Guia completo sobre planejamento estratégico

O planejamento estratégico de uma empresa pode ter várias finalidades. Uma delas é destacar o negócio no mercado, seja pela venda de produtos e estratégias de marketing, por exemplo. Dito isso, uma coisa que não pode ser ignorada é o papel da tecnologia nesse sentido, trazendo digitalização de processos e, por consequência, clientes mais satisfeitos e fiéis à marca.

Neste texto, você tem acesso a um guia completo sobre planejamento estratégico, com foco na área de TI. A ideia é mostrar os benefícios de se planejar, como implementar esse planejamento, o que fazer para acompanhar as tendências e de que forma tomar decisões acertadas na empresa. Boa leitura!

O que é planejamento estratégico?

Em uma definição formal, o planejamento estratégico é um processo sistêmico. Isso significa que ele abrange, por exemplo, a colaboração entre departamentos de uma empresa, de modo que estes possam contribuir na maximização dos resultados.

Antigamente, uma mentalidade bastante frequente nas empresas era o processo linear. Neste, os processos acontecem de modo sequencial, semelhante a uma linha de montagem industrial. O planejamento estratégico, portanto, pensa de modo sistêmico, evitando coisas como o isolamento de um ou mais departamentos.

Dito isso, a tecnologia é de suma importância para esse processo sistêmico funcionar, de fato, na empresa. Assim, em vez de um setor ser analisado de modo isolado, será avaliado o seu impacto sobre toda a companhia, de modo que melhorias contínuas sejam implementadas.

Planejamento tático e operacional

Uma característica importante do planejamento estratégico é que ele contempla o longo prazo. Quando os gestores se reúnem para elaborar o documento, são inseridas diversas informações, como os objetivos e metas do negócio.

O objetivo é o que a empresa quer, e as metas correspondem ao que ela vai fazer para obter o que deseja. Se ficou confuso ou abstrato, daremos um exemplo prático para facilitar o entendimento.

Suponha que uma companhia de desenvolvimento de software deseja se tornar líder de mercado. Apenas especificar isso no planejamento não quer dizer absolutamente nada, sendo preciso estabelecer as metas necessárias até esse objetivo ser atingido. Por exemplo, essa empresa pode:

• aumentar o quadro de profissionais de desenvolvimento e, com isso, ter a possibilidade de assumir mais projetos de modo simultâneo;
• aumentar o faturamento em x% no período de y meses ou anos;
• fazer a aquisição de novos computadores ou servidores, visando expandir o armazenamento da empresa e, com isso, crescer no mercado.

O planejamento tático e o operacional se diferem do estratégico porque são, respectivamente, de médio e longo prazo. Pode-se dizer que eles correspondem aos aspectos mais concretos daquilo que foi planejado para o negócio, sendo de suma importância escolher e monitorar os chamados indicadores chave de performance.

Estes, também chamados de KPIs, orientam os gestores quanto ao grau de acerto do planejamento estratégico ao longo do tempo. Se falhas são identificadas, pode ser o momento de fazer ajustes no que foi planejado, ou até mesmo começar do zero.

KPIs primários, secundários e práticos

Os KPIs primários são aqueles que apresentam maior relevância para a análise dos gestores. O faturamento do negócio e o percentual de aumento na base de clientes, por exemplo, são alguns indicadores de performance que podem ser escolhidos.

Em seguida, vem os KPIs secundários e práticos, que não costumam ser muito vistos pela alta gerência — na verdade, quem os avalia são pessoas que atuam no nível tático da companhia, como gerentes e supervisores. Considerando uma empresa com presença na internet, um exemplo de indicador de performance secundário pode ser o número de pessoas que assinaram uma newsletter.

Por fim, os KPIs práticos, ainda considerando a internet, buscam saber como o negócio está performando em termos de informações, como:

• palavras-chave com maior volume de pesquisa;
• quantidade de tráfego ao site;
• interações em redes sociais.

Embora tenham diferenças, os três tipos de KPIs citados se relacionam e servem de suporte para a mensuração de resultados do planejamento estratégico. É preciso ter cuidado ao escolher indicadores que refletem a realidade do negócio, pois, caso contrário, o excesso de KPIs desnecessários vai mais atrapalhar do que ajudar os gestores.

Para finalizar este tópico, podemos dizer que o planejamento estratégico pode ser cíclico e flexível. Isso significa que ele deve ser revisto e aprimorado constantemente, de modo a não ser engessado.

Um dos motivos disso é que o mercado e os comportamentos de consumo tendem a mudar, influenciados principalmente pela tecnologia. Planejamentos pouco flexíveis não são mais adequados à dinâmica atual, com o risco elevado de ficarem obsoletos em pouco tempo.

