Integração de sistemas, guia completo!

Companhias modernas investem em diversas soluções tecnológicas para a execução de atividades operacionais com alto padrão de qualidade. Porém, conforme a empresa se expande, o departamento de TI passa a ter uma complexidade maior, gerando gargalos no gerenciamento de recursos e dificultando a realização de procedimentos mais eficazes.

Nesse cenário, a integração de sistemas é uma ótima opção para quem deseja firmar uma gestão operacional de TI mais enxuta. A formação de um ambiente digital profundamente integrado é uma carência do mercado empresarial atual.

Em uma instituição com um fluxo de trabalho mais integrado, é possível deixar processos mais eficazes, reduzir custos e eliminar erros. Quer ficar por dentro de todos os detalhes relacionados à integração de sistemas? Então, não deixe de conferir este guia completo.

O que é a integração de sistemas?

Integração de sistemas é fazer com que diversas soluções digitais interajam entre si de maneira automatizada. Ou seja, é o ato de inserir dados e realizar funções em uma determinada plataforma e garantir que eles sejam compartilhados com outros sistemas, evitando inconsistências e retrabalhos, bem como otimizando o tempo da equipe.

Um exemplo comum no contexto de suporte ao cliente, é o caso de um consumidor que entra em contato com chatbot da empresa, fornece informações a respeito do problema e elas ficam registradas no sistema. Graças à integração, quando o contato é transferido a um atendente humano, ele terá todas as referências desta pessoa na tela de seu computador, agilizando a entrega de soluções.

Em geral, a integração de sistemas legados é realizada nas seguintes situações:

• atualização ou substituição de tecnologias;
• melhora na qualidade dos processos;
• necessidade de aumento da produtividade;
• mudanças consideráveis para aumentar o nível de fidelização do público;
• atendimento em novos canais.

Por fim, é importante reforçar que a integração de sistemas é o processo pelo qual uma empresa introduz otimizações em suas atividades e ferramentas para atender às demandas internas e externas de forma simultânea.

Qual é a importância da integração de sistemas?

Essa categoria de integração gera grandes impactos no cotidiano das equipes e no próprio gerenciamento organizacional, pois facilita a administração de diversos departamentos de forma global.

Fluxos de trabalho são melhorados, rotinas se tornam mais eficientes e processos são realizados de modo colaborativo entre departamentos e colaboradores. Além disso, existem outros benefícios relevantes que essa atividade traz, como.

Redução de custos

Otimizações operacionais levam à redução de custos orçamentários e ao corte de gastos supérfluos. Práticas automatizadas também agilizam procedimentos organizacionais, gerando economia e competitividade. Assim, é possível direcionar recursos poupados para investimentos estratégicos que geram maior qualidade para a empresa.

Ganho de desempenho

Contar com a integração tecnológica faz a empresa ter a capacidade de cumprir todas as suas demandas de forma competitiva por meio do ganho de desempenho. Nesse caso, se destacam as companhias com maior colaboração entre setores internos, garantindo receitas maiores e um grau elevado de inovações.

O contato interno, quando potencializado, pode melhorar as relações profissionais e favorecer a elaboração de estratégias colaborativas, garantindo um funcionamento geral mais eficiente. Tudo isso leva ao aumento produtivo dos times.

Aperfeiçoamento de processos

A melhoria contínua de processos é um preceito indispensável para todo empreendimento que pretende sobreviver no mercado de forma competitiva. Por meio da integração de sistemas, essa prática se torna mais simples, pois os procedimentos são alterados com naturalidade graças ao suporte tecnológico.

Diminuição de retrabalhos

Assim como ocorre com os dados, as tarefas internas e externas da empresa passam a ser gerenciadas em um sistema robusto e eficiente, reduzindo ruídos e retrabalhos. Além disso, a maior acessibilidade aos dados e registros simplifica consultas e recuperações de conteúdos, pois ficam disponíveis a todos departamentos da empresa por meio de permissões de acesso (login).

