Padronização de processos: Como fazer sua implantação?

Saiba como fazer a padronização de processos no desenvolvimento de software

Pense em como funciona o desenvolvimento de software dentro da sua empresa. Quais são as atividades principais e quem é o responsável por cada uma delas? Você sabe o que faz diferença no resultado final e quais são as melhores práticas em cada uma das etapas do desenvolvimento?

Na hora de responder a esses questionamentos, a padronização de processos assume um papel central. Afinal, é importante que todos os colaboradores realizem as atividades da melhor forma possível para garantir que o resultado final, entregue para o cliente, seja de excelência.

Quer saber como fazer a padronização de processos no desenvolvimento de software? Então, continue a leitura e descubra tudo sobre o assunto!

O que é padronização de processos?

Todos os setores da empresa possuem uma série de atividades que devem ser realizadas periodicamente para que o negócio funcione. O setor financeiro precisa pagar as contas, o RH realiza o processo seletivo periodicamente e o marketing libera propagandas de tempos em tempos.

O setor de TI não fica de fora. Na hora de desenvolver um novo software, é necessário planejar o processo, delegar atividades, escrever o código, realizar o teste de software e entregar o produto final para o cliente. Cada uma dessas atividades representa um processo do desenvolvimento de software.

Determinar a melhor forma de realizar cada uma dessas atividades, o passo a passo, é o que se chama de padronização de processos. Isso significa que você cria um documento com todas as etapas de cada um dos processos a serem realizados e a melhor forma de colocar tudo isso em prática.

Por que padronizar é importante?

Agora pense um pouco em como cada membro do time realiza os processos de desenvolvimento de software na sua empresa. Todos realizam da mesma forma? Você já se deparou com erros devido à formas específicas de colocar determinado processo em prática? Sabe se a forma como cada colaborador coloca as atividades em prática é a mais eficiente.?

É aí que entra a importância da padronização de processos. Você já sabe quais são as atividades que devem ser realizadas pelo time. Porém, é importante também entender qual a melhor forma de realiza-las e, com isso, fixar etapas e procedimentos que devem ser colocados em prática por todos os membros da equipe.

Caso contrário, dois colaboradores podem até chegar no mesmo resultado final, porém cada um passa por um caminho distinto, sendo que o primeiro pode ser mais ou menos eficiente do que o segundo. Além disso, sem a padronização de processos, é difícil que todos consigam atingir os mesmo objetivos.

Dessa forma, na hora de entregar o projeto para o cliente, você corre o risco de que cada um tenha uma experiência diferente com a sua empresa e tenha acesso a um software com nível distinto de qualidade. Sem a padronização de processos é difícil, portanto, garantir resultados de excelência para os clientes da empresa.

10 benefícios da padronização para o desenvolvimento de softwares

Agora que você já sabe o que é padronização de processos e qual a importância para o desenvolvimento de softwares, está na hora de entender quais são os benefícios que essa estratégia pode gerar para a empresa. Continue a leitura e descubra agora os 10 principais deles!

1. Reduz os erros dos processos

Já aconteceu de, no meio do processo de desenvolvimento, você descobrir um erro cometido no início que compromete todo o andamento do projeto realizado? Pois saiba que isso pode ser evitado com a padronização!

Quando você padroniza os processos, determina qual a melhor forma de realizar o desenvolvimento do software nos mínimos detalhes. Assim, evita que colaborador cometa erros e, inclusive, que ele negligencie etapas e atividades importantes, que impactam diretamente no resultado final.

Com isso, reduz o número de erros, o que aumenta, inclusive, a eficiência do time como um todo.

2. Aumenta a transparência

Para quem não é da área, o desenvolvimento de software pode ser uma “caixa preta”. Afinal, como uma série de letras e códigos se transformam em um programa?

A padronização de processos também auxilia nesse aspecto! Quando você descreve o passo a passo de cada um dos processos relacionados ao desenvolvimento de software na sua empresa, aumenta a transparência não apenas no setor de TI, mas para a empresa como um todo. Com isso, os outros setores passam a entender mais sobre o trabalho da TI e, inclusive, valorizar o setor como um todo.

3. Facilita a adaptação do novo colaborador

Imagine que você contratou um novo colaborador para o desenvolvimento de software dentro da empresa. Quando ele chega, demora um tempo para começar a entender como realizar as atividades da melhora forma possível.

