Backlog de projetos: o que é e como refinar?

Um backlog é uma lista priorizada de tarefas nas quais as equipes precisam trabalhar dentro do escopo de uma estratégia de gerenciamento de projetos. Tarefas importantes no backlog geralmente são mostradas no topo da lista para que a equipe saiba quais eles precisam entregar primeiro.

O backlog de projetos geralmente é executado por iteração (Scrum) ou continuamente (Kanban). Ele é muito importante porque serve para conectar clientes e equipes de desenvolvimento. No contexto do desenvolvimento de software, por exemplo, ele é definido como o conjunto de recursos aguardando para serem trabalhados em ciclos futuros.

Neste artigo, nós explicamos como um backlog de projetos funciona e damos dicas para você trabalhar o seu de forma eficaz e inteligente. Acompanhe!

O que é backlog de projetos?

O backlog de projetos é uma lista de trabalho que serve para organizar e direcionar os esforços da equipe de desenvolvimento. Os itens são priorizados de acordo com a relevância dentro do projeto para que a equipe saiba o que precisa entregar primeiro.

A equipe de desenvolvimento trabalha nos itens do backlog por iteração ou continuamente. Ou seja, os desenvolvedores não estão vinculados ao ritmo de trabalho do proprietário do produto.

No desenvolvimento de software, a característica mais comum do backlog é a presença de User Stories (histórias de usuário) — explicação geral e informal de um recurso de software escrito a partir da perspectiva do usuário final ou cliente.

As histórias de usuário não são iguais — cada item pode ter um tamanho, importância e nível de detalhes de descrição diferentes. Quanto mais próximos os desenvolvedores estiverem de trabalhar nesses itens, menores devem ser as histórias de usuários.

Quais itens fazem parte de um backlog de projetos?

Agora que vimos o que é um backlog e o que significa ter um para sua equipe de desenvolvimento de projeto, a questão é o que ele contém e como ele é diferente de outros documentos que os gerentes de projeto normalmente têm em seu arsenal. Aqui estão quatro categorias diferentes que diferenciam os itens incluídos nas pendências do projeto.

Defeitos

Bugs e outros defeitos relacionados ao projeto ocorrem no produto quando o serviço ou produto em questão não se comporta como deveria.

Claro, criar o melhor produto possível que não tenha bugs pode ser impossível. Especialmente quando você está falando de software no paradigma de gerenciamento de projetos.

No entanto, se você estiver familiarizado com o desenvolvimento de software, a correção de diferentes problemas que surgem no software é muito importante para que o valor do produto seja aumentado e haja maiores níveis de satisfação do cliente em relação ao produto ou serviço.

Normalmente, existem três tipos diferentes de defeitos em qualquer serviço ou produto que você está desenvolvendo:

• defeitos que devem ser corrigidos durante o Sprint, mas não imediatamente: esses tipos de defeitos em seu produto podem ser adicionados ao backlog do sprint em vez do backlog do projeto. Isso ocorre porque o backlog do sprint contém apenas os itens do backlog do produto que a equipe de desenvolvimento desenvolverá em um sprint específico;
• defeitos que devem ser corrigidos imediatamente: esses erros e defeitos não precisam ser adicionados a nenhum backlog, porque são críticos e precisam desaparecer o mais rápido possível;
• erros que não podem ser corrigidos durante seu sprint atual: esses problemas ou defeitos presentes em seu produto devem ser adicionados ao backlog do projeto porque você não pode fazer nada para corrigi-los no momento atual, portanto, eles devem ser evitados até o momento certo.

Pesquisa

Se você é experiente em gerenciamento de projetos, sabe que desenvolver qualquer tipo de software, produto ou serviço sem pesquisar minuciosamente todo o processo de desenvolvimento que vai executar é um grande erro.

Embora a parte da pesquisa do backlog seja bastante relevante para o usuário, é muito importante realizar muita pesquisa sobre todo o processo de desenvolvimento do produto antes de iniciar seu trabalho nele.

E para garantir que isso aconteça, você também pode incluir a pesquisa do backlog do seu produto como uma tarefa.

Sabemos que não há saída monetária com a realização de pesquisas sobre o produto ou o processo de desenvolvimento do produto, mas você precisa entender que, se fizer a pesquisa adequada, terá o conhecimento de tudo o que acontecerá no produto no futuro.

Dívida técnica

Não é incomum que as equipes acumulem “dívida técnica” à medida que lançam um software. Em um esforço para lançar o recurso ou o produto, os desenvolvedores às vezes são forçados a usar atalhos de codificação, que inevitavelmente devem ser corrigidos retrabalhando ou reescrevendo o código.

