Uma das fases mais importantes no planejamento de um projeto é a gestão do tempo, ou seja, em quanto tempo seu cliente final terá a solução pronta para ser utilizada em sua totalidade. Para tanto, você precisa controlar com precisão todas as atividades e processos a serem desenvolvidos no seu cotidiano empresarial.

Esse controle é feito por meio do cronograma, uma das principais ferramentas de gestão do projeto. Entretanto, cumprir os prazos pressupõe que você não perca tempo com cronogramas extensos, cheios de detalhes que, na verdade, mais atrapalham do que ajudam. A solução? Desenvolver um cronograma ágil!

Pensando nisso, elaboramos este artigo para que você entenda, de uma vez por todas, o que é e para que serve um cronograma ágil. Preparado? Então continue acompanhando!

O que é um cronograma ágil?

Quando olhamos para um cronograma de projeto tradicional, vemos tarefas sendo subdivididas várias e várias vezes para demonstrar graficamente absolutamente todas as atividades a serem desempenhadas. Um desvio mínimo passa a ser um problema, porque o cronograma fica comprometido, e é preciso atualizar, informar a todos os envolvidos e retomar as atividades. E o resultado disso é conhecido por todos nós: um tempo precioso perdido.

Um cronograma deve ser, antes de tudo, uma lista de atividades, tarefas, marcos e entregas organizados de maneira a facilitar a compreensão de determinado projeto. Por isso, ele deve ser objetivo e bem esquematizado, sem excessos de informações que só servirão para tornar a compreensão e articulação do cronograma mais dificultosa.

Nesse sentido, surge o conceito de cronograma ágil, em que você lista apenas os pacotes de trabalho, ou seja, as entregas. É possível também mencionar os marcos do projeto, mas nada de entrar em detalhes. As tarefas são transformadas em atividades menores no quadro Kanban, no qual a equipe tem facilidade de acesso e atualização a todo o momento.

Dessa maneira, o cronograma se torna uma ferramenta ágil de monitoramento e controle, não sobrecarregando o gerente de projetos com atualizações pequenas e sem sentido. O cronograma ágil permitirá, ainda, que você estime quanto será demandado para o desenvolvimento de cada uma dessas atividades e, consequentemente, você conquistará um planejamento com maior índice de confiabilidade e aumentará suas taxas de sucesso no empreendimento, como um todo.

Por que ter um cronograma ágil?

Muitos profissionais de projetos questionam a importância de ter um cronograma para monitoramento e controle das atividades. Quando o projeto é pequeno, talvez nem seja mesmo necessário, pois as informações podem ser controladas pela própria equipe. Mas, conforme aumenta a complexidade do projeto, há mais interdependências entre as entregas, ou seja, o início e término de cada atividade dependem do início e término de outras, deixando a gestão do tempo mais difícil de ser executada sem nenhum tipo de ferramenta de auxílio.

Além disso, o cronograma ajuda a monitorar o desempenho do seu time, afinal, cada tarefa tem um ou mais responsáveis. Esse acompanhamento é fundamental para saber se os seus recursos humanos estão corretamente alocados, se há necessidade de novas contratações ou se o projeto corre algum risco de atraso. De posse de todas essas informações, que são obtidas por meio de um monitoramento sistemático do seu cronograma, você é capaz de agir com antecipação a qualquer fator que possa impactar negativamente o desenvolvimento do projeto e a satisfação do seu cliente.

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Como construir um cronograma ágil de projetos?

Você já sabe o que é um cronograma ágil e por que deve ter um em cada projeto a desenvolver. Mas você sabe como criá-lo? Aqui, vão algumas dicas para começar a pensar no seu:

Segmente seu projeto em iterações curtas

Iteração é um período de tempo em que uma determinada atividade é desenvolvida. Em projetos Scrum, por exemplo, você pode ter iterações de uma semana a um mês, dependendo do entregável que você quer gerar ao final do período. Quanto mais curtas forem as iterações, mais fácil será controlar o projeto e garantir que ele seja feito no menor tempo possível.

