12 ideias para reduzir custos operacionais da sua empresa

Com a crise enfrentada pelas empresas, em consequência da pandemia e das necessidades de isolamento social, muitas corporações estão em busca de maneiras de reduzir os custos operacionais, para aumentar a produtividade e não onerar o consumidor. Essa movimentação requer muita estratégia do gestor e habilidade para lidar com vários pontos ao mesmo tempo, que vão desde mudanças pontuais nos processos produtivos, com a adoção de automação, até a negociação com fornecedores.

A busca pela redução de custos operacionais não deve ser restrita aos momentos de crise, afinal, é de suma importância que as empresas consigam manter uma boa produtividade gastando menos recursos. Além de tornar o processo produtivo mais refinado, esse tipo de trabalho pode ser integrado às estratégias voltadas para o meio ambiente, como a economia circular.

Para ajudar a sua empresa com a redução de custos operacionais, neste post trazemos 12 dicas. Confira!

1. Faça um mapeamento de processos

Antes de ir para a prática em relação a redução de custos, é importante que seja realizado um mapeamento de processos, que consiste na análise de todas as atividades do início ao fim, para que sejam identificadas eventuais falhas, desperdícios, gargalos e etapas desnecessárias que possam ser substituídas ou descontinuadas.

Após a identificação dos pontos de melhoria, o gestor poderá traçar os planos de ação para tomar as medidas cabíveis para aprimorar os processos e, assim, reduzir os custos, ou seja, tornando possível produzir mais, gastando menos.

2. Analise o fluxo de caixa

Outra estratégia importante para a redução de custos operacionais é a análise periódica do fluxo de caixa. Quando o gestor faz um pente fino de todos os gastos e receitas da sua empresa, pode mapear quais são os pontos fortes e fracos da corporação.

Com esse diagnóstico em mãos, fica mais fácil saber onde os recursos estão sendo alocados, o que dará base para que seja decidido onde os cortes deverão ser feitos, sem a perda de qualidade e produtividade.

3. Mantenha um bom planejamento do estoque

Outra maneira eficaz de reduzir os custos operacionais é mantendo um bom controle do estoque, identificando o volume de entrada e saída de produtos. Assim, é possível evitar os desperdícios e os gastos desnecessários.

Com a captação e análise dos dados históricos sobre o estoque, o gestor poderá mapear as quantidades de frequências de saída e entrada, evitando assim excesso de materiais ociosos, que contribuem para o aumento dos custos com armazenamento, obsolescência e manutenção.

4. Estude terceirizar alguns serviços

Empresas que estão em busca de crescimento devem ter um foco apurado em seu core business. Nesse cenário, a terceirização de alguns setores pode ser benéfica para uma série de fatores, entre os quais se destaca a redução de custos.

A contratação de parceiros especializados pode contribuir para que vocês economizem com encargos trabalhistas, insumos e com demais gastos para manter um profissional para executar tarefas que podem ser feitas até de forma remota, dependendo da situação.

Dessa maneira, a sua empresa pagará apenas pelos serviços acordados, sem ter que arcar com custos de ociosidades e poderá focar no que realmente interessa, que é o seu core business.

5. Verifique a possibilidade de troca de tributação

Quem é empreendedor sabe o peso que a tributação pode ter em determinados setores e como isso pode elevar os custos produtivos, impedindo a prática de preços competitivos. Uma maneira de reduzir os custos produtivos é com a mudança de regime tributário — caso isso seja possível e dentro da lei. Para tirar essa dúvida, contrate uma empresa especializada para que eles verifiquem a sua situação atual e analise as suas possibilidades dentro das legislações vigentes.

6. Esteja sempre aberto a negociações

Se a sua empresa está em dia com os fornecedores, não tem o hábito de atrasar, sustenta uma boa relação, tem margem para negociar preços e condições de pagamentos. Isso pode fazer toda a diferença na hora de fechar as contas no balanço anual.

É importante que as reduções sejam viáveis para o fornecedor, pois você não quer perder qualidade com essas negociações, não é mesmo? Quando você consegue unir diferentes produtos e serviços com um mesmo fornecedor, passa a trabalhar com escala, o que permite barganhar por valores mais otimizados.

7. Elimine os desperdícios

Quando a produção não é otimizada, baseada em processos de melhoria contínua com a utilização de dados como fonte de insights para a tomada de decisão, o resultado é uma série de desperdícios que quase nunca são identificados.

Ao contrário do que muita gente pode imaginar, o desperdício não é apenas material. Há uma série de perdas operacionais, como de tempo, de processos repetitivos, de funcionários mal alocados, entre outros, tudo isso eleva os custos da empresa, afinal, a identificação de desperdícios mostra que a operação poderia fazer mais com menos.