Se a tecnologia de integração contar com serviços de computação na nuvem, esse benefício fica ainda mais evidente, visto que será possível acessar informações organizacionais de qualquer local e horário.

Dessa forma, no caso de pane em um dispositivo de acesso, por exemplo, o funcionário pode obter dados organizacionais por meio do cloud computing em poucos segundos. Além disso, também se elimina retrabalhos provenientes da repetição de lançamentos de arquivos ou informações em diversos sistemas.

Harmonização entre departamentos

Um dos maiores benefícios desse tipo de integração é seu alinhamento natural. Isso significa que equipes e setores tornam-se devidamente alinhados, favorecendo o desenvolvimento de práticas colaborativas mais precisas, além da ampla troca de experiências entre os times. Assim, o fluxo de trabalho se torna mais dinâmico e unificado.

Melhoria na comunicação e no fornecimento de dados a clientes

Um grande destaque da integração de sistemas é a melhora na comunicação com o público consumidor. Isso acontece porque facilita o acesso às informações durante a interação com clientes, pois basta acessar o sistema central para consultar dados como:

• referências cadastrais;
• histórico de compras, contratos e reclamações;
• número de atendimentos realizados;
• andamento do processo comercial;
• pagamentos realizados ou em aberto;
• procedimentos de troca e cancelamentos.

Garantia de boa reputação no mercado

Ter diferenciais competitivos é importante para melhorar a reputação da empresa no mercado. Por meio de investimentos em tecnologia integrada é possível obter tais resultados. Assim, eles vão compreender que o seu negócio busca melhorar a experiência com seus colaboradores, clientes e parceiros, melhorando a qualidade do trabalho e dos atendimentos.

Com o crescimento do nível de confiança, a empresa sai na frente da concorrência, visto que o público e instituições gostam de fazer parcerias com marcas que apresentam uma base organizacional sólida.

Gestão inteligente do estoque

O controle de estoque em empresas que fabricam produtos físicos ou revendem mercadorias, é essencial para faltas ou excessos de itens sem giro, beneficiando a redução de custos.

Assim como é necessário ter uma quantidade satisfatória para atender à demanda dos consumidores, também é preciso manter o estoque no limite adequado para não comprometer o fluxo de caixa e evitar a perda de mercadorias que ficam paradas — validade e obsolescência.

Nesse sentido, a integração soluciona o problema, visto que permite ao gestor monitorar as informações que apontam as tendências comerciais da empresa. Assim, é possível prever o tempo e o retorno da quantia investida, formando um estoque estratégico capaz de suprir as necessidades do negócio.

Quais são as modalidades de integração de sistemas?

A integração de sistemas pode ser realizada de três formas diferentes. A escolha vai depender do objetivo do seu negócio. Confira.

Banco de dados

Por meio de um programa de extração de dados é possível compartilhar um único banco de dados para integrar os sistemas entre si. Nesse caso, é contratado um profissional Database Administrator (DBA) para realizar esse trabalho.

Contudo, essa abordagem expõe informações e estratégias sensíveis sobre a sua empresa ao DBA. Portanto, é importante ter certeza de que é um profissional confiável e sigiloso. Além disso, é essencial saber se o objetivo do seu empreendimento exige essa maneira de integrar e implementar sistemas.

Compartilhamento de dados eletrônicos

Essa modalidade é realizada por meio de um software que traduz informações dos programas integrados ao sistema e compartilha para outras soluções.

De forma resumida, o compartilhamento de dados eletrônicos depende de uma ferramenta que contribui na compreensão e na comunicação entre as aplicações. Embora seja útil, a dificuldade para elaborar essa modalidade de integração pode comprometer o sucesso da estratégia.

API

A Application Programming Interface — Interface de Programação de Aplicativos — é a abordagem mais eficiente e moderna da atualidade, o que comprova sua popularidade.

