
Diferentemente do que é imaginado por muitos gestores, existem diversos serviços acessíveis a empresas de todos os portes, permitindo que organizações, independentemente de seu tamanho ou orçamento, possam usufruir dessa solução.
Não à toa, o Brasil é a sétima economia do mundo na área de TI. De acordo com os dados divulgados pelo Estudo Mercado Brasileiro de Software e Serviços de 2015, produzido pela IDC (International Data Corporation), o país contabilizou um investimento de US$ 60 bilhões no setor, em 2014.
Quer saber como otimizar as operações e simplificar os processos da sua empresa? Nós vamos ajudar! A seguir, explicaremos o que é o outsourcing de TI e mostraremos que os benefícios dessa prática vão muito além da redução de custos operacionais. Confira!
O que é o outsourcing de TI
Conforme descrito pela Gartner, uma das maiores autoridades em tecnologia do mundo, em seu glossário, podemos descrever esse termo como “o uso de prestadores de serviços externos a empresa para entregar TI de qualidade”. O conceito está ligado à prática de terceirizar serviços ou tarefas estratégicas de uma empresa, transferindo suas responsabilidades para um ou mais fornecedores externos.
Geralmente, o outsourcing é indicado para as tarefas que não fazem parte do core business de uma empresa, apenas para rotinas simples, como limpeza, alimentação, manutenção de equipamentos etc.
O outsourcing, por outro lado, terceiriza áreas-chave de uma corporação, como o controle financeiro, a gestão dos sistemas e o setor de TI. Por meio do outsourcing de TI, tanto a gestão da infraestrutura quanto a contratação de profissionais capacitados ficam por conta dos fornecedores, com garantia de manutenção e resolução de problemas 24 horas por dia.
Tipos de outsourcing de TI
Existem três tipos de outsourcing de TI, sendo eles: Offshore Outsourcing, Onshore Outsourcing e Nearshore Outsourcing. Saiba um pouco mais sobre cada um deles a seguir.
Offshore Outsourcing
No Offshore Outsourcing, tarefas, como o desenvolvimento de software, suporte e manutenção de infraestrutura, são migradas para outro país — geralmente para países em desenvolvimento, como Índia, Rússia e China.
Isso ocorre em razão dos baixos custos para contratação de profissionais capacitados, que se tornam especialmente atraentes em tempos de instabilidade econômica nacional.
Algumas das desvantagens dessa prática são o choque cultural e as possíveis falhas de comunicação em línguas diferentes. Também, por isso, a Índia é um dos destinos preferidos para o Offshore Outsourcing — além da boa reputação em serviços de TI, grande parte de sua população tem fluência em inglês.
Onshore Outsourcing
O Onshore Outsourcing, por sua vez, consiste na terceirização dos serviços de TI para uma empresa externa, mas sediada na mesma cidade, estado ou país que o cliente (o que resolve a questão do idioma e da cultura local).
Nearshore Outsourcing
Por último, o Nearshore Outsourcing é uma modalidade de terceirização de serviços entre países vizinhos ou regiões próximas, com línguas, culturas e fusos horários semelhantes. Essa prática foi bastante adotada ao longo da década de 1990 por consultorias de TI e call centers nos EUA, que migraram seus serviços para o Canadá.
Principais razões pelas quais as empresas investem em outsourcing de TI
Ao buscar em cada empresa sobre os motivos pelos quais levaram elas a optar pela utilização de um outsourcing de TI, terceirizando boa parte de suas atividades, a resposta pode variar muito. Entretanto, geralmente, elas costumam estar ligadas a algumas razões comuns. Entre elas podemos citar algumas a seguir.
Alta demanda de investimentos
A tecnologia evolui mais a cada dia e para manter-se competitiva, as empresas têm de buscar a implantação de todas as novidades possíveis de acordo com seus ramos de atuação.
