Orçamento de TI: como avaliar para evitar gastos desnecessários?

O planejamento do orçamento de TI pode variar de um doloroso processo anual à atualização de uma estratégia e um roteiro de tecnologia cuidadosamente elaborados. Para um executivo de TI que se sente desconfortável com números ou odeia suportar o processo de justificativa que acompanha o orçamento, esse pode ser um exercício difícil. Nesse sentido, a tendência é simplesmente ajustar o orçamento do ano anterior para sucumbir a cortes arbitrários.

Para ajudá-lo a suportar o processo de orçamento e também a usá-lo como uma ferramenta estratégica para direcionar suas prioridades, preparamos este artigo. Confira!

Quanto você está gastando atualmente em TI?

Para entender com o que você precisa gastar, primeiro você deve saber quanto está gastando atualmente. Muitas empresas não têm um valor exato sobre o custo real de sua TI. Para começar, faça uma análise completa de suas despesas.

Seu orçamento de TI deve incluir tudo, desde computadores e servidores a software, aplicativos, serviços em nuvem, hospedagem na web de segurança cibernética, manutenção, telecomunicações, equipamento audiovisual, terceirização, consultoria, viagens e, claro, sua equipe de TI. Vamos detalhar um pouco mais a seguir.

Onde você deve concentrar seus gastos com TI?

O foco em seus gastos com TI dependerá do seu setor. Em anos anteriores, os gastos principais das empresas eram automatizar sistemas de back-end e a manutenção e conservação da infraestrutura. Hoje, os investimentos em tecnologia precisam estar alinhados com seus objetivos de negócios.

Sua TI está ligada a todas as funções de negócios e tem potencial para aumentar a receita, o desempenho e a vantagem competitiva. E, embora não haja um lugar certo para gastar seu orçamento de TI, o gasto mais comum é em sistemas de data center, software corporativo, dispositivos e serviços de comunicação.

Para promover melhor tomada de decisão e planejamento, os orçamentos de TI devem segregar as despesas por tipo e categoria. Além de mão de obra e outras despesas vinculadas a várias funções, os orçamentos de TI precisam identificar despesas específicas de tecnologia, avaliando os pontos a seguir.

Frequência de substituição de ativos

Identificar o equipamento que precisa ser substituído e entender quando fazer isso é uma das tarefas mais difíceis de planejamento de orçamento de tecnologia. Atrasar a substituição pode afetar negativamente a produtividade do funcionário, enquanto a substituição muito antecipada significa ter despesas desnecessárias, além de não obter o retorno máximo em seu investimento inicial em hardware.

Manter um estoque atualizado de cada ativo é a solução para esse problema. Normalmente, o hardware precisa ser substituído a cada três ou quatro anos; no entanto, cada peça do equipamento deve ser avaliada de forma independente para chegar à decisão de substituição ideal. Geralmente, ter uma ferramenta de gerenciamento de ativos simplifica a tarefa de identificar quando um ativo deve ser atualizado ou substituído.

Custo de manutenção

Ao planejar o seu orçamento de TI, a maioria dos executivos comete um erro evitável — eles consideram apenas o gasto para compras reais de hardware e software. Embora esses dois componentes formem uma parte significativa das despesas com tecnologia, o custo de reparos, atualizações e suporte técnico também precisam ser levados em conta.

As falhas repentinas ou de rede, assim como acidentes graves e erros do usuário podem ocorrer, inevitavelmente. Esses problemas inesperados são os que mais custam caro para as organizações.

Atualizações de tecnologias

Os melhores cérebros de sua equipe são tão bons quanto as ferramentas que eles usam. Nesse contexto, fornecer os dispositivos de tecnologia mais recentes para todos os funcionários a cada atualização pode não ser financeiramente viável. Porém, você sempre deve garantir que a sua equipe tenha as ferramentas certas para oferecer o máximo de eficiência.

A tecnologia antiga pode atrasar seus funcionários, frustrando os mais rápidos. Um laptop lento, um smartphone ou conexão Wi-Fi ruins podem impedir que os membros de sua equipe atuem em capacidade máxima, o que, por sua vez, tende a impactar negativamente os seus resultados.