Qual é a importância do planejamento estratégico?

Todo negócio precisa de um norte para atuar. O planejamento estratégico é justamente isso, um meio de ajudar os gestores a identificar forças, fraquezas, oportunidades e ameaças do negócio.

Sendo ainda mais taxativo, há uma relação direta entre um bom planejamento estratégico e a sobrevivência da empresa no mercado. Um dos principais fatores que faz um empreendimento falir é a gestão ocorrer de modo deficitário, uma consequência da falta de um planejamento robusto e alinhado com as necessidades do negócio.

Obviamente, leva-se um tempo até que todas as informações do planejamento sejam levantadas e documentadas. Contudo, é preferível fazer essa parte com calma e até perder esse tempo agora, pois isso evita problemas maiores no futuro.

Por exemplo, uma crise pode pegar muitas empresas desprevenidas. Contudo, quando se tem planejamento estratégico, é possível não só projetar cenários futuros de incerteza, mas também se proteger deles.

Quais são os benefícios do planejamento estratégico?

Com base no que foi dito no tópico anterior, vamos agora explicar os principais benefícios do planejamento estratégico. Acompanhe!

Aumento de eficiência

Para uma empresa, contar com um setor de TI eficiente é crucial em suas operações. Hoje em dia, é cada vez mais importante a integração entre tecnologia e negócios, pois isso se mostrou benéfico em termos de eficiência, produtividade e melhoria de processos.

Logo, é de suma importância fazer o planejamento estratégico tendo em vista o papel do setor de TI. Este vai, por exemplo, recomendar soluções, ferramentas e metodologias que ajudarão a empresa a alcançar suas metas e objetivos, sem deixar de lado aspectos como a segurança da informação. À medida que a eficiência aumenta, mais desafios podem ser abraçados, ajudando a empresa a crescer e se tornar referência no mercado.

Otimização da lucratividade

Conforme a eficiência aumenta, os indicadores financeiros no negócio também. Um deles é a margem de lucro, permitindo, por exemplo, fazer novos investimentos ou até aumentar o salário dos colaboradores. Essa lucratividade, à medida que o planejamento estratégico é revisado e ajustado sempre que necessário, tende a ser duradoura, inclusive em momentos de maior dificuldade da empresa.

A gestão de riscos é justamente isso: estar a par de tudo aquilo que pode prejudicar as margens de lucro e implementar meios de conter ou atenuar eventuais problemas. Com o passar do tempo, os gestores terão mais expertise, conhecimento e visão para não deixar a lucratividade do negócio cair a patamares críticos.

É justamente aí que entram os softwares de gestão e toda a infraestrutura de TI por trás deles. Hoje, a lucratividade dos negócios está diretamente ligada à cultura data driven e à segurança da informação. O primeiro termo consiste em uma cultura organizacional voltada à análise de dados internos e externos da empresa, na intenção de obter insights e oportunidades.

Para poder transformar grandes volumes de dados em inteligência de mercado, é de suma importância adotar mecanismos de segurança da informação. É entender, por exemplo, que os criminosos virtuais estão se sofisticando cada vez mais, sendo crucial investir em tecnologias, políticas e treinamento de colaboradores, na intenção de evitar vazamentos e outros sinistros envolvendo dados.

Tudo isso tem um impacto direto na lucratividade do negócio.

Aumento da durabilidade

Muitas empresas, conhecidas ou não, fecham as portas depois de um certo tempo. Existem várias razões para isso, mas é possível que o planejamento estratégico tenha sido feito de forma errada, ou não tenha sido revisado e ajustado ao longo do tempo.

Dito isso, ter softwares de gestão e uma infraestrutura de TI robusta por trás faz toda a diferença. Com rotinas automatizadas em certos processos, a produtividade do time tende a aumentar, elevando os lucros do negócio. Além disso, o monitoramento contínuo da rede e os meios de bloquear ameaças cibernéticas permitem à empresa manter a sua credibilidade e durabilidade no mercado.

Como implementar o planejamento estratégico na empresa?

Nas subseções seguintes, vamos apresentar etapas fundamentais para implementar o planejamento estratégico na empresa. Confira!

Objetivo

A primeira coisa a fazer é buscar ter clareza de onde se quer chegar. Desse modo, os recursos financeiros e humanos podem ser alocados com mais eficiência, aumentando as chances de o objetivo ser alcançado.

Também é de suma importância consultar as pessoas que atuam no nível operacional da empresa. A razão disso é que esses colaboradores conhecem mais a fundo a realidade prática, podendo auxiliar na elaboração do planejamento estratégico.

