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Product Backlog: tudo que você precisa saber sobre o tema

Você está implementando metodologias ágeis na gestão de projetos da sua empresa e se deparou com o termo Product Backlog. Saiba que ele é um dos principais passos para garantir o sucesso do projeto, sendo um dos primeiros passos para que você inicie o trabalho e entregue um resultado de excelência para o cliente.

Mas, você sabe exatamente o que é o Product Backlog? Entende como implementá-lo no seu time e quais são os benefícios que ele pode gerar para a sua empresa? Sabe quais são as etapas de implementação e os cuidados que você precisa tomar nesse momento? Se você tem alguma dúvida sobre o tema, está na hora de descobrir tudo sobre Product Backlog, uma das etapas do scrum.

Continue a leitura e tire as suas dúvidas agora mesmo.

O que é um Scrum?

O Product Backlog é uma das etapas de uma metodologia maior, chamada Scrum. Ele consiste em uma metodologia de gestão de projetos baseada no movimento ágil, na qual são implementadas uma série de etapas para garantir maior eficiência e qualidade no trabalho da equipe ao longo do processo.

Os principais conceitos relacionados a essa metodologia são:

  • Product Backlog;
  • Sprint Backlog;
  • Daily Scrum;
  • Product Owner.

O Product Backlog é a primeira etapa desse processo e, ao longo desse artigo, você vai desvendar essa metodologia e entender um pouco mais sobre cada um desses conceitos.

O que é Product Backlog?

Antes de começar a entender o conceito de Product Backlog é importante que você pense um pouco em como iniciar os seus projetos na empresa. Provavelmente, você ou sua equipe conversam com o cliente e, a partir da identificação da demanda que ele tem, começam a desenhar um modelo de produto — também chamado de escopo — para iniciar as atividades.

É exatamente nesse momento que o Product Backlog entra. Ele faz parte do Scrum, uma metodologia ágil de gestão de projetos, e consiste na definição das características iniciais do produto que será desenvolvido pela equipe. Ele consiste, portanto, da definição dos principais requisitos do produto.

Parece semelhante a um escopo, não é mesmo? Porém, o Product Backlog tem algumas especificidades. Em primeiro lugar, não são definidas todos os requisitos de forma fechada, o que significa que o Product Backlog está em constante alteração e pode ser modificado ao longo do desenvolvimento do projeto.

Isso porque, seguindo a lógica das metodologias ágeis, é muito difícil fechar todos os requisitos logo no início do projeto, uma vez que nem o cliente, nem a equipe sabem o que vem pela frente. Dessa forma, é mais adequado definir todos os elementos ao longo do desenvolvimento, adaptando o Product Backlog à medida que o projeto toma forma. O que é definido aqui são as prioridades do cliente, ou seja, quais as etapas devem ser realizadas primeiro.

Essa é uma outra característica central do Product Backlog, a definição das prioridades, que devem levar a uma identificação do mínimo que é preciso realizar para começar a entregar o produto ao cliente, iniciar uma primeira interação. Isso permite que você interaja com o cliente ao longo do projeto, mostrando o que já foi executado de forma a coletar feedbacks, corrigir falhar e, inclusive, reestruturar o projeto. É a partir do Product Backlog que é definido o Sprint Backlog.

O que é um Sprint Backlog?

O Product Backlog é a base para o desenvolvimento do Sprint Backlog. Ele é um ciclo de desenvolvimento de produto no qual a equipe realizará uma série de atividades.

Para entender melhor, imagine que você listou aos principais requisitos do projeto e ordenou-os segundo as prioridades do cliente. A partir disso, é hora de transformar esses requisitos (o Product Backlog) em uma lista de atividades que devem ser realizadas pela equipe para que o projeto saia do papel, não é mesmo? Isso é o que se chama de Sprint Backlog.

É importante que você saiba que o Sprint precisa ocorrer em um período de tempo pré-determinado (o Time Box), que deve ter, no máximo, 4 semanas. Além disso, as atividades a serem realizadas devem ser bem descritas, de forma objetiva, para que a equipe saiba exatamente o que fazer. Também é indicado que você delegue as atividades aos membros do time, evidenciando quem é o responsável por cada uma delas.

Qual a importância do Product Backlog?

O Product Backlog é uma ferramenta essencial para qualquer projeto. Afinal, ele serve como a principal referência na hora de planejar todas as outras etapas de execução.