Imagine que você possui um documento descrevendo cada um dos processos de desenvolvimento de software e o passo a passo para realiza-los com excelência. O tempo necessário para a adaptação do novo colaboradores será menor, não é mesmo?

Pois é exatamente isso que acontece quando você padroniza os processos. Com essa estratégia, é possível ensinar o novo colaborador mais rapidamente. Além de se adaptar com mais facilidade, o colaborador é capaz de atingir o seu potencial de desempenho antes do esperado, o que potencializa os resultados gerados por ele.

4. Melhora a gestão do conhecimento

Agora pense no colaborador mais produtivo e que gera os melhores resultados no desenvolvimento de software. Ele provavelmente possui uma metodologia própria para realizar as atividades, não é mesmo? Quando ele tira férias ou se ele deixar a empresa permanentemente, você pode não ter acesso às boas práticas implementadas por ele e, com isso, reduzir a produtividade e qualidade dos resultados do time como um todo.

É nesse aspecto que a padronização de processos entra como uma grande aliada da gestão de conhecimento. Isso porque você documenta as boas práticas de desenvolvimento de software. Dessa forma, toda vez que descobre uma forma melhor de realizar o processo, altera o documento e, com isso, registra essa prática.

Você ganha, portanto, independência em relação aos colaboradores. Isso significa que o conhecimento não fica centralizado em uma pessoa, mas sim na organização, que é capaz de replicar os resultados com qualquer outro profissional.

5. Aumenta a produtividade do time

Garantir um time produtivo e eficiente é essencial para o setor de TI. A padronização de processos também é uma grande aliada nesse aspecto!

Isso porque ao padronizar, você passa a implementar a melhor forma de realizar cada uma das atividades para o time como um todo. Dessa forma, todos seguem as melhores práticas e, no conjunto, são capazes de gerar mais e melhores resultados em menos tempo. ou seja, se tornam mais produtivos.

6. Reduz o retrabalho

Se você perguntar para todos os profissionais do seu time de TI sobre o que eles sentem ao ter que realizar uma tarefa novamente, provavelmente vai descobrir que esse é um dos maiores pesadelos do time. Isso porque, quando você conclui uma tarefa, não tem a pretensão de voltar a ter que realizá-la. Quando isso acontece, o sentimento do time é de frustração, o que também impacta negativamente a motivação dos colaboradores.

Quando você padroniza processos, reduz os erros e, com isso, a necessidade de retrabalho. Assim, reduz os índices desse problema dentro da empresa, melhora o ambiente de trabalho e a motivação dos colaboradores, evitando também atrasos na entrega de software para o cliente.

7. Estrutura o fluxo de trabalho no setor de TI

Um outro benefícios da padronização de processos no desenvolvimento de software é a estruturação detalhada do fluxo de trabalho no setor de TI.

Pode acontecer, por exemplo, de um colaborador começar a realizar determinada atividade e, em algum momento, se perder, sem saber qual o próximo passo. Além de prejudicar todo o andamento do projeto e gerar atrasos, isso ainda gera sentimento de frustração no time.

Porém, quando você padroniza, o colaborador sabe onde consultar quando se perde ao longo do processo. Ao consultar o documento oficial, ele entende qual o próximo passo e pode, inclusive, conferir todas as etapas para garantir que realizou o trabalho da melhor forma possível.

8. Abre portas para a automação e enxugamento de processos

Na hora de padronizar os processos você é capaz, inclusive, de revisar todas as atividades realizadas no setor de TI do negócio. Esse pode ser um momento importante para descobrir atividades que podem ser automatizada e, inclusive, eliminadas.

Você percebe que há etapas que não agregam valor ao resultado final e apenas sugam o tempo da equipe, podendo eliminá-las permanentemente. Além disso, descobre que algumas outras podem ser automatizadas com o uso de softwares e plataformas, como é o caso da fase de teste de software. Com isso, além de deixar o setor mais produtivo, leva tecnologia para a área e passa a atuar de forma coerente com a cultura ágile.

9. Reduz custos operacionais

Com uma equipe mais produtiva e que gera menos erros, há também uma redução dos custos operacionais na hora de desenvolver softwares na empresa. Os colaboradores conseguem otimizar os recursos existentes e fazer mais, com maior qualidade, utilizando menos.

