Afinal, o que é Kanban e como ele pode otimizar seus processos?

Toda empresa, independentemente do porte, possui uma série de processos coexistindo em seu cotidiano. Muitas vezes, mesmo que algum processo pareça funcionar de forma eficiente, pode haver várias falhas em seu meio — o que o torna contraproducente.

Existem muitas maneiras de trabalhar a melhoria de situações assim. Uma das que mais se destaca é o Kanban. Mesmo com uma implementação largamente utilizada, muitas empresas ainda não sabem o que é e como essa metodologia funciona.

Por isso, preparamos o conteúdo de hoje com tudo o que você precisa saber sobre o Kanban e como pode adotar essa ferramenta para otimizar os seus processos. Boa leitura!

O que é Kanban?

Criado há dezenas de décadas na fábrica da Toyota, no Japão, o Kanban é um método eficiente de controlar, organizar e evoluir os processos existentes dentro de uma empresa. Sua filosofia é eliminar qualquer ação ou função desnecessária no entorno em que é aplicado, aperfeiçoando a maneira como as atividades são feitas.

Na prática, o Kanban é normalmente utilizado com um quadro, no qual há colunas que funcionam como etapas do processo. As tarefas são quebradas ao máximo e separadas em representações visuais, que são chamadas de cards, seja em postites ou em um software.

Definida a prioridade das tarefas, elas são passadas à frente e toda a energia da equipe será empregada para concluí-las. Feito isso, são passadas novas atividades à frente, que serão o próximo foco, e assim sucessivamente.

Não há um número certo de etapas no processo, pois uma das características do Kanban é que ele é adaptável a qualquer ramo de negócio. Além disso, seu quadro é muito produtivo quando usado com outras metodologias ágeis, como o Scrum, por exemplo.

Como as atividades podem ser divididas?

É muito comum associar o uso do Kanban apenas a grandes negócios e linhas de produção, mas a metodologia pode ser utilizada para todos os setores de uma empresa. Isso porque seu quadro pode ser facilmente dividido de maneira que facilite todas as atividades.

De uma forma bastante simples, é possível separar as tarefas por urgência e necessidade em uma lousa ou com o uso de postites. Basicamente, elas podem ser organizadas em três colunas:

1. to do (a fazer) — todas as tarefas identificadas que ainda precisam ser feitas;
2. doing ou work in progress (fazendo) — tarefas que já estão em andamento;
3. done (feito) — tudo o que já foi realizado.

Além dos três estágios de andamento das tarefas, também é preciso atentar à linguagem utilizada pelas diferentes áreas, uma vez que cada uma delas utiliza termos próprios: melhoria, bug, teste, entre outros.

Após montar essa lista, deve-se determinar os prazos (estabelecendo dias e horários) que a equipe responsável terá para executar as atividades, sempre de acordo com seu grau de complexidade.

Por exemplo, o que é mais simples ou mais urgente tem preferência na fila. Já aquilo que tem mais tempo para ser feito ou que tem um grau de dificuldade mais elevado, entra mais atrás na fila.

O Kanban é um sistema compacto, simples e fácil de ser implementado, mas para que funcione de forma positiva deve ser alimentado diariamente a fim de evitar a sobrecarga ou ociosidade dos funcionários. Dessa maneira, as tarefas também ficam sempre em dia e organizadas.

Quais são os benefícios dessa metodologia?

Muitos benefícios do Kanban serão visualizados em um curto prazo, mas no longo prazo essa ferramenta mostra-se uma poderosa aliada da área de TI e da empresa como um todo. Veja algumas das conquistas alcançadas.

Redução do desperdício de recursos

Com uma representação visual muito clara, o Kanban mostra a olhos vivos quais recursos estão sendo desperdiçados, sejam eles de pessoal ou de material. As ações para mitigar essa situação se tornam instantâneas e isso vai aumentando exponencialmente, criando uma corrente de melhoria no aproveitamento dos ativos da companhia.

Maior produtividade da equipe

Como todos os envolvidos no projeto podem ver o painel do Kanban, cada um sabe o que está fazendo e o que ainda há para finalizar. Essa facilidade gera um compartilhamento de informações muito maior e, com um integrante da equipe ajudando o outro, a resolução dos problemas emerge de forma mais rápida e com uma taxa de acerto consideravelmente maior.

Mais disciplina

Quando o time entende o que é o Kanban e percebe os resultados positivos alcançados ao seguir a metodologia, a resiliência começa a aparecer em todos (que tendem a continuar respeitando o processo).

Essa nova mentalidade ajuda a empresa a mostrar para seus funcionários como suas dinâmicas internas, se seguidas — assim como o Kanban —, trarão muitas vantagens para o ambiente.

Abreviação dos ciclos de desenvolvimento

A aplicação do Kanban tem como característica fazer com que as atividades sejam concluídas em períodos curtos, assim como as Sprints do Scrum. Dessa forma, a apresentação de produtos entregáveis é muito mais veloz, mostrando sempre a evolução do projeto e aumentando o conceito de melhoria contínua na empresa.

