Content Management: guia para o gerenciamento de conteúdo empresarial

Dentro do ambiente empresarial existe a elaboração de diversos conteúdos no dia a dia — geração de contratos, informações de clientes, memorandos, briefings, registros de reuniões, entre outros.

E ter este acesso de forma organizada é fundamental para agilizar as dinâmicas internas, bem como para garantir menor burocracia e facilitar o processo criativo nas instituições. Diversas estratégias existem para esse fim. Uma delas é investir em Enterprise Content Management, também conhecido por Content Management.

Porém, é importante saber como o processo pode auxiliar seu negócio e melhorar o funcionamento interno. Pensando nisso, preparamos este artigo! No conteúdo, esclarecemos as principais dúvidas sobre o tema e explicamos os benefícios do Content Management.

Aqui, você verá questões importantes para entender os objetivos do Content Management, identificar como realizá-lo de forma eficiente, quais os benefícios e outros pontos fundamentais. Esperamos que, ao final da leitura, você tenha todas informações necessárias para aplicar este conceito de forma eficiente em seu negócio!

Entenda qual é objetivo do Content Management

O Content Management, também conhecido como gestão de conteúdo, diz respeito a uma série de práticas realizadas com o objetivo de criar estratégias de controle e produção de informações.

Ele se baseia no uso de ferramentas que ajudam a armazenar informações, identificar de que forma realizar a captura dos dados, bem como realizar a distribuição de documentos, otimizando a gestão de conteúdos internos da empresa por meio de tecnologia.

Com isso, a organização consegue aproveitar totalmente as informações internas, tanto dos clientes, quanto aqueles produzidos internamente, por meio de soluções específicas para este fim, garantindo um novo valor para os dados, que sem isso, ficam desestruturados e indisponíveis.

A adoção ao Enterprise Content Management tem se tornado cada vez maior, fortalecendo os negócios que optam por essa adoção. Um estudo realizado anualmente pela Association for Information and Image Management (AIIM) mostra que 40% das empresas americanas já adotam algum sistema de gestão de conteúdos da organização.

Saiba como fazer um Content Management eficiente

É importante, também, saber como realizar essa gestão de conteúdo de forma eficiente. Vamos mostrar alguns passos que podem auxiliar na sua implementação. Veja só:

Identifique qual o papel das informações em seu negócio

O conteúdo tem um papel fundamental em toda empresa, mas cumpre objetivos específicos em cada organização. Por isso, o processo começa com uma avaliação sistêmica sobre como ocorre a gestão de dados atualmente. Para isso, algumas perguntas importantes devem ser respondidas, tais como:

• em quais pontos os documentos e processos impressos desaceleram seu negócio?
• onde os conteúdos referentes ao negócio estão alocados dentro da empresa?
• quais são os repositórios de conteúdos digitais?
• qual a atual estratégia de governança, conformidade e retenção de dados e documentos?
• quais são os pontos de vulnerabilidade que podem estar atrapalhando a gestão de conteúdos do seu negócio?

A partir disso, é possível partir para o próximo passo com um maior embasamento para tomadas de decisões mais assertivas.

Planejar as etapas

Um primeiro ponto é realizar o planejamento sistêmico das etapas de adesão ao Content Management. Isso porque, essencialmente, os dados do negócio (documentos, contratos, atas de reuniões, entre outros) passarão a, automaticamente, serem gerenciados de uma forma diferente.

Exige-se, assim, todo um processo de planejamento, preparação, treinamento de colaboradores e outra ações para adotar essa metodologia em seu negócio.

Selecione um projeto inicial

Esse ponto dialoga intimamente com o anterior. Por meio do planejamento, é fundamental que os gestores responsáveis definam um projeto inicial de adoção de soluções ECM. A transformação, normalmente, não começa por toda a empresa, de forma que um departamento específico é contemplado com a implementação.

A partir disso, é possível avaliar quais foram os pontos positivos, o que precisa de adaptação, de forma a resolver todas as questões necessárias para poder realizar um escalonamento da implementação para todo o negócio.

Lembre-se que é mais fácil conter danos e resolver questões que não sejam bem-sucedidas em um ambiente menor e controlado do que quando estendemos isso para toda a empresa, afetando mais setores.

Assim, após a conclusão de todos esses passos, pode-se programar formas de ir aumentando a adesão de outros setores, realizando testes para saber se os resultados estão sendo eficientes e, assim, estendendo-o para toda a empresa.

Investir em uma solução

Para tornar o processo mais eficiente de fato, é importante contar com soluções focadas para este fim. É o caso, por exemplo, de adoção de sistemas de ECM, que realizarão as etapas necessárias e a distribuição das informações para quem precisa acessá-las no dia a dia. Com isso, você e sua equipe conseguem realizar o processo de controle de forma mais efetiva.