Com isso, a empresa, além de economizar, também potencializa os lucros, podendo reinvestir o excedente no negócio de forma a abrir portas para o crescimento e o sucesso da organização como um todo.

10. Garante resultados de excelência para os clientes

Por fim, um outro grande benefício da padronização de processos no desenvolvimento de software é a geração de resultados de excelência para os clientes. Quando você implementar essa estratégia, passa a contar com um time que gera mais resultados, com maior qualidade, de forma mais eficiente e com menos erros.

O resultado final, entregue para o cliente, reflete todas essas melhorias. Além disso, os resultados também passam a ser padronizados, o que significa que você é capaz de garantir a excelência em todos os projetos, independente do time montado para a realização de cada um deles.

Os resultados para a empresa são o aumento da satisfação dos clientes, o que também potencializa a atração e fidelização de consumidores. A consequência: maiores lucros para o negócio!

10 dicas para padronizar os processos no desenvolvimento de softwares

Agora é a hora de entender como fazer, na prática, a padronização de processos no desenvolvimento de software. Continue a leitura e descubra o nosso passo a passo!

1. Explique para a equipe os objetivos da padronização

Quando você decide padronizar os processos de desenvolvimento de software, deve ter em mente que isso vai impactar diretamente no trabalho da sua equipe. Dessa forma, é importante que você comece, conversando com seus colaboradores para explicar o que será feito e quais são os objetivos e, inclusive, benefícios da estratégia a ser implementada.

Esse momento é essencial uma vez que você vai precisar da colaboração do time, tanto na hora de padronizar o processo quanto na hora de colocar tudo em prática. Portanto, não pegue os colaboradores de surpresa e antes de tomar qualquer iniciativa nesse aspecto, tenha uma conversa clara e transparente com o time.

2. Mapeie todos os processos realizados hoje

Após a conversa com a equipe, é a hora de iniciar o mapeamento dos processos realizados na atualidade. Nessa hora, o objetivo é entender o que acontece na empresa de forma a identificar as melhores práticas e as atividades que podem ser eliminadas.

Para isso, é necessário conversar com os colaboradores e analisar o trabalho do time, buscando entender detalhes sobre todos os processos realizados. Algumas perguntas podem nortear o mapeamento, como:

• qual o principal objetivo desse processo?;
• onde e com que estímulo o processo se inicia (input)?;
• quem é o responsável por cada uma das atividades e quem participa da execução?;
• quais são as etapas de cada um dos processos de desenvolvimento?
• quais são os resultados gerados hoje em dia e quais são os resultados esperados (output)?;
• quais são as melhores práticas?;
• quais são as diferenças na realização do mesmo processo de um colaborador para o outro?.

Com esses questionamentos em mente, comece a mapear os processo e, ao final, crie um desenho, que pode ser em forma de figura ou fluxograma, com os detalhes de como cada uma das atividades de desenvolvimento de software acontecem na prática.

3. Faça um diagnóstico da situação atual

Com o mapeamento do processo em mãos, é hora de realizar um diagnóstico do processo. Para isso, comece entendendo quais são as principais boas práticas que os colaboradores já realizam. Compare-as com a teoria e entenda quais são as outras práticas que devem ser implementadas mas ainda não fazem parte das atividades do time.

Identifique também as atividades desnecessárias, erros, gargalos e problemas nos processos. Entenda quais são as principais dificuldades dos colaboradores e busque a melhor forma de solucioná-las. Lembre-se que tudo isso também exige a participação do time, que poderá fornecer informações importantes sobre os problemas na rotina de desenvolvimento de software na empresa.

4. Mude o que for necessário

Após o diagnóstico você vai perceber que uma série de atividades devem ser modificadas. Ou seja, o mapeamento de processos que você tem em mãos agora não serve como padrão, sendo necessários que você modifique a rotina desenvolvimento de software de forma a garantir que as melhores práticas sejam implementadas.

Portanto, comece a revisar todos os processos e, com isso, modificar o que for necessário. Lembre-se de que você está definindo uma forma única de realizar as atividades dentro do setor de TI e, com isso, é importante garantir que você entende qual a melhor forma de fazer isso de acordo com o perfil de colaboradores do time e a realidade da empresa.