É nele que você define o requisito do projeto, o que ele precisa conter, quais são as necessidades do cliente e como a equipe as atenderá. Nele também são definidas as prioridades do projeto, o que deve ser feito primeiro. Portanto, ele serve como um norte para você e para o time. É a partir dele que o Sprint será definido, assim como as metas e os objetivos do projeto.

Além disso, diante de um problema ou da necessidade de tomar uma decisão em relação ao projeto, o Product Backlog deve ser o principal referencial. É necessário consultar as prioridades do projeto de forma a tomar decisões de acordo com as principais necessidades dos clientes que precisam ser atendidas, garantindo o melhor resultado final.

Como funciona o Backlog?

Agora é a hora de você entender, na prática, como funciona o Product Backlog. Dessa forma, todos os conceitos utilizados até agora ficarão mais claros.

Para isso, imagine que um cliente chegou à sua empresa solicitando o desenvolvimento de um software. Isso caracteriza um projeto, não é mesmo? Portanto, é hora de começar a implementar o Product Backlog.

Em primeiro lugar, a sua equipe precisa conversar com o cliente, entender quais são as principais demandas que ele tem. É preciso ir a fundo para descobrir o que efetivamente o cliente deseja com o software, resultados esperados, principais dores e requisitos secundários que ele gostaria.

A partir dessa conversa, o Backlog começa a se formar. Ele é construído com a ajuda de todo o time, de forma a transformar os desejos do cliente em uma lista de itens, os requisitos do projeto. Portanto, se o cliente diz que precisa de um software protegido, que exija login e senha para ser acessado, isso deve ser incluído no backlog como:

  • o usuário precisa ser capaz de criar um login e senha;
  • o usuário precisa ser capaz de alterar a senha quando necessário;
  • o usuário precisa conseguir acessar o software com o login e senha criados.

Esse é apenas um exemplo de backlog, ou melhor, de uma parte pequena do backlog de um projeto maior. Porém, ele não para por aí.

A partir da criação da lista, também é necessário priorizar os itens de acordo com os que devem ser solucionados primeiro ou os mais importantes para os clientes. Nesse momento, o product owner ou P.O deve organizar e priorizar cada um dos itens da lista, empilhando-os de forma que os prioritários fiquem em primeiro lugar.

O fim do processo ocorre quando você define os sprints nos quais cada item deve ser encaixado. Isso deve ser feito tendo em mente que os sprints têm um tempo determinado para acontecer, o que significa você deve organizá-los pensando na viabilidade de executar esse grupo de atividades em determinado tempo.

Cada vez que uma atividade começa a ser executada, ela sai do backlog e vai para a etapa de desenvolvimento. Também é importante revisar o backlog de tempos em tempos, de forma a adaptá-lo ao feedback do cliente e às novas necessidades que podem surgir.

Quem deve administrar o Backlog?

Apesar de contar com a participação do time como um todo, deve-se delegar a administração do Backlog à apenas uma pessoa, de forma a evitar contradições e erros. O responsável deve ser o chamado Product Owner.

Todo time deve ter um — e apenas um — Product Owner. Ele é o responsável pela definição do Product Backlog e por qualquer mudança que deva ser implementada. Dessa forma, é a pessoa que organiza a lista de atividades, delega-as e acompanhar o desenvolvimento de cada uma, garantindo o sucesso do projeto. Ele atua, portanto, como um gestor do Product Backlog.

Alguns autores afirmam que o cliente deve ser o Product Owner. Afinal, quem melhor do que o cliente para dizer o que deseja? Porém, essa pode não ser a melhor solução. Isso porque o cliente nem sempre consegue expressar, em palavras e termos técnicos, o que realmente necessita. Dessa forma, o ideal é que o Product Owner seja um membro do time capaz de fazer isso, ou seja, traduzir as necessidades do cliente em uma lista de requisitos para o projeto.

Ele tem ainda um outro papel no projeto como um todo: o de maximizar o valor do produto. Ou seja, ele é o responsável por garantir que todas as atividades a serem realizadas irão agregar valor ao produto e, consequentemente, ao cliente. É por isso que o Product Owner é quem estabelece as melhorias a serem feitas e reestrutura o Backlog quando necessário, de forma a garantir que as necessidades dos clientes serão atendidas.

Quais são as etapas do Product Backlog?

