Comunicação interna nas empresas: como garantir a segurança?

Uma das peças-chave para conseguir ter um fluxo de trabalho de qualidade e sempre atingir as suas metas é garantir que a comunicação interna nas empresas seja bem feita. E esse trabalho passa por várias etapas, como a otimização dos meios de comunicação e a criação de múltiplos canais de contato. Uma das mais importantes, porém, é garantir que a empresa saiba como manter todas as suas trocas de informações com segurança.

A confiabilidade da comunicação interna nas empresas é algo que ajuda o gestor a manter os meios digitais de conversação integrados ao seu dia a dia sem colocar o negócio em risco. Ou seja, permite que a empresa mantenha-se integrada sem brechas que possam levar a vazamentos.

Para te ajudar a garantir isso, preparamos o guia a seguir. Continue a leitura e veja como manter a comunicação interna na sua empresa segura!

Por que é importante manter uma comunicação empresarial segura?

Na medida em que a comunicação nas empresas se torna algo fundamental para manter o empreendimento funcional, a confiabilidade que rege tais processos passou a ser um ponto de destaque para os gestores de TI. Afinal de contas, os dados que circulam por aplicativos de comunicação, sistemas de e-mail e ferramentas de videoconferência muitas vezes contêm pontos de alto valor.

Portanto, a confiabilidade das plataformas utilizadas e as políticas que guiam os usuários são consideradas pontos críticos para qualquer negócio. Confira em mais detalhes a seguir!

Manter o sigilo dos dados

Comunicações corporativas em ambientes de alta flexibilidade envolvem a troca contínua de dados de alto valor. A empresa empregará e-mails e aplicativos de mensagens para enviar projetos, definir investimentos e compartilhar relatórios. Por isso, se um vazamento ocorrer, os prejuízos podem ser elevados.

O investimento na otimização da comunicação focado em segurança de dados ajuda o negócio a manter uma circulação maior de registros nos ambientes online, sem comprometer a sua confiabilidade. Isso permitirá a todas as equipes desfrutar os benefícios da comunicação digital em todas as rotinas.

Prevenir contra acessos indevidos

Uma das partes mais importantes do processo de gestão de segurança de dados é a prevenção de riscos. Empresas trabalham continuamente para mitigar as chances de serem alvos de um ataque. Afinal de contas, se a ameaça é bloqueada antes de ter acesso à infraestrutura do negócio, as chances de que algo dê errado serão muito menores.

Por isso, a adoção de boas práticas de segurança no dia a dia do negócio que passam pelas ferramentas de comunicação é algo tão importante. Isso reduz as chances de ataques ocorrerem no envio e recebimento de registros com o apoio de tecnologias, como a criptografia de ponta a ponta. Elas conseguem bloquear tentativas de captura de dados e manter a empresa livre de prejuízos.

Evitar vazamento de estratégias de negócios

Todo negócio mantém estratégias operacionais e comerciais de médio e longo prazo. Elas são pensadas para preparar a empresa para mudanças do futuro no cenário competitivo e novas demandas do público-alvo. Por isso elas são guardadas a sete chaves: vazadas, ajudarão a colocar a concorrência na frente da empresa.

Ao adotar meios de comunicação protegidos corretamente, o negócio evita esse tipo de risco. A equipe terá a confiança de que o compartilhamento de projetos internos será feito sem que eles sejam vistos pelas pessoas erradas. Já os gestores terão a certeza de que a equipe está preparada para identificar e evitar ameaças.

Como ter uma comunicação interna segura?

A cultura ágil mudou o modo como o trabalho em equipe é feito. Hoje, negócios são muito mais integrados e flexíveis. Times trabalham de modo colaborativo mesmo que estejam em lugares diferentes.

Esse cenário traz alguns desafios e demanda da empresa uma nova postura com o modo como ela mantém os seus dados bem armazenados. Os times precisam se preparar para aplicar novas regras e adaptar os processos de prevenção, identificação e mitigação de riscos aos aplicativos de troca de informações e comunicações. Confira a seguir as medidas que são utilizadas para esse fim!

Controlar os dispositivos

O primeiro passo para ter comunicações seguras é estabelecer regras rígidas para o uso de dispositivos. Computadores, tablets e smartphones devem ser homologados pela equipe de TI e sempre serem tratados como porta de entrada para ameaças. Afinal de contas, mesmo que o negócio tenha aplicativos funcionais, hackers podem capturar os dados trocados pelas equipes explorando vulnerabilidades do sistema.