Quais são as melhores práticas no processo de orçamento de TI?

As seguintes ações podem ajudar as empresas a desenvolver um processo de orçamento de TI mais funcional. Confira!

Centralize o orçamento de TI

A centralização do orçamento para produtos e serviços de TI garantirá que ele seja feito a partir de uma perspectiva empresarial, em vez de ser dividido em departamentos individuais. Essa abordagem também pode ajudar a evitar compras duplicadas.

Desenvolva metas e objetivos

O departamento de TI deve desenvolver metas e objetivos anuais que ajudem a informar o orçamento. Isso ajudará o departamento a ter uma visão de longo alcance das operações, em vez de operar no nível do dia a dia ou de crise em crise.

Evite itens de linha simples

Muitas vezes, os orçamentos de TI são vagos e simplificados demais. Um orçamento de item de linha simples tira um aspecto da responsabilidade se for muito vago. Em vez disso, o departamento de TI deve usar o orçamento como um documento de planejamento e incluir descrições de custos e compras do projeto. Isso permitirá que o documento seja revisado de forma significativa ao longo do ano orçamentário e durante o desenvolvimento do orçamento do próximo ano.

Desenvolva casos de negócios

As compras de TI geralmente vão para itens “nos bastidores” que normalmente não recebem tanto suporte quanto as despesas cujos benefícios são tangíveis e facilmente visíveis ao público. Portanto, é importante que parte do processo de orçamento de TI inclua o desenvolvimento de casos de negócios para novas compras ou atualizações de sistema, a fim de aumentar a chance de tais compras permanecerem no orçamento.

O business case deve considerar a compra e incluir o retorno esperado do investimento. Isso ajudará outras pessoas a verem o valor da compra de tecnologia e também aumentará a responsabilidade do departamento de TI pela implementação bem-sucedida da compra.

Inclua recuperação de custos

Conforme mencionado anteriormente, os departamentos de TI podem ter dificuldade em obter financiamento estável, pois o valor de algumas de suas compras e operações nem sempre é facilmente visível.

Uma maneira de implementar um fluxo de financiamento para TI é instituir estornos a outros departamentos por serviços e equipamentos. Isso pode garantir que a TI seja capaz de manter um nível consistente de serviço para outros departamentos e que os custos de substituição de equipamentos possam ser cobertos. Além disso, esse modelo de custo reflete a ideologia de que a TI é uma função orientada a serviços.

Compare o orçamento com os custos reais

No final do ano fiscal, o dinheiro real gasto deve ser comparado ao que foi originalmente orçado. Novamente, um orçamento mais robusto que vai além de um único item de linha é útil para esse exercício. Dedicar tempo e esforço para comparar os gastos reais com os orçados pode revelar áreas problemáticas de gastos excessivos e ajudar a informar o orçamento do ano seguinte.

Alinhe o orçamento com a missão

O orçamento de TI deve estar alinhado com os objetivos estratégicos da empresa. Isso ajudará na criação de um caso de negócio para os gastos, bem como diminuirá a probabilidade de gastos com tecnologia desnecessária ou tecnologia que pode não estar alinhada com as necessidades de todos os departamentos.

Sua empresa precisa de tecnologia para crescer e prosperar, dependendo da área de TI para seus processos mais fundamentais. Na ausência de tecnologia confiável, as empresas muitas vezes tropeçam e perecem. Por outro lado, investir em tecnologia de ponta, assim como implantá-la e protegê-la pode impulsionar seu negócio para o próximo nível.

Gastar o seu orçamento de TI com sabedoria implica não apenas fornecer uma infraestrutura para servir dados, mas também melhorar o seu negócio em geral. Compreender seus gastos atuais e entender como melhor aproveitar a TI para o sucesso do negócio é fundamental. Se sua empresa não tem uma equipe interna de TI ou um CIO que possa avaliar as soluções, considere a contratação de um provedor especializado em TI.

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