Para colocar o Product Backlog em prática, é necessário seguir algumas etapas. São elas:

Inclusão

A primeira etapa é definida como inclusão por ser o momento de transformar os desejos do cliente em itens do Backlog. Esses itens devem ser incluídos em forma de texto, que pode ter diversos formados, de acordo com as preferências do time. Porém, é importante que eles sejam claros e objetivos, de forma a garantir que todos entendam quais são as atividades que devem ser executadas.

Priorização

Outro elemento central do Backlog é a priorização dos itens. Ela deve ser baseada no valor gerado por cada um deles, ou seja, ou que agregam mais valor precisam vir primeiro. Também precisa seguir uma lógica de desenvolvimento do projeto. Afinal, algumas etapas dependem da conclusão de outras.

Essa é uma das etapas mais importantes, uma vez que ela determina o que efetivamente precisa ser realizado. Pode ser, inclusive, que você perceba que alguns dos itens não devem ser feitos, por não agregar nenhum valor ao produto final. Quando isso acontecer, eles precisam ser retirados ou colocados no fim da lista, para serem revisitados no futuro.

Refinamento

Antes de retirar os itens do Backlog para que eles sejam desenvolvidos, pode ser necessário algum refinamento, ou seja, mais definições e alinhamentos acerca do que deve ser feito. Portanto, o refinamento é uma etapa central, que deve ser realizada de forma cíclica para garantir o sucesso do projeto.

Estimativa

Outra etapa do Backlog é a estimativa, que se refere a uma definição de quantos membros do time devem ficar responsáveis por determinado item, assim como quantas horas terão de ser dedicadas por cada um deles para a sua conclusão. Essa estimativa deve ser o mais próximo da realidade possível, de forma a evitar atrasos e imprevistos ao longo do projeto.

Ela é importante uma vez que evidencia o tempo de duração do projeto e, mais do que isso, os custos de cada um dos itens. Isso porque cada hora de trabalho dos seus colaboradores exige investimentos financeiros da empresa. Dessa forma, também é necessário estimar o valor gasto para a execução do projeto, de acordo com cada um dos itens do Backlog.

Construção

Essa etapa significa que os itens do Backlog estão maduros, ou seja, podem sair dele para irem para a fase de desenvolvimento. Portanto, é a hora de construir, desenvolver os itens, sempre no momento adequado — ou seja, no Sprint previsto.

É importante ressaltar que, no momento de desenvolver, você pode perceber que determinado item não agrega valor e, por isso, deve ser cancelado. Isso também acontece nessa fase de desenvolvimento e, mesmo quando cancelado, o item deve ser mantido no histórico do projeto, com descrições sobre o porquê do cancelamento.

Como fazer o Backlog?

Agora que você já entende muito bem o que é o Backlog, como ele é aplicado e quais são as suas etapas, é hora de entender como colocar isso em prática na sua empresa. Descubra agora o passo a passo.

Defina o time e o Product Owner

O primeiro passo para realizar qualquer projeto é definir o time responsável por ele. Portanto, comece com a identificação de quem são os colaboradores que participarão, de acordo com as habilidade exigidas para o sucesso do produto final.

Nesse momento, lembre-se de que o time deve ser heterogêneo, ou seja, combinar profissionais com diferentes perfis de forma que um complete o outro nas suas limitações. Além disso, envolva apenas os colaboradores que efetivamente precisam fazer parte do projeto, de forma a evitar desperdício de recursos mas sem sobrecarregar nenhum membro do time.

Aqui também se define o Product Owner, o responsável pelo Product Backlog. Ele precisa ser uma pessoa capaz de tomar decisões rápidas, identificar problemas e liderar uma equipe. Além disso, uma das competências mais importantes desse profissional deve ser a comunicação, uma vez que é ele que traduz a demanda do cliente em itens do Backlog ao longo de todo o projeto.

Consulte materiais sobre o cliente

A base para o desenvolvimento do Backlog são os desejos do cliente, não é mesmo? Portanto, é essencial que você consulte todos os materiais que tiver sobre ele, principalmente aqueles adquiridos na hora de fechar o contrato e entender quais são as principais dores e quais problemas ele busca solucionar com o seu produto.

Caso sinta falta de alguma informação, não hesite em consultar o cliente novamente. É importante que ele faça parte do processo de forma a garantir que o produto será um sucesso.