Automatizar a gestão

O sistema também é responsável por realizar automações fundamentais no processo de gestão de conteúdos empresariais. Ele consegue realizar todo o processo de captura, obtenção, gestão, entrega e retenção de forma automatizada. Assim, ele permite que os colaboradores possam se dedicar na execução de outras atividades internas, garantindo maior produtividade.

Fazer análises

Um ponto fundamental para conseguir uma boa gestão dos conteúdos empresariais é, não só ter uma boa gestão, mas também conseguir utilizar os dados obtidos para fazer uma análise consistente do seu negócio.

Por exemplo, que tal utilizar o ECM para saber se a gestão de contratos do seu negócio é eficaz? Isso porque, em muitos casos, dificuldades nessa área podem causar prejuízos e complicações para a empresa a longo prazo.

Além disso, se o negócio trabalhar com prestação de serviços (como uma seguradora), o controle dos contratos é fundamental ajuda na renovação de parcerias. Você e o seu time terá melhor contextualização sobre as necessidades e sobre o histórico do cliente.

As etapas de um bom Enterprise Content Management

Como é feito o processo de Enterprise Content Management? Naturalmente, o processo conta com etapas fundamentais ao negócio. Abaixo, indicamos quais são elas e como elas podem fazer toda a diferença no suporte a gestão. Veja só:

Captura

O sistema de ECM realizará a obtenção dos documentos de diversas fontes (diretórios de rede, aplicativos, web services, sistemas de armazenamento em nuvem de outras fontes, entre outros), indexando automaticamente no sistema de gestão de conteúdo empresarial.

Esse processo pode ser feito de forma automatizada, desde que o colaborador determine a fonte e o tipo de dado, o qual deve ser capturado pelo sistema.

Gestão

O próprio sistema analisa em quais diretórios deverá anexar os documentos e conteúdos obtidos, direcionando-os ao melhor local. Além disso, ele pode encaminhá-los, de forma automática, para os profissionais que deverão ter contato com eles.

Isso auxilia, também, em um controle de acesso dos documentos, evitando problemas como vazamentos ou uso indevido por colaboradores que não necessariamente precisem deles. Garante-se, assim, uma maior segurança dos dados da organização.

Entrega

O sistema realiza a distribuição e entrega dos arquivos para as pessoas que possuem autorização para esse fim. Além disso, ele determina as diretrizes necessárias para certificar a autenticidade de um documento.

Caso tenha alguma suspeita de alteração, o software aponta a questão para que o colaborador verifique se ocorreu alguma deturpação e em qual ponto pode ocorrer. Sendo assim, é possível tornar o processo mais confiável e minimizar riscos para seu negócio.

Retenção

O armazenamento dos conteúdos em sistemas cloud permite que os funcionários da empresa consigam ter acesso rápido a versão mais atual do conteúdo, bem como a versões anteriores (caso seja necessário realizar algum tipo de comparação).

O processo faz com que o colaborador acesse o documento de forma rápida e segura. Além disso, permite que a execução dos seus trabalhos seja efetiva, em um repositório centralizado e disponível em qualquer máquina (em qualquer local).

Veja o que essa estratégia pode trazer para o negócio

E quais são os benefícios que o Content Management pode trazer para a empresa de forma geral? Entender este ponto, pode ajudar no sucesso da implementação da estratégia e na avaliação se, de fato, a estratégia é a mais adequada. Abaixo, indicamos e esclarecemos algumas delas.

Implementação da transformação digital

Cada vez mais as empresas precisam aderir à transformação digital de forma séria, consciente e estratégica, a fim de modernizar os processos internos. Afinal, o uso de dados é, cada vez mais, fundamental para conseguir compreender a atual conjuntura, necessidades do cliente, diferenciais da sua empresa, de que forma é possível modernizar processos, entre outros.

Diante disso, as soluções de Enterprise Content Management permitem que você possa organizar essas informações, agrupá-las, avaliá-las e ter uma melhor gestão sobre elas. Evita-se, assim, trabalhar com conteúdos caóticos, o que pode gerar perdas de oportunidades e problemas de gestão.

Diminuição de custos

Quanto menos tempo e menor índice de gargalos ocorrerem no acesso a conteúdos empresariais, as atividades são realizadas com mais eficiência. Assim, há uma diminuição dos custos para a realização das tarefas. Sua empresa consegue realizar um maior número de funções interna, em menor tempo e investimento, otimizando as rotinas produtivas a longo prazo.

Melhor fluxo de trabalho

A partir do momento em que os documentos são coletados, organizados, hierarquizados e enviados para os respectivos colaboradores, de forma automatizada, otimiza-se o fluxo de trabalho.

Por exemplo, um colaborador não precisa enviar uma mensagem solicitando o envio de um documento e aguardar o retorno para que possa continuar com as funções do dia a dia. Ele já terá disponível, de forma facilitada, o que deseja.