Esses são apenas alguns dos diversos benefícios conquistados com o Kanban. Porém, para entender melhor ainda como esse método funciona, é preciso conhecer seus tipos.

Quais são os tipos de Kanban?

Crescente na área de TI, a metodologia possui dois tipos (que se aliam quando empregados simultaneamente). Veja, abaixo, quais são eles!

Kanban de produção

Esse tipo de aplicação serve para que seja calculado quanto o time consegue produzir em um prazo específico. O aprendizado para conseguir determinar a demanda é empírico, portanto, é comum e aceitável que, em suas primeiras utilizações, as estimativas possam ser super ou subestimadas.

Após alguns ciclos de aplicação do Kanban de produção, a equipe se torna cada vez mais coerente na hora de garantir o que consegue (ou não) fazer em um determinado intervalo de tempo.

Kanban de movimentação

A movimentação é realizada conforme sejam identificadas novas passagens de etapas. Novamente usando o processo empírico de aprendizado, as atividades são segregadas de maneira mais eficiente a cada ciclo de Kanban.

Com o passar do tempo, a equipe começa a dividir as tarefas de forma que elas mudem de fase com tempos semelhantes, para que nada cause grandes impactos e travamentos de outras demandas.

Como implementar esse método na empresa?

Quando for implantar essa metodologia, fique atento a alguns itens fundamentais para que o processo seja bem-sucedido.

Escolha o melhor formato de quadro para o projeto

Sendo totalmente adaptável a qualquer cenário, o Kanban não tem diretrizes restritas sobre como tudo deve ser seguido. As etapas que serão colocadas no quadro devem ser definidas, em sua maior parte, antes mesmo de se iniciar seu uso.

Um time de desenvolvimento pode ou não fazer parte de etapas como testes, homologação e implantação de projetos. Então, cada fase do processo deve ser considerada.

Opte por representações de fácil entendimento

Não economize na diferenciação de cores nos cards do quadro. Quanto mais fácil for identificar as tarefas por prioridade, tipo e situação, as ações se tornam mais vertiginosas. Além disso, o senso de responsabilidade tende a aumentar quando uma pessoa percebe como sua atividade é prontamente destacada entre as demais.

Descubra se a equipe prefere quadros físicos ou digitais

Para melhorar a produtividade do time é preciso entender se ele prefere enxergar e manipular os cards em forma física ou por meio de um computador. Caso a primeira opção seja escolhida, um espaço isolado deve ser reservado para o quadro — que precisa ficar bem visível a todos, sem exceção.

Ao optar pelo modo virtual, essa organização pode se dar a partir de algum software de gerenciamento de tarefas. O Trello (ferramenta online e gratuita) é um dos exemplos, permitindo o compartilhamento facilitado das atividades entre todos e o acesso tanto por desktops como por dispositivos mobile.

Estude muito e ofereça a formação adequada para o time

Essa dica parece óbvia, mas a realidade é que nem sempre é vantajoso deixar o Kanban para ser aprendido somente na prática. Por ser um método altamente adaptável, as pessoas podem pensar que qualquer coisa que realizem pode fazer parte do Kanban.

Certas filosofias do processo devem ser respeitadas. Para isso, elas devem estar bem compreendidas na cabeça de todos, que trabalharão como unidade e reconhecerão os limites de aliar o método à realidade do negócio.

Sendo assim, uma das garantias do funcionamento do método diz respeito à capacitação da equipe quanto aos seus conceitos e princípios. Como o sistema impacta a cultura da empresa, pode-se notar certa resistência dos funcionários nos passos iniciais do processo.

Por isso, além de explicar a importância do papel de cada integrante, também é fundamental deixar bem claro todos os pontos positivos da mudança, especificando seus principais benefícios a médio e longo prazo.

Analise e melhore continuamente

Com o funcionamento do Kanban em plenos pulmões, é chegada a hora de avaliar se o método realmente está trazendo os resultados esperados para a melhoria contínua dos processos. Essa medição pode ser realizada com o auxílio de outras ferramentas de metodologia Lean, como o Mapeamento do Fluxo de Valor e o Lead Time.

Uma vez realizadas as análises e ajustados os lemes, a equipe deve continuar pensando em possíveis melhorias nos setores. É preciso que os colaboradores se sintam livres para enxergar oportunidades de mudança, dar ideias e também que se adaptem a toda e qualquer modificação.

Agora que você sabe o que é Kanban e percebeu que a metodologia não envolve muito mistério, fica mais simples entender por que ela é tão adotada no meio corporativo. São milhares as empresas mundo afora que se servem dessa prática e desfrutam de seus benefícios.

Seu uso em times de TI é muito produtivo e de aplicação simples, trazendo novas realidades e conhecimento apurado a todos, além de funcionar muito bem para qualquer ramo, seja em times de desenvolvimento ou de infraestrutura.

Gostou de descobrir mais sobre o Kanban? Então, compartilhe esse artigo nas redes sociais e ajude a levar informação para seus amigos!