As normas de controle dos dispositivos devem ser aplicadas tanto para aparelhos próprios quando equipamentos pessoais e obtidos por meio de serviços de outsourcing. Os riscos são semelhantes em qualquer uma dessas situações, o que demanda da empresa uma visão abrangente sobre o tema. Nesse sentido, o time de TI pode empregar normas como:

• a liberação da instalação de aplicativos corporativos em aparelhos pessoais apenas após a validação da confiabilidade dos dispositivos;
• a configuração de regras de instalação de updates em todos os aparelhos utilizados pela empresa;
• a instalação obrigatória de ferramentas de monitoramento de segurança;
• a configuração no sistema de regras que limitam a habilidade de usuários executarem ações que possam prejudicar a confiabilidade do sistema (como a instalação de aplicativos e a modificação de configurações avançadas).

Usar conexões seguras

O uso de conexões seguras é fundamental para que o negócio possa se comunicar sem ter vazamentos de dados. Por isso, essa deve ser uma preocupação contínua do time de TI. Utilizando meios robustos para enviar e receber dados relevantes para o funcionamento da empresa, as chances de um registro ser capturado por terceiros será muito menor.

Para negócios que mantêm uma rotina de alta mobilidade, o primeiro passo para conseguir ter conexões seguras é investir em um aplicativo de VPN de qualidade. Sigla para Virtual Private Network (termo que pode ser traduzido para Rede Virtual Privada), a VPN é uma solução de segurança digital que cria um túnel criptografado para o envio e recebimento de dados. Desse modo, os usuários podem se comunicar protegidos por uma camada de criptografia avançada.

A VPN reduz as chances de um dado ser capturado por terceiros e lido com facilidade. Ao mesmo tempo, a criptografia dá mais privacidade para a empresa: mesmo em redes públicas, não será possível identificar os sites e serviços que são acessados pelos usuários.

Internamente, o negócio pode implementar mecanismos de segurança digital para proteger a sua rede. Ferramentas como o firewall ajudam a empresa a limitar quem acessa a sua rede e quais são os tipos de pacotes que trafegam por ela. Como consequência, brechas serão menos frequentes e a companhia poderá se comunicar por meios digitais em maior frequência.

Soluções como o firewall fazem a análise automatizada de todos os pacotes e usuários que têm acesso à rede corporativa. Desse modo, é possível bloquear qualquer tipo de item inseguro ou conexão que possa levar a ataques. Assim, a segurança da rede é garantida ao mesmo tempo em que as equipes de TI podem manter a sua atenção para outras atividades.

Criar uma política de segurança

Não há como falar em segurança de dados sem falar de uma boa política de segurança. Ela é o documento que guia todos os esforços para manter a segurança na comunicação nas empresas. A partir dele, podem ser definidas métricas, as políticas de backup de dados, os requisitos mínimos de qualidade e todas as regras que limitarão o dia a dia dos usuários.

Em outras palavras, a política de segurança de dados é um documento abrangente e que interfere no dia a dia de todos os usuários de tecnologia corporativa. Ele é pautado em três bases, que são:

• a identificação de riscos de segurança;
• a prevenção de ameaças;
• a mitigação de eventuais problemas.

Todas as normas e ações são pautadas por esses três princípios. É importante que elas tomem como base o perfil do negócio e as regras do setor. O gestor de TI também precisa considerar as normas de compliance interna e os objetivos da empresa a médio e longo prazo.

Esses cuidados tornam a política de segurança de dados mais robusta e preparada para lidar com imprevistos. A equipe de TI conseguirá mitigar problemas e avaliar se existem ameaças com mais facilidade. Além disso, as ações serão guiadas para prevenir e bloquear possíveis vazamentos de um modo mais preciso e eficaz.

Conscientizar os colaboradores

Grande parte dos ataques de segurança digital só obtém o sucesso esperado se a empresa não mantém um time com o treinamento adequado. Isso vale especialmente nos casos em que o ataque emprega técnicas de engenharia social. Se o usuário não estiver preparado e com os conhecimentos necessários, as chances de ele ser vítima serão muito altas.

Por isso o treinamento de equipe deve sempre ser pensado em conjunto com a aplicação de novas regras para a proteção dos usuários. Os profissionais devem conhecer quais são as melhores formas de evitar riscos e, ao mesmo tempo, por qual motivo as regras são aplicadas. Assim, todo o esforço para proteger o negócio de ataques será mais efetivo.

Sempre que as políticas de proteção de dados forem modificadas, a empresa deve comunicar por qual motivo isso ocorreu. Uma comunicação bem estruturada e objetiva sobre as medidas de segurança ajuda os times a se manterem engajados. Além disso, facilita a compreensão de eventuais limitações ao seu trabalho.