Cronograma

Com auxílio do cronograma, os gestores conseguem se organizar e ter uma ideia mais precisa de quando as metas e objetivos traçados podem ser alcançados. A ideia é seguir os prazos com o máximo possível de rigor, mas, caso não, nada impede esse cronograma de ser ajustado.

Também é importante destacar a questão dos graus de dependência. Na prática, é preciso ter em mente que, para uma etapa do cronograma ser iniciada e concluída no prazo, é preciso que outra seja finalizada em tempo hábil. Portanto, tudo deve ser pensado tendo em vista esses graus de dependência.

Uso de software

Dado que é preciso monitorar várias atividades e processos, acompanhar tudo manualmente é impossível. Com um software de gestão, é possível obter informações valiosas, relacionadas, por exemplo, com o desempenho de cada colaborador. Desse modo, é possível sempre melhorar a sua atuação, de modo que ele agregue valor ao negócio.

Outro ponto positivo sobre o uso de software é que ele fica responsável por rotinas manuais, poupando tempo e esforços da equipe. Na prática, os colaboradores podem se dedicar a atividades que demandam mais criatividade e habilidades estratégicas, enquanto o sistema automatiza, por exemplo, o envio de e-mails a clientes e parceiros de negócio.

Análise do ambiente interno e externo

Os gestores podem solicitar relatórios com uma certa periodicidade, visando entender como anda o ambiente interno da empresa. Por meio do software de gestão, tais relatórios podem apresentar informações de grande valor, ajudando esses gerentes a tomar decisões acertadas que ajudarão a companhia a se desenvolver.

Além dos relatórios, é importante se reunir com a equipe, coletar feedbacks e saber como anda a execução do planejamento nos níveis tático e operacional. Com o passar do tempo, podem surgir tanto qualidades quanto deficiências do negócio, e esse encontro com os funcionários têm justamente o intuito de expor pontos fortes e fracos.

Um exemplo simples são os custos para produzir algo ou a logística empregada na entrega do produto ao cliente. Se esses custos estiverem muito altos, isso certamente vai causar alguma retração na procura, impedindo a empresa de obter o faturamento e o lucro que precisa para se desenvolver dentro de um período estipulado. Quando isso é repassado aos gerentes, eles podem usar os relatórios para ter uma ideia mais precisa da situação.

Sobre o ambiente externo, o que precisa ser estudado são os concorrentes, o mercado e os clientes do negócio. É nesta análise que os gestores identificam o que pode colocar em cheque o crescimento da companhia e as oportunidades que podem surgir, bem como o timing em que elas devem ser aproveitadas.

Um termo bastante pertinente nesse sentido é o brainstorming. Este pode ser entendido como uma tempestade de ideias, que devem ser expostas em reunião sem nenhum refinamento. Isso porque a filtragem dessas ideias é feita em um momento posterior.

Por exemplo, é comum fazer uma análise sobre as práticas do concorrente que estão fazendo este negócio prosperar. A ideia não é exatamente copiar, mas sim adaptar à realidade do negócio o que está dando certo na estratégia do concorrente. Até porque duas companhias, ainda que do mesmo setor, sempre podem ter alguma particularidade, impedindo que uma prática seja totalmente reproduzida.

Filosofia organizacional

Podemos dizer que a filosofia organizacional está ligada à missão, valores e visão da empresa. Muito provavelmente, você já deve ter visto essa informação em várias organizações, sendo algo crucial no bom andamento do planejamento estratégico.

A missão da empresa vai muito além de vender um produto ou serviço que satisfaça os anseios e necessidades dos clientes. A ideia é ir além, mostrando como essa companhia impacta a sociedade, trazendo ganhos a ela. A visão está relacionada à maneira como o negócio se vê daqui a alguns anos, e os valores correspondem aos princípios adotados, como a responsabilidade e a ética.

Mapa estratégico

A ideia do plano estratégico é materializar aquilo que foi pensado pelos gestores. Nesse sentido, existe um modelo bastante consolidado, sendo composto por 4 perspectivas. São elas:

1. Finanças;
2. Clientes e mercado;
3. Processos internos;
4. Capital humano.

De fato, essas quatro perspectivas se relacionam, cabendo aos gestores especificar o que é preciso para o sucesso do planejamento estratégico. Por exemplo, se a intenção é aumentar a base de clientes e a atuação no mercado, é preciso verificar se o capital humano e financeiro disponível é suficiente ou precisa ser expandido. Caso não precise, pode ser necessário revisar processos e eliminar aqueles que não agregam ao negócio.

