Guia sobre Gerenciamento ágil de projetos

Diante dos obstáculos presentes no mundo corporativo, evidenciados pela competitividade e alta tecnologia, o desenvolvimento de serviços e produtos de software teve que acompanhar esse ritmo.

Para isso, surgiu o chamado gerenciamento ágil de projetos. Esse termo vem do inglês “Agile Software Development”, que compreende um conjunto de metodologias que aceleraram os processos de desenvolvimento de software.

Não é uma tarefa fácil gerenciar um projeto ou produto, pois priorizar as etapas certas, assegurar uma boa visibilidade no que está acontecendo e difundir mensagens claras para toda a equipe é sempre um grande desafio. Por essa razão, cada vez mais, os Métodos Ágeis têm feito parte da rotina das organizações.

Para ficar bem informado sobre o assunto, siga a leitura, pois, neste post, tiraremos algumas das suas dúvidas sobre gerenciamento ágil de projetos. Acompanhe!

O que é metodologia Agile

Você sabe o que é Metodologia Agile? Trata-se de uma nova maneira de gestão e desenvolvimento de software, que utiliza uma abordagem de planejamento e execução progressiva e reiterada, direcionada para processos experimentais — confusos, complexos ou muito inconstantes, com mudança ao longo do processo, não repetitivos e imprevisíveis —, dividindo o problema em produtos menores.

Ela objetiva entregar o software operando regularmente, aproximar a maior colaboração do time de desenvolvimento com os experts de negócios, abraçar e responder às mudanças de forma mais rápida e natural, estabelecer comunicação face a face e obter a redução dos riscos relacionados às incertezas dos projetos.

Além disso, é claro, é buscada a satisfação final dos clientes, por meio da adoção de práticas de engenharia de software e de gestão, com foco nos valores e princípios do Agile e Lean. Ou seja, seu principal objetivo é entregar o produto ou serviço que o cliente realmente deseja, e que tenha qualidade e utilidade.

Eficiência em TI é o know how de realizar e responder a mudanças, procurando conseguir lucro em um ambiente de negócio turbulento, ou ainda a capacidade de equilibrar a estabilidade e a flexibilidade. Nesse sentido, evidencia-se que a falta de estabilidade ou estrutura pode levar ao caos, mas que a estrutura em excesso ocasiona rigidez.

Os processos ágeis são uma alternativa em relação à gestão tradicional de projetos. Gerados nos braços do desenvolvimento de software, hoje, podem ser utilizados em qualquer tipo de projeto — incluindo aos que não dizem respeito ao software. Esses métodos têm auxiliado muitas equipes a enfrentarem as imprevisibilidades dentro de um projeto, por meio de ciclos frequentes e entregas incrementais.

A metodologia Agile busca possibilitar um processo de gestão de projetos que estimule a inspeção e adaptação constante. Essa filosofia acaba por encorajar a equipe a trabalhar mais, incentivar o foco no cliente, a auto-organização, a comunicação frequente e a entrega de valor.

Sobretudo, é um conjunto de práticas eficientes que se propõem a facilitar a entrega rápida e de alta qualidade do produto ou serviço, tendo uma abordagem de negócios que alinha o desenvolvimento do projeto com as demandas do cliente e os objetivos da organização.

Metodologia ágil x metodologia tradicional

Nos métodos tradicionais de gestão, compreende-se que o produto ou serviço só faz sentido quando é entregue em sua totalidade, ou seja, somente com 100% do projeto realizado é que o cliente notará algum valor. Por outro lado, os métodos ágeis já podem ser utilizados em projetos que permitam um conjunto mínimo de aplicabilidades, servindo para sanar parte da necessidade do cliente e, mesmo sendo entregue parcialmente, já denota uma diferença valiosa para ele.

Outra questão importante na relação entre metodologia ágil x metodologia tradicional é que, no gerenciamento ágil de projetos, o cliente nem sempre tem ideia do custo total do produto quando é estabelecido que o projeto entregue as suas funções mínimas. Já na metodologia tradicional, o valor é fechado juntamente com o escopo, o que propõe que não estão previstas mudanças significativas nesse quesito durante o andamento das atividades.

Com relação a termos de fluxo de processos, há uma diferença importante entre os dois modelos. Os métodos ágeis ignoram a estrutura em silos conjecturada nos tradicionais e, ao mesmo tempo, diminuem as passagens de mão e o foco na gestão de orçamento e tempo, em oposição ao acompanhamento de perto da entrega em si.

Esse ponto a respeito da esteira de trabalho repercute nas estruturas que sustentam cada tipo de método de gestão de projetos nas organizações. No tradicional, são implantadas estruturas formais, a fim de guardar os padrões de gestão de projetos na organização — atuando como agente de governança, e também adaptando as ações para que as fases do projeto sejam realizadas dentro do planejado.

É diferente do que ocorre nos modelos ágeis, em que as equipes são multidisciplinares, enxutas e operam de maneira autogerida. Dessa forma, cada funcionário se sente um gerente responsável pelas atividades a ele destinadas, mesmo que ocorra determinação de papéis específicos na metodologia.

Como resultado, todos os membros da equipe se tornam capazes de elevar o preço do produto, assumem decisões relativas a como realizar o trabalho e não pensam mais que o outro membro da equipe não faz parte do trabalho deles — afinal de contas, todas as partes são igualmente essenciais para o resultado final.