Já o treinamento permite que os times implementem boas práticas no seu dia a dia e tornem as medidas de proteção mais efetivas. A partir da divulgação de tais rotinas, a empresa conseguirá minimizar de modo mais abrangente os seus riscos e o impacto de possíveis brechas. Por isso, sempre garanta que todos conheçam hábitos como:

• só se comunicar por meios validados pela equipe de TI;
• sempre utilizar o mecanismo mais confiável para compartilhar dados de alto valor;
• utilizar a autenticação de dois passos sempre que possível;
• adotar senhas complexas (com letras, números, símbolos e variação entre maiúsculas e minúsculas) nos aplicativos;
• não repetir senhas entre as ferramentas;
• não clicar em links desconhecidos em e-mails diretamente (sempre copiar e colar o endereço).

Monitorar o tráfego de rede

O monitoramento do tráfego de rede é uma das melhores medidas que uma empresa pode tomar para identificar possíveis ameaças e corrigir cada uma delas antes que dados vazem. E no cenário atual, isso pode ser feito com o apoio da automação. Ou seja, sem que a empresa perca o foco nas suas rotinas críticas.

Soluções como o firewall ajudam o negócio a manter o controle sobre quem utiliza as suas conexões e quais dados ficam expostos para terceiros. No cenário da comunicação nas empresas, isso é algo crítico, afinal, previne a captura e o roubo de dados. Tudo isso sem a interação direta com o usuário.

Integrados a recursos de Inteligência Artificial, essas aplicações ganham mais força e habilidade de minimizar riscos. Elas aprenderão automaticamente como os usuários comportam-se no seu dia a dia. Assim, se alguma conta for comprometida, medidas de restrição poderão ser aplicadas antes que as contas causem algum impacto no fluxo de trabalho do negócio.

Documentar a política de segurança

Toda política de segurança de dados deve ser documentada. Essa é uma boa prática que auxilia negócios a terem mais agilidade para aplicar regras e verificarem se todos seguem os padrões de qualidade. Ao mesmo tempo, traz uma maior padronização de processos para o ambiente corporativo.

A documentação deve ser clara, objetiva e acessível. A empresa precisa registrar todas as rotinas de prevenção, identificação e mitigação de ameaças. Além disso, os times devem manter no documento os padrões mínimos de qualidade, as responsabilidades de todos e as ferramentas utilizadas.

Uma documentação de segurança digital deve ser revisada continuamente. Esse processo garante que as normas estarão alinhadas com as demandas da empresa e as tendências do setor. Ou seja, mantém as normas efetivas contra problemas que não existiam quando as políticas foram criadas.

Outro ponto importante para a empresa considerar ao estruturar a sua documentação é ter o registro de quando e como processos mais avançados ou de manutenção da confiabilidade podem ser executados. Isso auxiliará os times a manterem o mesmo padrão de qualidade em todas as rotinas do seu dia a dia. Com isso, as chances de uma vulnerabilidade atingir as comunicações na empresa serão muito menores.

Sempre avaliar as políticas de uso e manuseio de dados dos aplicativos adotados

Aplicativos corporativos mantêm um conjunto de regras de uso e compartilhamento de dados para a proteção dos desenvolvedores e dos usuários. Essas normas estão disponíveis nos termos de uso da ferramenta e sempre devem ser conferidas pelo negócio. Assim, a companhia pode garantir que o seu investimento será direcionado para uma solução que esteja alinhada com as normas do setor e a política de compliance interna.

Por isso não deixe de validar as políticas de uso e compartilhamento de dados de todas as ferramentas utilizadas para os times se comunicarem. Identifique se as informações são compartilhadas com terceiros e quais registros são coletados. Além disso, avalie se existe a possibilidade de limitar o acesso do desenvolvedor a registros de uso da ferramenta.

Isso dará não só mais confiança para a empresa, mas também tornará o dia a dia dos usuários mais prático. O time de TI poderá personalizar as opções de privacidade para que elas se alinhem com as normas internas e, assim, minimizar os problemas existentes.

Outra alternativa é investir diretamente em ferramentas com foco em privacidade. Essas aplicações cobram um valor, em geral, maior para serem licenciadas. Mas conseguem entregar mecanismos de proteção de dados mais transparentes e não adotam a coleta de dados de terceiros como uma parte dos seus processos operacionais.

Implementar a autenticação de dois passos

A autenticação de dois passos é uma das melhores maneiras de evitar ataques direcionados. Essa funcionalidade adiciona uma nova camada de proteção para a empresa durante o processo de login. Desse modo, mesmo que a conta tenha a sua senha exposta, os dados dos usuários ficarão protegidos.