O gerenciamento de API faz uma ótima comunicação entre todas as soluções integradas, tornando a circulação de informações mais rápida e precisa, em tempo real. Além disso, ela também criptografa dados gerados e os gerencia de maneira sigilosa. Assim, referências sobre o core business e clientes são altamente sensíveis e devem ser protegidas.

Como a integração de sistemas funciona?

A integração de sistemas é uma abordagem que otimiza a performance e a organização das atividades de uma empresa. Ela pode ser realizada com o objetivo de diminuir a burocracia, reduzir custos e excluir gargalos operacionais. Sem falar que permite a elaboração de fluxos com maior colaboração e comunicação entre equipes e um alinhamento mais extensivo das estratégias.

Para garantir que as melhorias de TI sejam implementadas para a circulação de dados entre vários departamentos, é possível aplicar diversas abordagens. O uso combinado entre computação na nuvem e APIs, por exemplo, favorece a criação de estratégias de comunicação e eleva a capacidade do negócio escalar recursos sempre que for preciso.

Ao priorizar o uso do cloud computing, a comunicação entre sistemas torna-se mais segura e confiável. O compartilhamento de informações será realizado em locais isolados e o gestor de TI poderá encaminhar aprimoramentos a todos os usuários. Já o desenvolvimento de APIs favorece o alinhamento de sistemas para um local em que a troca de dados seja constante.

Quais os possíveis problemas na integração de sistemas e como evitá-los?

Existem várias adversidades que podem prejudicar a integração de sistemas. O primeiro é o problema técnico, pois para fazer com que um software se comunique com outro, é necessário dominar tanto a linguagem de ambos quanto a lógica por trás do funcionamento dos programas. Dificilmente um único profissional vai reunir todas as atribuições para executar tarefas. Por isso, a recomendação é contar com uma equipe qualificada que compreenda a proposta da integração e os problemas da empresa.

Outro gargalo técnico é quando as finalidades das soluções tecnológicas são muito distintas. Logo, a integração de um sistema de pagamento com o de um programa de compra e venda é relativamente fácil, pois os dois funcionam de forma semelhante e complementar.

No entanto, se mais aplicações entram nesse processo, o desafio é maior, já que tratamento de dados é diferente em cada módulo ou programa. Isso significa que cada recurso utiliza abordagens distintas para executar as mesmas funções, o que acrescenta novas camadas de complexidade na estratégia de integração.

Para ser aplicada com sucesso, a integração deve corrigir problemas de ordem organizacional, realizando alterações na forma de trabalho da equipe. Ao alterar o fluxo operacional dos setores, a equipe de integração pode enfrentar uma oposição por parte dos colaboradores ou até dos coordenadores (gestores e líderes). Logo, é necessário atuar com flexibilidade e apresentar as melhorias com clareza para garantir a aceitação de todos.

Quais os riscos de não gerenciar a integração de sistemas?

Companhias que negligenciam essa prática correm o risco de encontrar dificuldades com frequência, além de gerarem resultados abaixo do esperado. Os maiores riscos de não aplicar um projeto integrado são.

Tomada de decisão com base em informações equivocadas

A ausência de integração pode prejudicar a compreensão global das informações e levar a decisões equivocadas. Quando os sistemas não são integrados, os dados são enviados de maneira inconsistente ou incompleta, aumentando a possibilidade de adulteração.

Baixa performance

A falta de informações completas e estratégicas afeta diretamente a performance operacional da empresa. Quando um dado não chega a um determinado setor ou equipe, no prazo adequado, o processo não é otimizado ou finalizado como deveria, além do fluxo operacional ficar mais lento ou perder tempo em atividades que já foram realizadas por outra equipe.

Prejuízos financeiros

A lentidão nas atividades, investimentos pouco estratégicos e a falta de integração entre os departamentos pode derrubar as finanças do empreendimento ou setor. Assim, a qualidade final dos produtos ou serviços de software fica prejudicada, deixando clientes insatisfeitos e diminuindo o volume de vendas/assinaturas.