Contudo, os custos de investimentos em infraestruturas, equipes especializadas, dispositivos eletrônicos, hardware e software podem começar a tornar essa evolução inviável em termos econômicos.
É preciso demandar cada vez mais recursos, porém o retorno pode demorar e prejudicar a situação financeira de uma empresa. Por conta disso, muitos negócios optam pelo outsourcing.
Dessa forma, o fornecedor de soluções é responsável por manter a tecnologia e realizar os investimentos e implantações, tudo definido por contrato de forma clara, permitindo assim que as empresas possam usufruir de novas tecnologias com menos custos.
Falta de foco no negócio
Outro ponto comum que leva muitas empresas a optar por terceirizar toda ou parte de sua TI é a falta de foco de seus profissionais internos para com o negócio específico.
Isso se dá, pois, em vez de buscar por novas tecnologias e ferramentas que possam se tornar um diferencial competitivo para a empresa, a equipe interna de TI acaba por perder seu tempo voltado para situações corriqueiras, como a manutenção de máquinas.
Isso faz com que se perca o valor estratégico do setor, sendo que profissionais qualificados são empregados em atividades que não deveriam ser o seu foco dentro da empresa.
Excesso de riscos
Tomar decisões erradas podem levar a riscos desnecessários, como a criação de brechas para cibercriminosos e até o desperdício de recursos financeiros. Quando a empresa implanta uma nova tecnologia e ela não corresponde às expectativas, o prejuízo é apenas seu.
Por conta disso, muitas empresas buscam o apoio de um outsourcing, para contar com profissionais qualificados e que possam demonstrar quais tecnologias podem ser empregadas em seus negócios com o máximo de resultados e de forma segura.
Além disso, os profissionais que trabalham em um outsourcing têm um grande know-how em segurança devido sua atuação nos mais diversos projetos, podendo focar de forma incisiva na proteção de dados e informações relevantes.
Dificuldades internas
Montar uma boa equipe de TI é um dos principais desafios para uma empresa, isso porque bons profissionais não ficam muito tempo disponíveis no mercado e é preciso encontrar pessoas com experiências multidisciplinares.
Com a falta de especialistas, a equipe interna pode começar a sofrer com limitações e passar por dificuldades para a implantação de tecnologias ou manutenções de toda a infraestrutura da empresa.
Por conta disso, muitas empresas acabam por optar em dividir responsabilidades entre um time interno e outro externo, um outsourcing, para resolver essas questões, mantendo os profissionais internos focados no negócio enquanto que os terceirizados realizam todas as atividades de rotina.
Quando a empresa deve optar pelo outsourcing de TI
Como determinar qual o momento ideal para optar pelo outsourcing de TI? Vamos ver quais os principais pontos que indicam que é o timing perfeito para isso a seguir.
Necessidade de redução de custos
Muitas vezes as organizações precisam de gerar reduções de custos contínuas em suas rotinas produtivas, principalmente em momentos de crise. Isso porque, nessas situações, é necessário priorizar o funcionamento do negócio, diminuindo os gastos contínuos.
Nessa situação, o investimento em outsourcing auxilia a melhorar o planejamento orçamentário para o TI. Isso porque pode-se reduzir as equipes internas, mantendo um time enxuto e direcionado para as tarefas internas, diminuindo os custos com manutenção de recursos.
Demanda pela modernização de rotinas
O outsourcing em TI está cada vez mais alinhado com as rotinas modernas aplicadas nesse setor nas organizações. Ele auxilia a tornar as organizações mais estratégicas, rápidas e direcionadas, bem como os colaboradores consigam manter rotinas de trabalho que sejam eficientes, inovadoras e produtivas.
Além disso, esse modelo permite uma maior flexibilidade, melhorando a possibilidade de alcançar as metas e objetivos do seu negócio.
Problemas de gerenciamento
Principalmente para pequenas empresas de TI, pode ser complicado conseguir realizar um gerenciamento de processos internos nos negócios. Quanto menor as equipes, mais facilmente é possível manter o controle, minimizando o tempo de verificação internamente.
