Implantação de projetos: 5 passos para uma gestão eficiente

Para falar do plano de implantação de projetos, primeiro é preciso lembrar que a tecnologia da informação (TI) cresceu e evoluiu muito nos últimos anos, principalmente no ambiente corporativo. Hoje, as expectativas dos empresários (e também dos usuários em geral) são para que ela funcione como um utilitário — onde basta ligar para a nuvem e imediatamente fazer o uso de uma combinação “pré-embalada” de hardware, software e serviços.

Os profissionais de TI, no entanto, trabalham com a realidade complexa dos desafios da computação. Soluções de TI são muitas vezes uma mistura de hardware a partir de diferentes fornecedores, bem como de um software tradicional licenciado e de fonte aberta e de uma combinação de serviços internos e terceirizados. Essas variáveis requerem total atenção dos gestores de TI para orquestrar a execução dos projetos e dos programas de TI de forma eficiente.

Pensando nisso, resolvemos criar este passo a passo para a gestão eficiente no plano de implantação de projetos. A seguir, você verá o que é necessário para implantar projetos de TI com foco em resultados de negócio. Acompanhe!

Confira os 5 passos para um eficiente plano de implantação de projetos de TI

1. A escolha da metodologia

A primeira coisa que deve ser feita é a escolha da metodologia que será utilizada na condução do projeto. Isso inclui não apenas os processos em si, mas também o relacionamento com os diversos atores envolvidos, o cronograma e o fluxo do projeto. Tudo isso deve estar abarcado dentro de um método.

Existem, basicamente, duas opções: as tradicionais metodologias em cascata e as metodologias ágeis. Nas primeiras, cada projeto é concebido e gerido de forma individual, culminando em efeitos para o nível seguinte na estrutura de TI. Já ao utilizar um método ágil, você agrega dinamismo no cumprimento das tarefas — podendo reduzir o tempo de implementação e, inclusive, garantir maior assertividade.

2. A definição dos processos

Um plano de implantação de projetos eficiente também requer processos bem definidos. Ou seja, toda a equipe envolvida deve estar por dentro do que precisa ser feito e como as atividades devem ser executadas, assim como conhecer os resultados esperados em cada etapa do projeto.

Sem isso, começam a surgir atitudes arbitrárias — e muitas vezes incorretas — que podem prejudicar o andamento do projeto. Trata-se, em outras palavras, da padronização e da repetição de ações minimamente calculadas para obter resultados. Esse é o passo do estabelecimento de diretrizes para os procedimentos, o que garante que eles possam ser acompanhados e repetidos, de forma a economizar tempo e recursos de toda a equipe.

3. A montagem do cronograma

Depois de definidos o método e os processos, é preciso garantir que mudanças, adaptações e atualizações provocadas pelo projeto de TI possam ser executadas sem grandes impactos no dia a dia da empresa. É aí que a elaboração de um cronograma se torna importante.

Cada etapa do projeto precisa ser previamente pensada, com o estabelecimento de prazos e das partes a serem entregues dentro deles. É isso que evita atrasos e também que o orçamento seja prejudicado.

Além disso, é interessante dizer que o cronograma serve muito à gestão de pessoas. Quando os profissionais envolvidos com o projeto sabem exatamente o que precisam entregar dentro de prazos bem definidos, eles se sentem mais motivados — isto é, mais propensos a cumprir metas e otimizar os recursos disponíveis.

4. A orquestração do projeto, visando ao cumprimento dos prazos

A partir do início do projeto, o passo seguinte é o que podemos chamar de orquestração. Ou seja, o gestor de implantação de projetos começa a acompanhar tudo o que foi planejado (como método, processos e cronograma) para que nada fuja ao curso natural do projeto. Aqui estamos falando dos esforços para evitar atrasos, falhas, desperdícios (tanto de tempo como de dinheiro), bem como para que os objetivos esperados sejam cumpridos.

É preciso contar com habilidades de comunicação com a equipe, a partir de diálogos e feedbacks constantes — além da delegação de tarefas e da total vigilância, de modo que as mudanças geradas pelo projeto não se tornem verdadeiros obstáculos para sua realização.

5. Os testes e as aprovações

Se até aqui tudo foi bem planejado — isto é, se uma metodologia está sendo utilizada, se os processos foram bem definidos e seguidos e se o cronograma foi cumprido —, não há nada que impeça o projeto de ser finalizado com sucesso.

No entanto, é importante considerar os testes antes das aprovações de cada etapa do projeto e, também, da entrega final. Podemos dizer que, quando utilizamos uma metodologia ágil, os testes se tornam orgânicos — e são feitos o tempo todo.

Entenda o que é gestão de projetos

Não podemos falar de um plano de implantação de projetos sem destacar a necessidade de uma boa gestão. Basicamente, podemos definir a gestão de projetos como o conjunto de técnicas, habilidades e ferramentas que são utilizadas para monitoramento, execução e planejamento de um projeto.

Esse conceito está diretamente ligado à execução e ao controle do projeto — não apenas na implantação, mas também no gerenciamento de mudanças no escopo. É o gestor de projetos quem garante que o projeto seja finalizado, respeite o orçamento e seja entregue dentro do esperado.