5. Defina o fluxo de atividades e resultados esperados

Também é importante que você defina todo o fluxo de atividades, ou seja, qual processo vem após o outro. Os inputs identificados no momento do mapeamento são extremamente importantes, uma vez que evidenciam quais são as circunstâncias nas quais determinado processo deve acontecer.

Além disso, também é essencial determinar os resultados esperados para cada etapa, ou seja, os outputs que devem ser gerados pelos colaboradores. Nesse aspecto, não vale apenas definir o que deve ser entregue — como “um relatório de erros” ou “o código do software” — mas também a qualidade exigida para que esse resultado seja aprovado. Portanto, também crie critérios para avaliar o quão bom está um resultado de forma a efetivamente dar uma etapa do processo como concluída.

6. Documente o processo detalhadamente

Não basta realizar todas essas atividades sem criar um documento final, que pode ser consultado por todos os colaboradores. Afinal, é ele que será consultado no caso de dúvidas ou problemas por parte do time. É portanto, essencial que você crie um documento completo e de qualidade.

Ele deve conter os objetivos da padronização de processos e, inclusive, a metodologia utilizada. Também deve ter uma descrição detalhada de todos os processos realizados na empresa de forma que todos os colaboradores entendam qual a melhor forma de realizar as atividades.

Esse documento também serve como uma forma de realizar a gestão do conhecimento no setor de TI da empresa. Portanto, crie-o com muito cuidado. Além disso, aproveite para incluir figuras e fluxogramas com os processos de forma a facilitar a busca por informações e deixar o documento mais leve e menos cansativo.

7. Crie indicadores e metas

Também é importante incluir indicadores de resultados e metas na padronização de processos. Afinal, são eles que irão evidenciar, de forma objetiva, se os padrões de qualidade e produtividade desejados estão sendo atingidos.

Porém, é importante lembrar que você não deve criar uma grande quantidade de indicadores, uma vez que isso pode fazer com que você se perca e não seja capaz de mensurar todos eles na periodicidade desejada. As metas também exigem atenção, uma vez que não devem ser muito fáceis mas, também, precisam ser possíveis de serem alcançadas. Caso contrário, você corre o risco de gerar frustração ou falta de motivação nos colaboradores.

8. Capacite a equipe para a implementação

Não basta padronizar os processos, é necessário também capacitar o seu time para que os colaboradores coloquem tudo isso em prática. Afinal, você fez uma série de ajustes e é essencial garantir que todos os profissionais são capazes de seguir as novas diretrizes da mesma forma.

Portanto, planeje capacitações para o time. Você pode, inclusive, mapear as competências dos colaboradores para identificar aquelas que precisam ser trabalhadas com mais urgência para que a padronização de processos saia do papel e seja, efetivamente, colocada em prática.

9. Analise resultados periodicamente

A padronização é um processo muito relacionado à melhoria contínua. Portanto, é importante que você, após a implementação e a capacitação dos colaboradores, analise os resultados periodicamente de forma a garantir que tudo está saindo como planejado.

Essa análise pode ser feita por meio dos indicadores e metas estabelecidos. Para isso, é necessário que você mensure os mesmos indicadores antes e depois de implementar a padronização de processos. A partir disso, compare os resultados para ver se as estratégias implementadas deram resultados reais para a empresa.

10. Faça alterações sempre que necessário

Por fim, é importante que você analise os indicadores inclusive para identificar possíveis problemas e questões que precisam ser alteradas ou resolvidas. Afinal, a padronização de processos faz parte de uma estratégia de melhoria contínua, o que significa que ela precisa passar por constantes revisões de forma a garantir que a equipe seja mais eficiente e produtiva ao longo do tempo.

Portanto, analise os gargalos identificados e aproveite para modificar o que for necessário. Ao descobrir práticas que podem ser mais eficientes, também vale a pena testar e implementar no processo, sempre mensurando os resultados de forma a garantir que tudo está saindo como planejado.

Como você pode perceber, a padronização de processos é muito importante para qualquer setor da empresa, o que inclui a TI e o desenvolvimento de software. Ele gera uma série de benefícios tanto para o time quanto para o negócio como um todo. Portanto, aproveite as nossas dicas para começar, agora mesmo, a implementar essa estratégia na sua empresa.

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