Selecione as principais informações

Na hora de elaborar seu cronograma ágil, avalie criticamente quais são as informações essenciais para o bom andamento do seu projeto, dispensando as demais. Por exemplo, você pode inserir apenas:

  • atividade;
  • responsável;
  • início da atividade;
  • término da atividade;
  • correlações (atividades predecessoras e sucessoras).

Dispense o supérfluo

Já virou uma espécie de tradição usar, além de uma planilha bem elaborada, um Gráfico de Gantt para visualizar o andamento do projeto no cronograma. Mas a verdade é que você pode ficar com a planilha e, como falamos, destrinchar as tarefas no quadro Kanban, deixando seu cronograma mais limpo e fácil de entender.

Não crie relações de dependências com tarefas de resumo

Embora todas as atividades desenvolvidas em um cronograma de projetos devam ter predecessoras e sucessoras, você deverá tomar muito cuidado para não criar relações de dependência com tarefas de resumo. As tarefas de resumo são as não atividades e agrupamentos de trabalho a serem realmente executadas.

Em outras palavras: as tarefas resumo são aquelas que serão executadas se (e quando) determinados pré-requisitos forem cumpridos. Por essa razão, é recomendável que na criação do seu cronograma você evite vincular tarefas resumos às demais atividades a serem desenvolvidas. Desse modo, evitam-se atrasos por excessos de dependência entre tarefas.

Estime a duração das atividades

Para que o seu cronograma ágil seja realmente eficiente, você deverá estimar a duração de cada atividade utilizando critérios bem definidos e objetivos. No entanto, essa não é uma tarefa tão simples, afinal, diferentes pessoas possuem diferentes noções e perspectivas acerca do quão complexa ou demorada é cada atividade.

Para solucionar essa dificuldade, uma medida amplamente difundida é se basear em análises dos índices de produtividade. Tal índice nada mais é do que um apanhado em forma de histórico de realização de atividades que serve como norte para projeções e estimativas de duração das atividades futuras.

É recomendável que a memória dos cálculos usados nas estimativas sejam todos registrados no dicionário do cronograma ágil, de modo a facilitar a compreensão de todos que o acessem, reduzindo a subjetividade e complexidade.

Aumente a eficiência geral

Para potencializar o desempenho geral das equipes envolvidas na implementação do cronograma ágil, é imprescindível atentar-se para que a utilização de recursos seja muito bem articulada.

A minimização de desperdícios afeta diretamente a performance de um projeto e, por isso, a eficiência na execução de processos será muito maior. Isso acarretará em produtos finais com qualidade muito maior, além de auxiliar no cumprimento de prazos e efetivação de orçamentos sem problemas oriundos de imprevistos.

Envolva sua equipe na elaboração do cronograma

Distribuir atividades sem considerar as aptidões de cada membro do seu time pode ser meio arriscado. O melhor a fazer é reunir sua equipe, listar as entregas e solicitar que as pessoas escolham com quais atividades querem se envolver. Assim, você terá mais comprometimento e garantia de que as atividades serão feitas com qualidade e motivação.

Informe times, não pessoas

Como seu cronograma estará estruturado com base nos entregáveis, em vez de citar nomes de pessoas como responsáveis por cada pacote de trabalho, cite o time. Assim, a equipe poderá resolver internamente quem será responsável pelo quê, coordenando seu próprio cronograma interno de atividades. Além de ganhar espaço no cronograma ágil, você estará motivando sua equipe a ser autogerenciável, uma competência fundamental para times ágeis de projetos.

Estipule indicadores de desempenho

O cronograma controla o tempo e, como todos nós sabemos, tempo é dinheiro. Quanto mais produtivo for o seu time de projetos, mais vocês estarão ganhando. Nesse sentido, para ter um cronograma ágil e cumprir com aquilo que foi planejado, monitore o desempenho do seu time. Defina indicadores de produtividade e qualidade, como:

  • quantidade de recursos utilizados em cada tarefa;
  • tempo estimado X tempo realizado;
  • quantidade de falhas;
  • tempo à disposição X tempo trabalhado;
  • qualidade das entregas;
  • quantidade de revisões;
  • entre outros.