A dívida técnica deve ser altamente priorizada em seu backlog. Quanto mais tempo as equipes ficam sem corrigir a dívida técnica, mais perto elas chegam de um estado temido: entropia de software — o aplicativo acabará se tornando inutilizável e incorrigível.

Recursos

Por último, mas não menos importante, estão os recursos oferecidos pelo produto ou serviço que a empresa está tentando desenvolver. As características do produto são as funcionalidades que entregam valor ao usuário final ou ao cliente associado à empresa.

Esses recursos podem ser diferenciados com base nas seguintes características:

• as características do produto devem ser testáveis pela equipe de desenvolvimento e devem se enquadrar nos critérios de aceitação definidos pelo cliente ou gerente de projeto;
• esses recursos devem ser descritos de tal forma ou devem ser projetados de tal forma que seu valor comercial seja medido objetivamente;
• esses recursos devem ter informações suficientes associadas a eles para que a equipe Agile possa calcular facilmente a quantidade de trabalho necessária para desenvolvê-los.

Por que ter um backlog durante o desenvolvimento do seu projeto?

Equipes de profissionais trabalham em diferentes tarefas para desenvolver um novo software ou melhorar um já existente. Ter um backlog de projeto permite que as empresas distribuam tarefas adequadamente e priorizem aquelas que precisam ser concluídas imediatamente. Como resultado, eles melhoram a eficiência.

As equipes de desenvolvimento são mais produtivas, pois identificam instantaneamente tarefas que exigem ação imediata e atenção. Além disso, eles podem planejar seu tempo e determinar quanto tempo eles precisam para concluir uma tarefa e iniciar uma nova.

Os backlogs do produto tornam o processo de desenvolvimento mais flexível. Quando o status de uma tarefa específica muda, a prioridade do item também muda. Dessa forma, cada tarefa é visível e recebe atenção suficiente.

Listas de tarefas priorizadas incentivam discussões entre os departamentos. Os membros da equipe se reúnem para revisar questões complexas antes do início do processo de desenvolvimento.

É importante alocar recursos adequadamente e decidir quem lidará melhor com tarefas específicas com base em suas habilidades e experiência. Com um backlog, os departamentos da empresa têm um entendimento claro e o status geral do projeto. Como resultado, as empresas atingem seus objetivos mais rapidamente.

Por que é importante gerenciar seu backlog e como refiná-lo?

A utilidade de um backlog está na precisão e no volume de seu conteúdo e como isso permite que a equipe do produto priorize o trabalho futuro. É o repositório principal de todas as solicitações, ideias e possibilidades válidas para o produto, extensões de produto ou até mesmo ofertas totalmente novas.

Como eles costumam ser usados para capturar todas as ideias para tarefas relacionadas ao produto, os backlogs podem se tornar rapidamente difíceis de controlar. Se o backlog ficar muito grande ou não tiver uma organização consistente e coerente, ele pode mudar rapidamente de um recurso valioso para uma bagunça irrecuperável. Grandes ideias, solicitações importantes de clientes e questões de dívida técnica cruciais têm o mesmo peso.

Com itens aleatórios, ninguém vai realmente priorizar o desenvolvimento e pensamentos fragmentados tão inarticulados que a equipe nem consegue lembrar por que eles estão lá. O excelente repositório torna-se uma gaveta de lixo gigante que ninguém consegue entender ou tem tempo e motivação para isso.

Refinando seus backlogs

Os gerentes de produto precisam de uma maneira simples de classificar, filtrar e fazer bom uso de seu conteúdo para manter os backlogs funcionais, mesmo quando eles aumentam com mais e mais ideias. Uma maneira de manter a ordem diante do caos é implementar um sistema estruturado para marcar, categorizar e organizar os dados.

Suponha que cada item do backlog seja marcado com seus temas associados, metas e objetivos estratégicos, áreas funcionais críticas do produto e clientes ou verticais específicos. Nesse caso, os gerentes de produto agora têm as ferramentas para organizar melhor e agrupar os itens do backlog relacionados para fins de priorização.

Por exemplo, suponha que um tema para um próximo sprint esteja simplificando o processo de checkout. Nesse caso, um backlog refinado permite que a equipe do produto encontre rapidamente quaisquer itens de backlog relacionados a serem considerados para priorização e facilita a capacidade do desenvolvimento de explorar artigos relacionados durante o sprint.

Planejamento e organização são fundamentais para o seu sucesso. Seu backlog de projetos precisa fornecer orientação para suas equipes. Ao criá-lo e gerenciá-lo corretamente, você pode usá-lo para mais do que apenas um único projeto, inclusive, porque à medida que seus projetos crescem, faz sentido gerenciar um backlog para todos. Ele vai ajudar todos em sua equipe a navegar pelas mudanças constantes, lidar com dependências, atingir o pico de produtividade e entregar o máximo valor tanto para a empresa quanto para o cliente.

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