8. Invista em automação

A automação de processos contribui para a redução de riscos de erros, de retrabalhos, de esforços repetitivos, além de melhorar a qualidade das entregas, ou seja, tem vários pontos que contribuem para a redução de custos.

A produção se torna mais rápida e eficiente, ou seja, a empresa passa a produzir mais, com a mesma equipe, sem elevar os custos. Pode parecer estranho em um post de dicas para reduzir custos colocarmos um tópico falando sobre “investimento”, mas a palavra é exatamente essa, você gastará hoje para economizar a médio prazo.

Como promover a automação de processos? Utilizando sistemas de gestão, que contribuem para a centralização de dados, criação de scripts de automação, integração de setores, automação de análise de dados, emissão de insights, entre outros.

Não importa o segmento da sua empresa, sempre haverá um software que poderá ajudar. Caso você não tenha o conhecimento necessário para identificar as suas necessidades de automação e o tipo de software que deve utilizar, uma boa solução é a contratação de consultoria especializada.

9. Cancele serviços não utilizados

Se há algum serviço, produto alugado ou assinatura que sua empresa não utiliza há alguns meses, verifique se é possível deixar de utilizá-lo. Se não for possível, como provavelmente é algo que vocês utilizam com menos frequência, tente achar a alternativa mais barata. Lembre-se, a ociosidade tem um preço e, por mais que os valores cobrados por esses serviços pareçam baixos, no total, pode representar uma fatia considerável de sua receita.

10. Mude a cultura organizacional

Algumas empresas têm dificuldades de reduzir os custos operacionais pelo fato de a busca por austeridade com qualidade não fazer parte da cultura corporativa. Os funcionários estão tão acostumados com a “fartura” de recursos, que não enxergam problemas por causa de gastos desnecessários ou atividades precipitadas. Nesse cenário, é importante trabalhar o comportamento.

Essa mudança de cultura deve abranger desde as coisas mais simples, como canetas perdidas, cadernos perdidos, luzes acesas de forma desnecessárias e impressão excessiva.

A maioria dos gestores de empresas não reporta isso como despesas de escritório, mas a cobrança positiva por economia nessas coisas mais simples gera uma conscientização que muda comportamentos em áreas mais críticas.

No setor de TI, por exemplo, o uso inteligente dos recursos computacionais pode contribuir para que a empresa consiga utilizar melhor os seus servidores virtuais, sem gastar mais do que necessita e nem ter o desempenho de suas aplicações prejudicados.

11. Priorize o ROX além do ROI

É fácil fazer alterações em seus processos e basear essa decisão apenas em seu retorno sobre o investimento (ROI) potencial. Não estamos dizendo que o ROI não é importante (porque é), em vez disso, estamos sugerindo que o retorno sobre a experiência (ROX) também deve ser considerado.

Portanto, quando você estiver procurando por soluções que possam melhorar sua eficiência operacional, sempre tenha em mente o dia a dia e os usuários finais. Isso tornará a vida dos seus funcionários mais fácil e melhorará a satisfação e a experiência do cliente? Se a resposta for sim, vale a pena investir.

12. Melhore a visibilidade operacional

Visibilidade de seus processos significa ser capaz de acessar dados necessários em tempo real sempre que você precisar e localizar rapidamente as áreas que necessitam de maior atenção. Esses dados podem estar em qualquer área de seu negócio, desde a produção, passando pela manutenção dos ativos, até o estoque e contato com os fornecedores.

Quanto mais visíveis forem as suas operações, mais fácil e rápido você poderá fazer alterações em sua cadeia de suprimentos — mesmo a curto prazo. Criar uma fábrica inteligente e conectada é uma maneira de garantir visibilidade completa e aumentar a eficiência ao mesmo tempo.

Esperamos que, após a leitura deste post, você possa ter mais ferramentas para implantar um processo que permita reduzir custos em sua empresa. As dicas dadas neste texto podem ser utilizadas de maneira individual ou de forma conjunta, para que a redução seja realizada sem perda de qualidade.

É importante sempre lembrar que a tecnologia é a base da redução de custos na transformação digital e que recursos como a inteligência artificial e a computação em nuvem são essenciais para a otimização da infraestrutura de TI — que é o pilar para as operações de uma empresa que tem a tecnologia como espinha dorsal de suas atividades

Gostou das nossas dicas? Então, continue em nosso blog e entenda de uma vez por todas importância e como reduzir custos operacionais na área de TI.