Aprenda o que é e como usar o Microsoft Teams!

Muitos se questionam sobre o que é e como usar Microsoft Teams, pensando nisso criamos esse guia rápido e simples que vai direto ao assunto, confira mais abaixo!

A pandemia do novo coronavírus pegou a todos de surpresa e nos obrigou a mudar uma série de hábitos por causa da necessidade de isolamento social. Muitas empresas aderiram ao home office como alternativa para manter a produtividade e isso aumentou a demanda por bons softwares de videoconferência e integração de equipes. Entre os softwares que ganharam destaque está o Microsoft Teams.

Conhecido anteriormente como Skype Teams, o Microsoft Teams é denominado pela própria empresa como um espaço de trabalho baseado em um chat, que tem como foco a integração de pessoas, seus conteúdos e ferramentas necessárias para criar uma rotina de trabalho produtiva, mesmo à distância. Em suma, podemos dizer que o Microsoft Teams é uma aplicação desenvolvida para facilitar a comunicação e a colaboração entre equipes.

Neste post, vamos entender como usar o Microsoft Teams, quais são as principais funções, suas vantagens e o passo a passo para implementá-lo em sua empresa. Confira!

Quais são as principais funções do Microsoft Teams?

Neste tópico, vamos entender quais são os diferenciais que colocam o Microsoft Teams como uma das ferramentas mais buscadas pelas empresas durante a pandemia, e que contribuirão para manter o software com forte procura, mesmo com o fim do isolamento social.

As principais funções do Microsoft Teams são exibidas no menu lateral:

• Atividade — aqui estão as interações que são direcionadas ao usuário, como menções, respostas e demais notificações.
• Chat — nessa opção são agrupados os bate-papos mais recentes, sejam eles realizados em grupos ou individuais, além de sua lista de contatos.
• Equipes — aqui são elencadas todas as equipes das quais o usuário faz parte.
• Calendário — todas as reuniões marcadas serão automaticamente sincronizadas com o calendário do Outlook e reunidas.
• Chamadas — mostra o histórico de ligações realizadas pelo usuário e permite a ligação de voz ou vídeo para os outros membros das equipes.
• Arquivos — aqui estão reunidos os arquivos de todas as equipes que o usuário faça parte, além de ser o canal direto para armazenamento pessoal do OneDrive for Business.
• Ajuda — esse menu traz todas as opções que possam solucionar eventuais dúvidas dos usuários.

Como utilizar o Microsoft Teams na sua empresa?

O Microsoft Teams é uma ferramenta disponível para todos os dispositivos, de desktops a smartphones. Pensando na fluidez dos processos corporativos, a Microsoft criou um menu intuitivo e adaptável, que facilita a execução de tarefas, independentemente do aparelho que o usuário estiver utilizando. Veja abaixo como podem ser executadas as principais tarefas utilizando o Teams.

Criando equipes

Para criar uma equipe, clique no menu correspondente no canto esquerdo da plataforma e diferencie criando canais diferentes para cada uma — equipe de suporte, de desenvolvimento, de monitoramento, de gestão de projetos, etc. Os membros das equipes terão acessos a arquivos, postagens, bloco de anotações, gráficos, atribuições, e outros recursos exclusivos para as pessoas inseridas na equipe em questão.

Realizando reuniões online

Um dos diferenciais do Teams, que atraiu uma demanda maior durante a pandemia, foi a capacidade de realização de reuniões online, via áudio, vídeo e com a possibilidade de integrar um participante via telefone fixo ou celular. Para criar uma reunião, o usuário deverá clicar no menu “Calendário” e em seguida em “Nova reunião”. Depois, é só dar um clique duplo na data e horário que deseja realizar o encontro virtual.

Em seguida, abrirá uma janela em que o usuário deverá inserir o nome, descrição do evento, a sua duração e os participantes. Outra maneira de criar uma reunião é com a função “Reunir agora”, também disponível no menu “Calendário” e no chat “Postagens” de cada equipe.

Essa opção é utilizada para reuniões emergenciais e sem planejamento prévio. Dessa maneira, o gestor pode iniciar um encontro imediatamente com todos os membros da equipe escolhida.

Com essa função, será gerado um convite em formato de link que estará disponibilizado no calendário do Teams de cada colaborador, que, após entrar, poderá habilitar ou desabilitar as funções de áudio e vídeo, adicionar participantes, compartilhar telas, fazer comentários escritos, além e receber e enviar arquivos.

Criação e edição de documentos

Com o Teams, os colaboradores poderão criar e editar arquivos simultaneamente, o que permite que sejam inseridos elementos por diferentes pessoas em um mesmo documento. Essa função está disponível para as aplicações do Office — Word, Power Point e Excel, e facilita a integração de equipes que trabalhem em um mesmo projeto. Além disso, cada modificação é salva de forma automática, o que garante que não haja perda de progresso.

Quais são as vantagens de utilizar o Microsoft Teams?

Agora que já entendemos quais são as principais funções do Microsoft Teams e como utilizá-lo em sua empresa, vamos ver quais são as vantagens que essa ferramenta traz para uma corporação. Confira!

Viabiliza a flexibilização do trabalho

Um dos principais focos do Microsoft Teams é a flexibilização de ambientes de trabalho, entregando muito mais mobilidade e agilidade para os colaboradores que trabalham remotamente. Para que isso seja possível, a ferramenta conta com versões de aplicativo disponível nas mais diversas plataformas, tanto para computadores quanto para dispositivos móveis.

Oferece integrações com ferramentas Microsoft

Outro benefício que o Teams oferece é a possibilidade de integração com as demais ferramentas da Microsoft, que facilita a operação de todas as soluções de maneira conjunta. Se durante o expediente a equipe precisar utilizar os apps do Office365, por exemplo, poderá fazer diretamente do Teams, sem a necessidade de instalar add-ons ou sair da aplicação.

Mais segurança para os dados corporativos

Outro benefício que podemos destacar no uso do Microsoft Teams em uma empresa é o bom padrão de segurança oferecido pela plataforma. Como o foco da ferramenta sempre foi a comunicação corporativa, a equipe de desenvolvimento da Microsoft dedicou boa parte do tempo na criação de uma solução que garantisse a segurança na troca de informações sigilosas, algo cada vez mais necessário para o sucesso de uma empresa.

Um dos diferenciais que garante a segurança das informações é a encriptação das mensagens, além de recursos extras que são oferecidos para que os gestores monitorem e auditem o conteúdo das conversas realizadas na plataforma.

Esperamos que após a leitura deste post, mais do que aprender a como usar o Microsoft Teams, você e sua equipe possam entender a importância dessa ferramenta para a transformação digital. Mesmo com o fim da pandemia, algumas práticas se manterão em algumas empresas, como o anywhere office, em que os colaboradores ganham a oportunidade de trabalhar de qualquer lugar e com os seus próprios dispositivos. Nesse cenário, contar com boas ferramentas é primordial.

Gostou do post? Conte-nos nos comentários suas experiências com o Microsoft Teams! E não deixe de assinar nossa newsletter!