Arquivamento dos documentos

Muitos documentos são fundamentais para as empresas a longo prazo, precisando estar armazenados de forma segura, bem como ter uma organização e maior disponibilidade em caso de necessidade.

O sistema realiza esse processo todo, desde a captura a organização e armazenamento dos dados. Sendo assim, a empresa poderá ter maior segurança e a certeza de que haverá disponibilidade dos conteúdos necessários ao longo do tempo.

Segurança

Muitas informações em seu negócio são sensíveis e precisam de proteção para serem devidamente disponibilizadas para os gestores. As melhores soluções de Entrerprise Content Management (ECM) possuem uma segurança robusta, realizando a criptografia dos dados e garantindo que não ocorra o acesso por parte de pessoas não autorizadas.

Minimiza-se, assim, os riscos de danos causados pelos cibercrimes.

Além disso, boas práticas de ECM também incluem a adoção de padrões e protocolos de segurança de dados, permitindo que ocorra um gerenciamento de acesso a informação, determinando quem serão os colaboradores que poderão entrar em contato com os documentos.

Facilidade no acesso às informações do negócio de forma estratégica

A adesão ao Content Management ajuda na organização das informações, estruturando as ações. Com isso, minimiza-se as questões burocráticas e os empecilhos para a organização. Assim, fica mais fácil deixar os documentos mais acessíveis. O fato não se deve, apenas, à organização estabelecida pelo CM, mas também pelo fato de que o sistema é baseado em cloud computing.

Maior aderência ao contexto dos usuários

As soluções de ECM especializadas permitem um uso mais intuitivo para o contexto dos usuários. Por meio dele é possível ter uma interface mais amigável para o colaborador.

Você economiza o tempo dos usuários, diminui a necessidade de treinamento e consegue um uso adequado da ferramenta para que a absorção seja feita de forma mais fácil.

Modernização

Conseguir administrar os conteúdos empresariais é fundamental para manter as rotinas internas! A adesão ao Enterprise Content Management é uma ótima opção para que o negócio consiga modernizar o processo de gestão de documentos e conteúdos.

Com o uso de sistemas automatizados, é possível garantir maior segurança, disponibilidade e produtividade para o negócio. Além disso, ela incentiva a digitalização de documentos, permitindo tornar o negócio paperless, uma tendência cada vez mais moderna e sustentável.

Conheça as principais ferramentas de Content Management

Para que seja bem-sucedido, é fundamental que você conte com as melhores ferramentas disponíveis no mercado. Há uma série delas, tanto Open Source quanto privadas, que podem se adequar às necessidades do seu negócio. Vamos trazer algumas que têm sido bastante aplicadas no mercado a seguir.

IBM

A gigante do setor de tecnologia foi uma das primeiras a trazer o conceito de Entrerprise Content Management e, por isso, suas soluções trazem a solidez e expertise da organização. A empresa trabalha com um conjunto completo de recursos, operando em cloud computing.

Box

A Box é outra empresa bastante conceituada no mercado de tecnologia e que oferece soluções para Cloud Content Management. Sua arquitetura visa facilitar o processo de gestão, de forma colaborativa, bem como a adoção de processos de automação eficientes para uma melhor gestão de conteúdos.

A solução também permite uma integração com mais de 1400 aplicativos corporativos e 50 serviços de compartilhamento de dados. Estão entre eles o Office 365, G Suite e Slack.

Keeva

Já dentro das opções nacionais, temos o Keeva, uma solução com cinco principais grupos de funcionalidades:

1. captura dos documentos;
2. organização dos documentos com um sistema intuitivo de índices;
3. busca dos documentos no sistema;
4. gestão dos documentos, com função de compartilhamento, controle de versão, limite de acesso, notificações sobre prazos, entre outros;
5. ferramentas de automação, permitindo maior facilidade na gestão de documentos.

Alfresco

Uma tendência cada vez mais crescente é a adoção por ferramentas open source (código aberto, ou seja, seu código-fonte pode ser adaptado para diversos fins, por outras pessoas) nas empresas. E na adoção de Enterprise Content Management não é diferente.

Um dos nomes fortes de soluções de ECM no mercado é a plataforma Alfresco. Uma de suas vantagens é a convergência entre o ECM e o BPM (Business Process Management), garantindo um melhor alinhamento interno. Algumas das funções presentes na plataforma de ECM da empresa são:

• gestão de documentos;
• pesquisa de alta performance, tanto por metadados quanto por conteúdos;
• gerenciamento do conteúdo Web;
• integração com outras soluções;
• suporte para cloud computing e virtualização;
• pré-visualização de documentos;
• gestão de acesso;
• controle de versão e rastreabilidade.

