Como otimizar processos na sua empresa: confira 5 dicas!

O ato de otimizar processos dentro de uma empresa parte de uma série de demandas, das quais se destacam a necessidade de aumentar a produtividade sem elevar os custos — fazer mais com menos ou extrair o máximo da infraestrutura atual. Para atingir esse objetivo, a gestão deverá ter capacidade analítica para fazer o redesenho do modelo atual, usando a automação e a integração de processos.

Como o foco é fazer mais com menos, é importante criar um projeto em que os processos se tornem menos burocráticos, exijam prazos menores, mas que mantenham a qualidade nas entregas. A economia de recursos, com redução de erros e aumento de produtividade, permitirá que a empresa invista em outras melhorias, criando um fluxo contínuo de otimização.

Neste post, vamos conhecer 5 etapas para alcançar a otimização dos processos de TI da sua empresa e chegar ainda mais longe. Confira!

1. Mapeie os fluxos atuais

Para implementar uma melhoria, primeiro você deverá entender em que estágio os seus fluxos atuais estão. Somente assim vocês terão um ponto de partida, pois essa análise permitirá entender como funcionam os processos da empresa, definindo as pessoas que estarão envolvidas em cada um deles e os resultados que devem entregar.

Ao fazer o mapeamento, vocês terão a capacidade de identificar quais são os gargalos produtivos, as atividades que podem ser eliminadas ou substituídas por automação. Isso traz agilidade nos processos e cria um fluxo focado apenas no que é necessário para alcançar os resultados esperados.

O mapeamento também possibilita que sejam encontrados os pontos de melhoria, com a implementação de mudanças que otimizem os processos da empresa, ampliando a capacidade produtiva da equipe, aumentando a receita e a lucratividade da empresa.

2. Adote soluções sob medida

Se há um benefício importante que a transformação digital traz às empresas é a possibilidade das corporações trabalharem com soluções desenvolvidas sob medida para o seu setor ou para seu negócio. Durante um bom tempo, os softwares de gestão eram genéricos, com módulos desenvolvidos para atender empresas de diferentes segmentos.

Com a evolução e o barateamento das tecnologias, como a computação em nuvem, os desenvolvedores de softwares passaram a criar soluções de TI sob medida para setores específicos, com módulos e funcionalidades que atendem a demandas desses segmentos.

Por exemplo, hoje em dia é possível encontrar softwares desenvolvidos para empresas ligadas à saúde, para o varejo, para o setor logístico, para corretores de seguros, para bancos, contadores, prestadores de serviços de TI, postos de gasolina, entre outros.

Seja qual for o seu segmento, você certamente encontrará uma solução desenvolvida sob medida para ela, ou poderá contratar profissionais qualificados para desenvolver um sistema personalizado.

Nesse cenário, você terá em mãos o sistema ideal para otimizar os seus processos, atendendo às demandas específicas do seu negócio. É importante lembrar sempre que as soluções tecnológicas são a base para que esse objetivo seja atingido, mas você precisará de uma boa equipe e de boas estratégias para tirar o melhor delas.

3. Defina os seus objetivos

Para atingir a otimização de processos, vocês deverão definir até onde querem chegar, definindo quais são os seus objetivos ao assumirem esse compromisso. Ter onde chegar é de grande importância para que tudo seja organizado e que haja uma perspectiva. É importante que a equipe que trabalha no processo de otimização saiba onde precisa chegar e tenha os métodos para avaliar o seu desempenho.

Qual é o objetivo do gestor na otimização de processos? Reduzir os gargalos? Aumentar a segurança digital? Aumentar o retorno dos investimentos? Saber o que você busca dará o ponto de chegada de todo esse processo de melhoria, permitindo que você avalie a evolução por meio de métricas e indicadores sólidos. Esses indicadores podem ser, por exemplo:

• produtividade por colaborador;
• produtividade por hora trabalhada;
• lucratividade;
• retorno sobre investimento (ROI);
• entre outros.

Não existe uma regra para a escolha dos indicadores que você vai avaliar. O importante é que eles deem um panorama sólido da evolução de seus trabalhos. Essa avaliação é importante, pois a equipe precisa ver que todo o trabalho realizado está surtindo efeito, caso contrário, a motivação e o engajamento tendem a diminuir.

4. Promova a integração dos setores

A computação em nuvem levou a integração a um outro nível, permitindo que uma empresa consiga integrar sistemas e bancos de dados de forma rápida. Uma empresa que tenha a sua matriz em uma cidade e várias filiais em outras pode trabalhar de forma unificada, com a integração instantânea de dados.

Por exemplo, em uma empresa de varejo, a saída de um produto do centro de distribuição é atualizada no sistema em tempo real, em todas as lojas. O setor de compra fica sabendo quais produtos estão em falta, os que mais saem e os que estão “encalhados”.

Além de formar um banco de dados que facilita a análise das métricas e permite a retirada de insights para a gestão, a integração dos setores em tempo real entrega um ganho de produtividade que era inimaginável há algumas décadas.

5. Descentralize a gestão

No tópico acima, falamos sobre a integração de processos, que agiliza e dá mais autonomia aos setores. Para que tudo isso seja possível, a empresa deverá mudar algumas culturas tradicionais, como a gestão centralizadora. A ideia de que tudo deve ser relatado, informado ou aprovado por um único chefe não combina com a dinâmica da transformação digital.

Se o objetivo é otimizar os processos e aumentar a disponibilidade das soluções tecnológicas, não faz sentido os colaboradores terem que esperar a autorização de um único gestor para voltarem a produzir. A transformação digital demanda proatividade, antecipação e fluidez, ou seja, o gestor deve ser um facilitador e não um gargalo.

Para que isso seja possível, a sua equipe deverá ser formada por profissionais qualificados e que saibam o momento exato de pedir algum auxílio. A gestão deve ser feita não por meio de fiscalização intensa, mas pela análise de métricas que os sistemas de gestão entregarão por meio de relatórios bem elaborados.

Com as métricas sólidas em mãos, a gestão se torna mais transparente e facilita o entendimento dos colaboradores, que passam a enxergar a sua própria evolução.

Otimizar processos é algo importante das empresas que estão entrando a fundo na transformação digital. O quanto você consegue produzir ao máximo, gastando o mínimo possível? Como é possível otimizar a produtividade e a qualidade da entrega partindo da infraestrutura atual. Focando na otimização, partindo das dicas que demos neste post, vocês estarão mais próximos desse objetivo.

Gostou do post? Sua empresa trabalha com foco em otimizar processos? Então diga para nós, aqui nos comentários, quais são as suas estratégias.