Quais são os passos para fazer a integração de sistemas?

Até aqui, talvez você já tenha notado que integrar sistemas é essencial para fazer sua empresa se tornar mais eficiente e competitiva no mercado. No entanto, esse processo deve ser realizado com atenção para que os resultados sejam os melhores possíveis. Para isso, considere o checklist a seguir para garantir que o projeto seja devidamente concretizado.

Defina prioridades

Primeiramente, levante os objetivos desejados com a integração de sistemas. É evidente que tal estratégia atua como uma forma de economizar tempo, melhorar processos, proteger informações, entre outros destaques. Contudo, é necessário descobrir exatamente qual é o foco do seu negócio ao resolver realizar essa integração. Tal pensamento ajuda a determinar as próximas abordagens e as melhores maneiras de tocar o projeto.

Escolha o tipo de integração

O próximo passo é escolher a melhor opção para sua empresa. Analisar as modalidades disponíveis é fundamental para alinhá-las com a realidade do seu empreendimento. Afinal de contas, não adianta ter as melhores opções à disposição, se elas não forem compatíveis com o funcionamento efetivo da sua companhia.

Reúna os dados e mapeie os processos

A integração de sistemas ganha corpo por meio do mapeamento e organização das atividades e informações da instituição. Esse tipo de abordagem é fundamental, pois os dados são insumos fundamentais para o seu negócio e a intenção é que, por meio da integração, eles sejam mais confiáveis e precisos.

Por meio desse levantamento, é possível gerenciar e disponibilizar as informações no formato ideal para que a sincronização seja executada com precisão.

Envolva e treine sua equipe

Os profissionais de TI devem estar envolvidos desde o início. Afinal, os dados organizacionais fazem parte do cotidiano do time e a forma de acesso e administração das referências impactam diretamente na atuação de cada um. Portanto, os talentos responsáveis por cada uma das tarefas devem auxiliar na definição de como as informações deverão circular entre os sistemas disponíveis.

É importante detectar se haverá modificações nos acessos e providenciar orientações para os usuários. Para garantir uma integração de sistemas eficiente e segura, todos os procedimentos devem ocorrer com transparência. Equipes integradas devem conhecer todas as etapas e estarem comprometidas a realizarem suas funções dentro desse projeto.

Quais os fundamentos de TI para uma integração de sistemas segura?

Para fazer uma integração de sistemas eficiente é necessário cumprir alguns requisitos para suprir a demanda da empresa. Conheça os fundamentos de TI que não podem faltar na sua estratégia empresarial.

Monitoramento em tempo real e registro permanente de dados

Como o volume de dados que circula pelos sistemas é consideravelmente grande, as companhias precisam realizar o monitoramento em tempo real de seus procedimentos. As marcas que usam plataformas integradas que rodam múltiplas funcionalidades simultaneamente e com recuperação automática, terão menos dificuldades conforme gargalos/incidentes forem previstos e eliminados.

No entanto, também é importante que tais sistemas de integração disponham de bancos de dados operacionais completos (ODS) para fazer registros de referências estratégicas para providenciar atualizações futuras de forma escalável.

Integração de sistemas segura

É importante cuidar da manutenção da privacidade, confidencialidade e segurança dos dados, já que riscos podem vir de todas as direções — concorrentes, colaboradores insatisfeitos, crise econômica e cibercriminosos.

Por isso, os programas integrados precisam garantir a segurança e a integridade dos dados. Recursos de proteção que atendem às normas de autenticação e direitos dos usuários, funcionalidades de criptografia e atendimento ao Transport Layer Security Protocol (TLS) — protocolo de segurança que garante integridade e privacidade de dados na internet — são requisitos indispensáveis.

