5 problemas durante a implementação de sistemas e como superá-los

A implementação de sistemas é uma das etapas mais críticas do investimento em um software. É neste momento em que a empresa saberá como ele se adapta ao seu fluxo de trabalho e os erros existentes. Se o negócio pretende fazer isso adequadamente, portanto, ele deve tomar medidas que reduzam os riscos e consigam preparar as equipes caso alguma falha ocorra.

Uma das melhores maneiras de realizar isso é entendendo quais são os principais erros cometidos por empresas nos processos de implementação de sistemas. Saiba quais são em detalhes a seguir!

Como o processo de implementação de sistemas ajuda empresas?

A implementação de sistemas é a etapa do processo de investimento em que o time de TI, aliado à equipe de consultoria de investimentos em softwares, integra a aplicação à infraestrutura tecnológica do negócio.

Nessa etapa são realizados ajustes que envolvem fatores como:

• as configurações de segurança e privacidade da ferramenta;
• a integração do software com outras aplicações já existentes;
• a personalização das configurações para maximizar o desempenho e a disponibilidade dos recursos de acordo com o perfil da infraestrutura e do negócio;

Por que devemos ter cuidados durante essa implementação?

A implementação de sistemas, quando bem feita, garante que o software atenderá plenamente às expectativas da empresa. O time de TI conseguirá ajustar a aplicação de acordo com as metas existentes e as normas de compliance e segurança digital. Tudo isso sem comprometer a performance da aplicação.

Em conjunto, esses fatores garantem ao negócio a habilidade de integrar plenamente o sistema com a infraestrutura de TI. Ou seja, garantem que os recursos aplicados na aquisição do software serão convertidos em mais competitividade e inovação para o negócio.

Quais são os problemas mais comuns na implementação de sistemas?

A implementação de sistemas é uma rotina que pode passar por vários problemas. Conhecer quais são ajuda os times a se prepararem adequadamente e, assim, conseguir evitar que estes riscos afetem o seu fluxo de trabalho. Confira a seguir os mais comuns!

1. Falta de planejamento

A falta de planejamento é um dos piores problemas que podem afetar a implementação de um sistema. Esse erro impacta negativamente todas etapas do processo de integração da ferramenta e, ao mesmo tempo, traz prejuízos para a empresa.

Por isso é importante utilizar um planejamento robusto e capaz de auxiliar o negócio a ter uma integração fluída, o que pode ser feito:

• conhecendo as demandas dos usuários;
• avaliando o perfil das equipes que utilizarão a ferramenta;
• definindo prazos e metas com as lideranças da empresa;
• ajustando o planejamento de acordo com as normas do mercado e as políticas de compliance e segurança de dados da empresa.

2. Implementação longa

Uma implementação longa pode impedir a empresa de aproveitar rapidamente os recursos da ferramenta. Ao mesmo tempo, ela pode levar a empresa a utilizar um sistema desatualizado e que falha em entregar valor para a marca. Portanto é sempre importante ficar atento aos prazos para garantir que eles sejam os menores possíveis.

A definição de prazos para a implementação deve considerar o perfil da empresa, as suas demandas e o padrão de qualidade esperado para o processo. Se possível, o negócio pode investir em times de consultoria e outsourcing. Isso ajuda a empresa a contar com times preparados e ter a escalabilidade necessária para implementar o sistema com rapidez e segurança.

3. Falta de engajamento dos usuários

A falta de engajamento dos usuários é um dos principais fatores que impedem o sistema de ser plenamente aproveitado após a sua implementação. Justamente por isso a empresa deve ficar atenta. Afinal de contas, quando os usuários não utilizam o software no seu dia a dia o retorno sobre o investimento é muito menor.

Para evitar que isso ocorra, é importante se comunicar com as equipes sobre o que levou o negócio a fazer o investimento. Os times devem saber como o sistema ajudará no seu dia a dia e os recursos básicos. Assim, com uma comunicação transparente e direta, todos ficarão motivados a usar o software no seu dia a dia.

4. Incompatibilidade do sistema com a infraestrutura de TI

A incompatibilidade do sistema com a infraestrutura de TI afeta grande parte das habilidades de uma empresa obter um bom retorno no seu investimento. Afinal de contas, quando isso ocorre os times não poderão utilizar todos os recursos. Além disso, o compartilhamento de dados entre aplicações será dificultado.

Esse erro é evitado com uma análise robusta sobre como a infraestrutura de TI da empresa é estruturada e as suas regras de uso. Isso permite que o time consiga escolher um sistema alinhado com o seu perfil e faça os ajustes necessários nas etapas de implementação.

5. Inadequação da ferramenta com as demandas do negócio

Um dos maiores problemas que podem acontecer ao implementar um sistema é descobrir que ele não está totalmente alinhado com o perfil da infraestrutura da empresa. Esse tipo de situação impede que os usuários consigam aproveitar em parte – ou a totalidade – dos recursos existentes. Ou seja, traz uma redução no Retorno Sobre o Investimento.

Justamente por isso é importante avaliar se a aplicação adquirida pela empresa será compatível com as demandas do negócio e a sua infraestrutura. Fazer esse tipo de análise torna o investimento mais confiável e robusto. Afinal de contas, todos os recursos poderão ser integrados adequadamente, maximizando as possibilidades de uso da ferramenta.

Investir em sistemas de TI não é um processo simples. É preciso buscar uma solução que seja compatível com o dia a dia do negócio e que consiga agregar valor aos seus serviços e produtos. Ao mesmo tempo, os times precisam garantir que ela seja integrada à infraestrutura de TI e aos fluxos de trabalho adequadamente.

Com um bom preparo, a implementação de sistemas pode ser executada sem riscos e com alto nível de qualidade. Por isso, não deixe de considerar os erros mais comuns e as medidas preventivas apontadas nesse post. Assim, você conseguirá maximizar a qualidade do seu investimento sempre!

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