Nuxeo

Outra solução open source bastante utilizada no mercado é o Nuxeo. Atualmente é utilizado por uma série de órgãos públicos e empresas, tais como ABN-AMRO, EA, AFP, AccorHotels, entre outros.

Sua arquitetura é flexível, baseada em Java, conseguindo adequar a solução para o cenário da sua empresa de forma tranquila e eficiente. A versão open source é gratuita, porém, não conta com suporte 24 horas, manutenção do sistema e serviço de cloud computing. Para quem deseja esses benefícios, devem contar com o Nuxeo Studio, cuja versão é paga.

Athento

O Athento também é uma plataforma de gestão de conteúdo empresarial com licença open source. Algumas de suas funções são:

• facilidade na digitalização de documentos;
• reconhecimento de determinados tipos de documentos, classificando-os de forma automatizada;
• pode operar tanto com extração de dados de forma automática quanto por meio de validação manual;
• permite a gestão de conteúdos web;
• trabalha com um workflow intuitivo, integrado com um processo de Business Intelligence, gerando maior eficiência no processo;
• o sistema consegue estabelecer, de forma inteligente, relação entre os documentos, diminuindo o tempo que demoraria para que essa relação fosse feita manualmente;
• conversão de formatos;
• pode ser integrado, também, com outras plataformas que citamos já neste artigo (Nuxeo, Alfresco e, também, com OpenTexto, Documentrum, FileNet, entre outros).

Mas como escolher qual delas é a melhor para o seu negócio? É fundamental que você analise caso a caso, quais são as principais especificidades de cada plataforma e verifique qual delas atende às suas demandas de forma inteligente e eficaz. Temos certeza de que você conseguirá encontrar um que gere resultados de fato para o negócio.

Conheça as principais tendências em Content Management

Para conseguir realizar um Enterprise Content Management é fundamental ter em suas mãos as ferramentas certas que, ao trabalharem em conjunto, trazem resultados significativos.

Vamos falar um pouco sobre cada uma das principais a seguir:

Ferramentas de integração

O Content Management incentiva a integração com outras aplicações importantes de gerenciamento corporativo e que, provavelmente, você já tenha implementado internamente, tais como:

• CRM (Customer Relationshop Management);
• ERP (Enterprise Resource Planning);
• GRH (Gestão de Recursos Humanos), entre outras.

Com isso, os sistemas integrados funcionam de forma mais harmônica, conseguindo uma gestão mais completa em seu negócio.

Uso de inteligência artificial

A inteligência artificial é fundamental no momento atual e representa não o futuro, mas o presente do Enterprise Content Management. Afinal, as tarefas de automação, para que funcionem de forma inteligente, dependem dessa tecnologia.

Muitas das funções que listamos nas plataformas citadas neste artigo trabalham com essa tecnologia quando, por exemplo, o sistema é capaz de categorizar os conteúdos e documentos de forma automatizada por meio de machine learning, uma das ferramentas mais utilizadas no momento e baseada em inteligência artificial.

Adesão ao cloud computing

O cloud computing é uma peça fundamental para conseguir lidar com o Content Management no ambiente empresarial. Ele permite que as informações sejam armazenadas na nuvem, com maior segurança, bem como ajuda a instituir um controle de acesso eficiente para seu negócio.

Além disso, os servidores em nuvem são fáceis de serem adotados e são soluções escaláveis. Ou seja, você pode aumentar os recursos de acordo com a necessidade de armazenamento e análise do seu negócio.

Outro ponto importante do cloud computing é a possibilidade de rodar a solução na nuvem, sem a necessidade de instalação de softwares nas máquinas, tornando o processo mais rápido e produtivo, bem como permitindo o acesso à ferramenta por aqueles que estejam atuando de forma remota ou, então, durante viagens corporativas.

Sistemas de ECM

Os softwares específicos de ECM são focados em um melhor controle das informações internas dos negócios. Seu objetivo é elaborar a hierarquização e segurança dos dados importantes de forma automatizada, evitando erros por parte dos colaboradores e aprimorando suas entregas.

Com a adesão cada vez maior das empresas ao Enterprise Content Management, mais soluções com funcionalidades fundamentais para uma melhor gestão surgem, bem como se adéquam, com maior flexibilidade, ao cenário interno da organização.

Sendo assim, podemos esperar novas soluções, com funcionalidades ainda mais robustas e maior capacidade de integração com outros sistemas importantes da sua empresa, facilitando a gestão do negócio como um todo.

O content management é uma realidade. As empresas que não o adotarem podem esbarrar em gargalos complicados na adoção de controles dos conteúdos internos. Por isso, realize a implementação dessa metodologia em seu negócio o quanto antes.

Esperamos ter esclarecido as suas principais dúvidas sobre o tema! Quer mais conteúdos como esse? Para ficar em dia com nossos artigos, assine nossa newsletter e receba conteúdos exclusivos diretamente na sua caixa de e-mail.