Uso de métricas

Existe uma diferença entre métrica e KPI. O primeiro é um indicador que pode ser usado para acompanhar o cotidiano operacional da empresa. Já o segundo vai além, sendo definido no planejamento estratégico, exigindo monitoramento constante.

Plano de ação

Talvez você imagine que o cronograma e o mapa estratégico já especifiquem o que a empresa precisa fazer. Contudo, isso é melhor descrito no plano de ação, sendo que ele especifica, entre outras coisas, a quantidade de insumos que precisa ser obtida na produção de algum bem.

O plano de ação também deixa claro o tempo de duração dos processos e atividades na companhia. Na prática, todos os pormenores são especificados, cabendo a todos os colaboradores seguir à risca as informações contidas nesse plano de ação.

Para elaborar esse plano, existem algumas metodologias que podem ser aplicadas. A seguir, vamos mostrar duas delas, que são o 5W2H e o PDCA. Acompanhe!

5W2H

O nome da metodologia pode parecer estranho, mas quando ele é destrinchado, passa a fazer todo sentido. Um plano de ação baseado em 5W2H é composto pelas 7 seguintes diretrizes:

1. W de What: o que será feito;
2. W de Why: porque essa atividade será executada? A ideia aqui é saber o quanto essa rotina agrega de valor ao negócio;
3. W de Where: onde o trabalho será realizado;
4. W de When: quando será feito;
5. W de Who: quem será o colaborador responsável pela atividade;
6. H de How: Como o procedimento será conduzido;
7. H de How much: quanto vai custar a atividade e qual o orçamento que a empresa dispõe no momento.

PDCA

A sigla em inglês PDCA significa Plan, Do, Check and Act, ou Planejar, Fazer, Verificar e Agir. O intuito dessa metodologia é prover um meio de monitorar e melhorar continuamente os processos da empresa, evitando a estagnação ou a retração.

O Plan identifica as tarefas que precisam ser executadas. Já o Do corresponde à execução em si, sendo realizado todos os dias na companhia. O Check consiste no confronto entre o planejado e o executado, cabendo aos gestores saber o que não foi bem-sucedido, para que no Act ele implemente os ajustes e melhorias necessários. Depois que esta última etapa é concluída, tudo se reinicia com o Plan.

Como acompanhar as tendências do planejamento estratégico?

O planejamento estratégico não é algo engessado e estático. Dependendo da dinâmica do mercado, novas metodologias e práticas podem aparecer, sendo importante os gestores estarem a par delas. Uma das principais tendências que podem ser citadas é o data driven, que consiste em uma empresa que toma decisões baseadas em dados.

Portanto, a tecnologia é a grande tendência do planejamento estratégico. Além do data driven, o uso de softwares específicos se faz cada vez mais necessário, ajudando, por exemplo, na elaboração de cronogramas, mapas estratégicos e planos de ação.

Na esteira da tecnologia está a computação em nuvem. Esta pode trazer uma economia significativa ao negócio, em relação aos gastos com infraestrutura de TI. Na prática, hoje em dia é muito mais barato expandir o poder de armazenar e processar dados da empresa, algo que, outrora, exigia a aquisição de novos equipamentos de hardware, como computadores e servidores.

Em vez de um processo moroso de cotação, a empresa, por meio de um provedor de nuvem, pode expandir ou contrair recursos com muito mais rapidez. Isso é importante na hora de lidar com picos de acessos ao site do negócio, que passa a apresentar menos instabilidade e permanece no ar. Sem dúvida, a nuvem é uma excelente aliada na boa performance do negócio na rede, tornando-a mais confiável e aumentando sua base de clientes.

Como tomar decisões acertadas na empresa?

Por mais que o plano de ação esteja sendo implementado, com o devido monitoramento, isso ainda não garante o acerto no processo decisório. Para isso, é preciso contar com dados confiáveis, e se possível, que possam ser atualizados em tempo real.

Desse modo, os gestores passam a compreender melhor as atividades internas e o grau de impacto no negócio. Às vezes, um tempo longo entre a realimentação dos dados pode fazer algumas informações passarem despercebidas, tornando as decisões menos efetivas.

Dito isso, uma das coisas mais importantes a serem feitas é adotar na empresa uma cultura data driven. Não só os gestores, mas também os colaboradores precisam incorporar essa nova mentalidade, pois isso vai contribuir no crescimento e competitividade da companhia.

Como vimos neste guia completo, o planejamento estratégico de uma empresa deve ser composto de objetivos, métricas e indicadores de performance. Dessa forma, é possível os gestores tomarem decisões mais acertadas, com base no monitoramento das atividades realizadas nos níveis tático e operacional da companhia.

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