O tempo gasto com gestão de TI pode gerar atrasos nos projetos para os clientes, causando uma série de questões externas, podendo até mesmo colocar o projeto em xeque. Por isso é fundamental priorizar em que local os esforços devem ser direcionados.
Com o outsourcing, torna-se possível contar com um time de profissionais que seja devidamente capacitado para trabalhar em diversos pontos, tais como:
- manutenção das máquinas;
- infraestrutura de rede;
- criação de políticas de segurança;
- privacidade digital;
- verificação do projeto, entre outros.
Necessidade de crescimento dos times
Muitas vezes é chegado o momento no qual torna-se necessário aumentar os times de TI internamente, precisando de mais colaboradores que atuem devidamente no setor. Em alguns casos, é uma demanda pontual, de forma que a contratação permanente pode não ser a melhor solução.
Para esses casos, a melhor opção é contar com um outsourcing de TI. Nesse caso, o trabalho pode ser realizado de forma temporária, de acordo com a demanda pontual, com o período definido em contrato.
Assim, a empresa consegue ampliar o time de TI e mantém seus prazos em dia sem maiores problemas.
Vantagens do outsourcing de TI
Você deve estar se perguntando como o outsourcing de TI pode beneficiar os processos internos da sua empresa, certo? Elencamos a seguir — em detalhes — algumas razões pelas quais vale a pena investir nessa prática!
Eficiência, agilidade e qualidade na gestão de TI
De um ponto de vista administrativo, as empresas que aplicam o outsourcing de TI podem se dedicar exclusivamente ao que mais interessa: o desenvolvimento do próprio negócio, deixando de perder tempo com atividades de rotina.
Ao eliminar as preocupações com gestão e manutenção de infraestrutura, atualizações das aplicações e contratação de pessoal especializado, sobra às equipes mais tempo para desenvolver produtos inovadores e de maior qualidade, buscando a competitividade.
Além disso, o serviço do outsourcing de TI é sempre voltado para os indicadores de desempenho (KPIs – Key Performance Indicators), ou seja, promove soluções ágeis, eficientes e adequadas à sua empresa, garantindo maior eficiência do setor.
Cabe ao fornecedor resolver os problemas em tempo hábil ou até identificá-los de antemão, para que o fluxo de trabalho da sua empresa não seja prejudicado, e proporcionar um ambiente de TI seguro, atualizado e funcional — 24 horas por dia, 7 dias por semana.
Tempo de resposta e outras variáveis importantes devem estar todas contidas no contrato assinado entre o contratante e a empresa de outsourcing para garantir o cumprimento de todos esses itens.
Redução de custos globais e pagamento flexível
Manter uma equipe interna de TI pode sair bastante caro — especialmente nos casos em que a empresa acaba tendo que contratar muitos especialistas de áreas diferentes.
A isso, somam-se diversos outros gastos, como compra de equipamentos e máquinas, manutenção de infraestrutura, servidores, encargos trabalhistas, consumo de energia, entre outros.
Com o outsourcing de TI, todas essas responsabilidades ficam por conta do fornecedor, reduzindo a estrutura operacional da empresa, diminuindo os custos globais e permitindo que mais recursos sejam aplicados no aprimoramento do core business.
Outra vantagem da prática é a flexibilidade de pagamento, que pode ocorrer tanto pelos serviços utilizados (sob demanda) quanto por valores acordados mensalmente, tudo de acordo com o estabelecido em contrato.
Nesse último modelo, é possível aplicar multas nos casos de descumprimento dos Acordos de Nível de Serviço (SLA) ou bônus quando as metas de desempenho forem atingidas.
Acesso a tecnologias e métodos mais atualizados
A rapidez com que softwares e hardwares se tornam obsoletos e também a chegada de novas metodologias de aplicação da tecnologia fazem com que muitas empresas fiquem desatualizadas.