Escalabilidade de memória

Com o aumento do número de tarefas executadas, o volume de dados cresce na mesma proporção. Assim, a melhor forma de garantir uma performance de alto nível é por meio da arquitetura In Memory Computing (IMC), que distribui funcionalidades por meio de múltiplos núcleos com memória dedicada e maior poder de processamento.

Assim, se algum núcleo falhar, o sistema integrado substitui o processamento para outro de forma automática, evitando a corrupção ou perda de dados. Conforme as demandas de processamento se intensificam, o sistema aciona mais núcleos, adicionando escalas de acordo com a necessidade – o que é ideal para potencializar o desenvolvimento de softwares, por exemplo.

Funcionalidades customizáveis

Um programa integrado deve ter recursos bem projetados e customizáveis para se conectar com múltiplas aplicações, gerenciar dados na nuvem, bem como gerenciar informações conforme de acordo com o fluxo operacional da equipe e as demandas da empresa. Isso simplifica a conclusão de projetos de integração, diminui custos operacionais e eleva o ROI da estratégia.

Quanto mais ágil e eficiente for a conexão dos dados por intermédio da integração de sistemas, mais fácil fica o compartilhamento de informações com seus colaboradores, departamentos, parceiros, fornecedores e clientes. Além disso, a capacidade de identificar e eliminar gargalos aumenta, elevando a competitividade da empresa no mercado.

Por que contar com uma empresa especializada em integração de sistemas?

A integração de programas envolve um conjunto de elementos que se forem desconsiderados, podem prejudicar a efetividade do projeto. Por isso, é recomendado contar com o auxílio de uma empresa especializada para diagnosticar o fluxo operacional do negócio e idealizar um plano estratégico onde fatores relevantes como dados, segurança cibernética, complexidade sejam considerados para que os objetivos desejados sejam atingidos.

Confira os diferenciais positivos que uma empresa especializada pode trazer para a integração de sistemas do seu empreendimento.

Facilidade de integração de sistemas

A integração gerenciada é um recurso essencial para digitalizar processos de forma orgânica. Atualmente, as companhias lidam com diversos sistemas separados e eles precisam conversar entre si a fim de garantir o funcionamento adequado das atividades. Portanto, é nessa demanda que a integração é efetivada.

Tal processo se destaca por encaminhar informações de um programa para o outro. Dessa maneira, os colaboradores deixam de realizar tarefas essencialmente rotineiras e operacionais para executarem outras mais relevantes para a companhia.

A melhor maneira de atingir esse nível operacional é contando com uma marca que disponha de tais soluções. Ao firmar uma parceria com uma empresa especializada, você recebe uma solução personalizada compatível com as demandas internas. A integração é elaborada especificamente para o seu empreendimento, melhorando resultados e garantindo o controle de diversos formatos de dados.

Aumento da agilidade e da escalabilidade

Uma empresa qualificada oferece servidores escaláveis. Com a flexibilidade do hardware as demandas são suportadas conforme o volume de sistemas e funcionalidades operacionais. Dessa forma, é feito o alinhamento necessário para que a performance seja aprimorada de acordo com a gestão de tarefas.

Segurança da informação

A segurança da informação é um requisito de grande importância quando o foco é a integração entre soluções. Com a ajuda da empresa certa, você usufrui das melhores estratégias do mercado para melhorar o desempenho dos programas e preservar os dados transmitidos. Entre as soluções implementadas estão:

• zonas múltiplas de disponibilidade;
• criptografia de informações sensíveis;
• registros de logs com prazo de expiração.

Com os cuidados mencionados, a governança de dados fica protegida. Além disso, equipes e departamentos têm uma visão ampla das funcionalidades sistemáticas, reduzindo vulnerabilidades.

Como visto, a integração de sistemas é uma estratégia que precisa ser devidamente planejada e investida para que traga bons resultados para o negócio. Ao fazê-la, com o auxílio de uma empresa especializada, você garante que todos os programas e informações sejam gerenciados com eficiência e segurança.

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