Grande parte das ferramentas de comunicação corporativa já adotam mecanismos de verificação de dois passos. Há alguns softwares que inclusive adicionam uma terceira etapa na forma da digitação de uma senha personalizada (como ocorre com o Telegram). Isso reduz as chances de uma conta ser invadida mesmo quando o usuário tem o seu token de acesso temporário roubado.

O ideal é que a autenticação de dois passos não seja utilizada com o apoio de mensagens de texto (SMS) uma vez que esse é o modo menos seguro. As alternativas empregadas podem envolver aplicativos próprios para a criação de códigos de acesso.

Em alguns casos, o negócio pode utilizar tokens físicos compatíveis com tecnologias como USB, NFC e Bluetooth. Esses mecanismos mantêm os tokens salvos em uma memória flash e reduzem ainda mais as chances de o usuário ter a integridade da sua conta comprometida.

Ter uma política de atualização contínua de serviços

A atualização de aplicativos é um caminho simples para proteger a empresa de eventuais ataques e minimizar riscos de segurança. Além disso, ela fornece o acesso a novas funcionalidades, o que aumenta o retorno sobre o investimento nas soluções empregadas. Por isso, o negócio deve sempre manter uma política de gerenciamento de atualizações que busque a aplicação de novas versões no menor prazo possível.

Esse processo passará pelo teste do update, a validação da sua compatibilidade com as aplicações existentes e a realização de ajustes, caso seja necessário. A empresa deverá, também, sempre verificar como é o suporte a updates do desenvolvedor. Desse modo, o investimento em sistemas de comunicação sempre será orientado para as ferramentas com um compromisso sólido com a proteção dos usuários e a eliminação de brechas de segurança.

Como a segurança na comunicação interna das empresas evita prejuízos?

Existem alguns tipos de prejuízos que podem ser evitados se o negócio faz a gestão dos seus dados de modo adequado. Conheça cada um deles a seguir e veja como eles ajudam a empresa a se manter competitiva!

Evita processos judiciais por vazamento de dados de clientes

O mercado nacional tem passado por uma grande mudança em termos de preocupação com a segurança de dados. Leis como a LGPD e a GDPR, aliás, são uma reflexão disso: elas demonstram a preocupação de governos e da sociedade civil com a proteção de seus dados.

Nesse contexto, quem não se protege e acaba tendo dados vazados pode ter que lidar com processos judiciais. O vazamento de dados muitas vezes expõe os clientes de uma empresa. Por isso não é raro que roubos possam levar a processos e pedidos de indenizações.

Previne contra o roubo de segredos industriais

O roubo de segredos industriais é um dos maiores problemas que uma empresa pode enfrentar. Ele coloca o negócio em uma posição de desvantagem diante dos seus concorrentes: além de colocar os seus planos futuros disponíveis para terceiros, prejudica a confiabilidade da marca.

Se há um investimento bem feito em segurança de dados, as chances de isso ocorrer será menor. Assim, a empresa pode preservar a sua marca e manter um posicionamento adequado diante do seu público-alvo.

Ajuda a tornar o negócio mais confiável para o seu público-alvo

A confiabilidade de uma marca é um dos pontos-chave para conquistar e fidelizar novos clientes. Quando a comunicação nas empresas ocorre em ambientes seguros, atingir esse objetivo será muito mais fácil. Afinal de contas, a empresa terá um conjunto de medidas que demonstram para os seus clientes que ela tem uma preocupação abrangente com a sua privacidade.

A transformação digital está causando impactos profundos em todos os negócios do planeta. Um dos mais visíveis está relacionado ao modo como nos comunicamos: as metodologias ágeis, as rotinas com alta mobilidade e o maior nível de flexibilidade demandam que empresas saibam manter-se integradas sempre.

Isso traz um grande desafio para gestores. Afinal de contas, eles precisam manter os times unificados e, ao mesmo tempo, capazes de trocar dados em segurança. Isso, é claro, independentemente do meio utilizado.

Por isso o gestor deve sempre investir em meios que garantem que a comunicação interna na empresa seja feita com segurança. A partir de regras claras, sistemas de monitoramento e treinamentos adequados, o negócio pode atingir esse objetivo. Assim, todos os times poderão trocar dados sempre que necessário sem correrem os riscos de terem a sua comunicação exposta a terceiros.

Gostou? Então responda: que ferramentas de comunicação a sua empresa utiliza? Conta pra gente nos comentários!