Ao terceirizar os serviços, a empresa tem acesso a recursos e profissionais atualizados, o que pode melhorar sua performance técnica e de negócio junto ao mercado e seus concorrentes.
Assim, ao mesmo tempo em que ganham competitividade, os profissionais do departamento interno de TI podem manter o foco em atividades estratégicas e projetos mais urgentes, enquanto o fornecedor se encarrega daquilo que eles não dominam.
Ganho de capacidades e reputação no mercado
Outro ponto interessante que o outsourcing de TI pode oferecer é que ele traz capacidades que podem custar muito caro para a empresa adquirir de forma comum.
Por exemplo, ao participar de uma licitação pública, é possível que sejam exigidas certificações, normas, padrões ou reconhecimentos internacionais em determinadas áreas, como a segurança da informação. Logo, o fornecedor dos serviços pode suprir a falta dessas exigências.
Com os recursos atualizados, a qualidade melhorada e os custos devidamente controlados, é possível que a empresa também melhore sua reputação no mercado. E, nós sabemos, ter uma boa imagem é fundamental para competir em um mercado cada vez mais concorrido.
Aumento da produtividade e dos resultados do departamento de TI
Com um ou mais fornecedores assumindo as tarefas que os profissionais não dominam, ou não precisam ter em suas mãos, o foco da equipe fica mais direcionado. Isso também melhora a gestão do tempo e a produtividade, o que pode elevar significativamente os resultados do departamento como um todo.
Como implementar o outsourcing de TI
Outra etapa fundamental é compreender como deve ser implementado o outsourcing de TI. Veja as principais dicas para isso a seguir.
Mergulhe a empresa na realidade tecnológica
O raciocínio é simples: antes de adotar o outsourcing de TI, você deve conhecer os sistemas e práticas utilizados pela sua empresa. Quais são as metodologias mais eficientes? Quais serviços têm deixado a desejar? O que precisa ser aprimorado?
Faça um diagnóstico das necessidades
Também as necessidades do negócio devem ser levantadas para que haja a reflexão acerca de como os serviços de tecnologia podem ajudar. Que processos precisam ser ajustados? Quais são os maiores gargalos na operação de TI hoje?
Busque bons fornecedores
A partir disso, é possível traçar um cenário ideal e procurar uma empresa que supra essas demandas com qualidade e segurança. Mantenha em mente que os contratos devem sempre incluir os acordos de nível de serviço (SLA) e definir claramente quais são as responsabilidades do fornecedor.
Faça uma boa gestão da mudança
Atente para o processo de transição — é importante que todos os profissionais estejam cientes da mudança e capacitados para lidar com o novo fluxo de trabalho. E não se esqueça: o outsourcing de TI é voltado para os indicadores de desempenho, e não apenas para a redução de custos operacionais (embora traga grandes benefícios na área).
Avalie constantemente o serviço
Uma vez implementado, avalie constantemente o desempenho dos serviços oferecidos pelo fornecedor, garantindo o cumprimento da SLA sempre que possível. A qualidade do outsourcing de TI precisa sempre ser validada e, quando necessário, questionada.
Escolhendo um serviço outsourcing de TI
Porém, como conseguir escolher um serviço outsourcing de TI que seja, de fato, eficiente para seu negócio? Vamos dar algumas dicas importantes a seguir:
- verifique como o outsourcing poderá ser útil para seu negócio, verificando quais pontos são afetados por essa solução;
- verifique o feedback dos clientes da empresa de outsourcing de TI;
- veja se a companhia tem certificações que atestem a qualidade do trabalho;
- crie um bom SLA para evitar problemas entre as partes e garantir a eficiência do trabalho de outsourcing.
O outsourcing de TI pode ser uma solução ideal para aqueles que necessitam de otimizar as suas empresas, mantendo as atividades e sua produtividade ao longo do tempo.
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