Quando falamos em gerenciar, não estamos falando apenas sobre delegar tarefas aos demais membros da equipe. Essa deve ser uma liderança horizontal, que tem como intuito entregar o melhor resultado para os interessados. Para que você entenda melhor o papel dessa liderança, veja abaixo quais são as principais habilidades esperadas de um gestor na implementação de um projeto.

Habilidades esperadas de um gestor de TI na implantação de projetos

Por fim, vamos conversar um pouco sobre quatro habilidades essenciais para que a implantação de projetos de TI seja feita com sucesso. São elas:

Organização

O gerente de projetos deve ter a capacidade de montar um plano de projeto. Isso requer a capacidade de planejar e realizar as tarefas que resultam do plano. Todas as dimensões do trabalho do gerente de projetos demandam, portanto, inteligência organizacional.

Comunicação

Ele deve ser capaz de se comunicar de forma eficaz com os membros da equipe, assim como com os executivos e com todas as partes interessadas. Seu alcance de comunicação precisa do apoio de e-mails, apresentações, ferramentas etc., para que as discussões e a elaboração de relatórios sustentem seus argumentos e decisões.

A partilha da informação é um grande desafio hoje, porque os membros da equipe são excessivamente comprometidos e têm muitas distrações; assim, a comunicação direta e clara é essencial.

Desenvoltura

O gerente de projetos precisa encontrar maneiras de superar obstáculos, independentemente de quão desafiadores eles sejam. Muitas organizações têm postos de controle ou portões em seus processos que exigem grande esforço para atravessar — a fim de transitar por cada etapa de um projeto.

A desenvoltura é necessária para obter sucesso por meio dessas portas. Organizações, muitas vezes, reduzem os orçamentos ao longo do ano — quando o ambiente de negócios não está gerando os resultados estimados —, o que faz com que os gerentes de projetos precisem encontrar maneiras de manter seus planos, mesmo com a diminuição de seus financiamentos.

Liderança

O gerente de projetos precisa ter a capacidade de liderar uma equipe em toda a sua complexidade. A liderança é difícil de quantificar, mas líderes sabem a importância de gerenciar mudanças no plano do projeto — e também de lidar com exceções que ameaçam inviabilizar o que foi planejado. Além disso, líderes são fortes contribuintes individuais que motivam os membros da equipe a fazer o seu melhor.

Conheça os benefícios de uma boa gestão na implantação de projetos

Um bom plano de implantação de projetos não requer apenas habilidades técnicas, mas também exige do gestor as habilidades necessárias para lidar com pessoas. Por isso, é importante que os benefícios trazidos por essa gestão atendam a todos os envolvidos. Veja a seguir quais são esses benefícios!

Possibilita um maior controle dos processos

Acompanhar todos os processos envolvidos em um projeto não é tarefa das mais fáceis, por isso é essencial que sejam utilizadas técnicas e ferramentas que otimizem essa gestão. Ao utilizar as ferramentas corretas para a implantação de projetos, o gestor pode centralizar todas as etapas, os recursos e os prazos, do planejamento até a entrega.

O acompanhamento e o controle de cada um dos processos se tornam mais simples, promovendo uma maior produtividade, principalmente quando se utiliza um bom software de gestão de projetos. Isso acontece porque esse tipo de ferramenta é extremamente eficiente para o gerenciamento da informação, podendo ser aplicado nos mais diversos tipos de processos.

Contribui para o cumprimento do cronograma

Um dos desafios de um gestor que executa um plano de implementação de projetos é o cumprimento dos prazos — afinal, imprevistos podem acontecer. Para evitar essas situações, o gestor deve ter uma postura mais preventiva e proativa.

Ou seja, ele precisará acompanhar e verificar todas as informações disponíveis, além de analisar métricas e relatórios de desempenho — a fim de prever, minimizar e impedir os atrasos. Caso o atraso seja inevitável, o gestor deverá avisar os interessados com a maior antecedência possível, enviando o novo prazo e a provável alteração dos custos.

Maior controle dos custos

Quando o gerente está atento a todos os custos envolvidos em cada etapa do projeto, ele pode ter um maior controle e uma melhor previsibilidade em relação ao ROI — retorno sobre o investimento. Fazer esse gerenciamento dos custos permite maior controle das despesas e dá mais ferramentas na hora de negociar com fornecedores ou clientes.

Redução de riscos

Todo plano de implantação de projetos está sujeito a riscos, mas quando ele é bem gerido há uma redução de possíveis prejuízos — pois o gestor se prepara para poder identificar e minimizar esses eventos.

Quanto mais informações sobre o processo, mais fácil será para o gestor analisar os dados e antecipar as soluções preventivas para que esses riscos não se transformem em uma bola de neve. Além do acompanhamento dos dados, a experiência acumulada em projetos anteriores também contribui para o sucesso na prevenção.

Como vimos, um bom plano de implantação de projetos necessita de um bom gestor, de uma metodologia e de etapas bem definidas. Ao padronizar os processos, aumenta-se a previsibilidade e facilita-se a avaliação dos resultados obtidos.

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