Identifique o tipo de produto a ser desenvolvido

Quando se fala em equipes de desenvolvimento, existem dois tipos de produto nos quais você pode trabalhar. O primeiro deles é a criação de um software totalmente novo, ou seja, do zero. Outra opção é a adaptação ou melhoria de um produto desenvolvido anteriormente, incluindo funcionalidades ao que o cliente já utiliza.

Portanto, defina qual dos dois tipos de produtos será desenvolvido pelo seu time. Isso interferirá, diretamente, no planejamento de todas as outras etapas.

Defina o ciclo de vida para o Backlog

Outra definição importante está relacionada ao ciclo de vida do Backlog. Isso porque ele pode ser temporal ou atemporal, dependendo da demanda do seu cliente.

O Product Backlog temporal tem início, meio e fim. Isso significa que, quando ele termina, não é revisitado, a não ser que ocorra algum problema. Já um Backlog atemporal é cíclico, o que significa que seus itens ou, pelo menos, alguns deles, são revisitados periodicamente. O segundo caso é mais comum em empresas que consideram que, enquanto o software desenvolvido existir, ele deve ser revisitado de tempos em tempos.

Siga as etapas do Backlog

Agora é a hora de colocar todas as etapas do Backlog em ação. Esse é o momento de efetivamente rodar o processo, sempre com atenção às exigências de cada uma das suas etapas.

Inicie o Sprint Backlog

Após a conclusão das etapas do Backlog, é hora de rodar os Sprints. Defina quais itens serão incluídos em cada um dos Sprints do projeto e delegue as atividades aos colaboradores.

Aqui é importante que você entenda que, durante cada um dos Sprints, é importante implementar o Daily Scrum. Ele é uma reunião de, aproximadamente, 15 minutos, na qual todos os membros do time relatam rapidamente o andamento do projeto nas últimas 24 horas. Ela deve ocorrer todos os dias, antes ou depois das atividades, de forma acompanhar de perto a execução do projeto. Ao final, é necessário realizar uma reunião maior na qual os resultados são avaliados como um todo.

Revise com frequência

O Backlog não é uma lista de itens fechados que, após ser definida, não sofre nenhuma alteração. Pelo contrário. Como todo processo na metodologia ágil, o Backlog também é bastante flexível, o que exige que ele seja revisitado com frequência. Portanto, sempre analise os itens de acordo com o feedback do cliente, problemas encontrados ao longo do projeto e resultados.

Finalize o projeto e analise os resultados

Por fim, quando o Backlog se der por encerrado, ou seja, quando todas as etapas já estiverem no ciclo de desenvolvimento, finalize o projeto e analise os resultados. Isso é importante para garantir coletar feedback sobre a execução e melhorar continuamente a implementação dessa ferramenta, corrigindo erros encontrados ao longo do tempo e buscando a adequação do Backlog à realidade da sua empresa.

Quais cuidados tomar com o Product Backlog?

Na hora de implementar o Product Backlog, é importante que você tome alguns cuidados. São eles:

  • evite itens muito grandes e complexos, dando preferência para a separação deles em tópicos menores;
  • só envolva quem for necessário no Backlog, evitando conflitos e reuniões muito cansativas;
  • fique atento aos prazos, de forma a evitar atrasos;
  • defina os critérios de qualidade para que o Product Backlog seja aplicado da melhor forma possível;
  • corrija estimativas que se mostrarem inadequadas ao longo do tempo;
  • formalize todo o processo para garantir a gestão do conhecimento na empresa.

Quais ferramentas online podem auxiliar o Backlog?

Como você já sabe, existem diversas plataformas e softwares que podem ajudar você a implementar as metodologias ágeis na sua empresa. E, quando se fala em Backlog, a situação não é diferente. Descubra agora quais são as ferramentas que podem ser suas maiores aliadas nesse processo:

  • Trello;
  • Scrumhalf;
  • PangoScrum;
  • Azana;
  • Jira.

Nesse artigo, você descobriu o que é o Backlog, um dos passos da implementação do Scrum na gestão de projetos. Também entendeu como ele funciona na prática, quais são as etapas do Backlog, seus principais conceitos e como implementá-lo na sua empresa. Além de tudo, ainda recebeu dicas de cuidados na hora implementar essa metodologia e ferramentas que podem atuar como aliadas. Agora que você já sabe tudo sobre Backlog, o que está esperando para implementá-lo na sua empresa e aproveitar todos os benefícios que essa metodologia ágil pode trazer?

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