Use a tecnologia disponível

Existem muitos softwares de gestão de projetos que podem auxiliar na construção de um cronograma ágil, basta você selecionar o que mais se ajusta à realidade da sua equipe e aos projetos que vocês desenvolvem. Quando se trata de gestão, quanto mais ferramentas tecnológicas você puder utilizar para otimizar o trabalho, melhor, pois a produtividade ficará em alta.

Aprimore sua metodologia

Depois do primeiro cronograma ágil, com certeza você perceberá que pode melhorar ainda mais o monitoramento e controle dos prazos de cada projeto. Alguns gaps serão identificados, pontos fortes aparecerão e você poderá moldar seu cronograma ágil da maneira mais eficaz para que o seu time trabalhe com afinco, sem perda de tempo.

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Quais são os benefícios do cronograma ágil?

Que o cronograma ágil ajudará (e muito!) o seu negócio no que se refere ao gerenciamento de tempo em projetos, já está bem claro, não é verdade? Mas a realidade é que elaborar um cronograma de qualidade poderá trazer muitos outros benefícios para a sua empresa. Veja alguns deles:

Retorno mais rápido sobre o investimento

O Retorno Sobre Investimento, também conhecido como ROI (do inglês, Return On Investment) é um cálculo que mede os rendimentos conquistados a partir de um valor determinado de recursos que foram investidos. Em outras palavras: trata-se de uma medida para definir-se quando se ganhou ou se perdeu em relação aos investimentos feitos. O ROI é essencial para a administração e orçamentos de futuros investimentos.

Com a utilização do cronograma ágil, você poderá acompanhar, passo a passo, como cada frente do projeto está sendo desenvolvida, quando se está sendo gasto e quais são os gargalos que impedem resultados mais promissores. Ou seja, você terá um controle orçamental muito maior e, por consequência, um maior retorno sobre o investimento.

Aumento da produtividade

Ao implementar o cronograma ágil para execução dos seus projetos, você estará, automaticamente, convergindo o foco dos membros da equipe, garantindo um melhor controle de orçamento, aprimorando a gestão de tempo e potencializando a alocação de recursos.

Tudo isso gera, naturalmente, um grande aumento da produtividade geral do negócio, que contará com um ambiente de trabalho muito mais dinâmico, eficaz e organizado. Tudo isso sem falar do engajamento proporcionado pela articulação de um cronograma, haja vista que tanto o controle quanto a edição dos detalhes nele elencados serão responsabilidade de todos.

Redução no tempo de saída de um projeto

O cronograma ágil possibilita outro grande benefício para o seu negócio: um nivelamento e a sincronização das frentes do projeto. A somatória de toda a carga de trabalho que é prevista será compatível com o quanto de disponibilidade a equipe terá. Isso porque o cronograma estreita os prazos e controla o orçamento de tal maneira que a margem para erros ou gargalos se torna mínima.

Com essa otimização gerencial e de tempo, possibilita-se tempo para realização de novas tarefas, para correção de deficiências e, é claro, para lapidação de estratégias que podem trazer resultados mais frutíferos para a empresa.

As possibilidades advindas da utilização do cronograma ágil são surpreendentes — e sua aplicação em continuidade abre conjecturas de caminhos ou posturas que anteriormente poderiam ser inimagináveis para a empresa.

Maior foco estratégico

Um dos grandes trunfos (talvez, inclusive, o maior) do cronograma ágil é o maior foco estratégico que ele condiciona a equipe a ter. Ele orienta a execução de um projeto de modo a atingir fins preestabelecidos e evita que a microgestão não acarrete em desperdícios de tempo ou de orçamento durante a execução de processos.

Afinal, para o cliente pouco importa se uma atividade X foi realizada em tempo recorde se o resultado combinado não for entregue no tempo esperado. Por isso, lembre-se que uma das premissas do cronograma ágil é: não seja detalhista demais. Confie na sua equipe e na articulação do cronograma e nunca tire o foco final do projeto de vista, combinado?

Agilidade na gestão e no controle de projetos traz competitividade para sua equipe, alegra seus clientes e permite que você otimize recursos e, é claro, tempo.

Gostou do nosso artigo? Caso você ainda tenha alguma dúvida sobre como começar a implementar o cronograma ágil na sua empresa, não deixe de nos apresentar a sua pergunta no espaço abaixo!