Tendências de metodologias ágeis

Existem algumas tendências no mundo Agile que já transcendem as barreiras do desenvolvimento de software e estão sendo utilizadas largamente em várias áreas. Confira algumas delas a seguir!

Runbook

O Runbook é um agrupamento de procedimentos gerado pelos gestores de cada departamento, especialmente por profissionais da área de TI, para determinar uma rotina de atividades. Esse processo também serve para assegurar que as operações manuais e também automáticas (feitas por meio de softwares) sejam realizadas sempre de forma padronizada.

Isso só se torna possível porque ele apresenta todas as informações das quais uma equipe necessita para guiar suas operações diárias, como quem faz o que, onde, quando e como. Desse modo, se refere a uma espécie de manual de processos. Nele, encontramos:

• quem deve executar cada tarefa;
• o prazo necessário para a conclusão;
• ferramentas e métodos a serem usados;
• os recursos que podem ser aproveitados;
• como é preciso lidar com os problemas mais comuns etc.

Alguns processos estabelecidos no runbook de uma empresa podem inserir métodos para começar e encerrar um sistema, além de instruções para operar dispositivos especiais, como programar rotinas de backups ou a montagem de racks de servidores, entre outras funções.

Um runbook também caracteriza um documento que enumera itens a serem fiscalizados e tarefas operacionais que precisem ser realizadas regularmente. Seu objetivo é oferecer um roteiro sistemático, claro e vasto, para acompanhar, coordenar e manter os sistemas em um ambiente de rede, por exemplo.

SMART

O método SMART oferece a elaboração de suas metas e objetivos. Qualquer objetivo pode ser modificado em uma meta SMART, tanto profissional quanto pessoal, mesmo que sejam difíceis de serem alcançados. SMART quer dizer “esperto” em inglês, e é a abreviação de cinco critérios necessários que devem estar presentes em uma meta.

S (Specific — Específica)

Para que seja possível alcançar os objetivos traçados em um objetivo, é preciso que todos os envolvidos tenham claro entendimento do que se trata. Para tal, a meta precisa ser específica. Um ótimo exemplo é o aumento das vendas. Se essa fosse uma meta, ela não seria específica.

Os funcionários responsáveis por segui-la não teriam a percepção necessária para produzir um plano de ação eficaz. Da maneira com que foi elaborada, se aumentassem as vendas em 1%, mesmo que fosse preciso investir um alto capital para isso, a meta teria sido alcançada.

M (Mensurable — Mensurável)

Vamos imaginar que você deseje aumentar a satisfação dos clientes com a sua marca. No entanto, você não realiza essa avaliação e não faz uma pesquisa de satisfação. Logo, não seria possível acompanhar o desempenho das atividades e dizer que o objetivo foi conquistado.

Você poderia estar investindo tempo e dinheiro em ações sem ter resultado e perdendo grandes oportunidades de negócio. Por isso, para analisar o desempenho das estratégias, devemos acompanhar os números.

A (Attainable — Alcançável)

Metas devem ter limites. Logo, para construir um planejamento para atingir uma meta, é necessário avaliar as condições para atingi-la e colocá-la em prática. Apesar de parecer óbvio, muitas organizações erram nesse ponto durante a criação dos objetivos. Esse erro pode desmotivar a equipe e criar uma grande frustração.

R (Relevant — Relevante)

Quando você cria uma meta e elege responsáveis, serão criadas estratégias para que os resultados sejam atingidos. Contudo, quanto mais expressiva for a meta, mais estimulados estarão os envolvidos. Obviamente, é preciso considerar que sejam metas alcançáveis. Uma meta que não cria efeito sobre o negócio fatalmente não será considerada como prioridade.

Para ter uma meta relevante, é importante olhar os principais números da organização, como o número de clientes, faturamento e lucro. Dessa forma, uma meta expressiva impactará diretamente esses indicadores. Para ser relevante, uma meta precisa impactar positivamente a sua vida e as das pessoas ao seu redor, além de estar alinhada ao seu propósito de vida.

T (Time-related — Temporal)

A última meta da SMART é o tempo. Caso uma meta não tenha uma data de entrega ou não pareça urgente, ela certamente será prorrogada. Então, é preciso definir datas para qualquer meta SMART que decida colocar em prática.

Kanban

Na década de 1960, a japonesa Toyota criou o sistema Kanban para indicar as etapas do processo de fabricação — e antever problemas como a falta de uma peça no estoque, por exemplo. Esse termo vem do japonês “registro” ou “placa visível”, e é uma ferramenta com a intenção de elevar o nível de produção a partir de uma representação aberta do andamento de processos, normalmente, em um quadro alinhado por etapas da cadeia de valor.

• “to do”: os trabalhos que devem ser realizados em um determinado período de tempo;
• “doing”: as tarefas que estão sendo realizadas;
• “done”: trabalhos finalizados e entregues.

O Kanban pode ser delineado como um sistema visual de cards, que podem ser post-its — pequenos papéis de várias medidas e formas, com adesivos de fácil remoção no verso, utilizados para fazer anotações e geralmente colocados em monitores de computadores pessoais.

Conforme vimos acima, é dividido em três colunas em um quadro branco: “para fazer”, “fazendo” e “feito”. Conforme o andamento, cada post it é uma atividade que deve ser movimentada entre as colunas.

Scrum

O Scrum é um dos métodos ágeis mais populares. Para compreender o que ele significa, é preciso compreender os diferentes papéis, como o Dono do Produto e o Scrum Master. O Scrum inicia com um Dono de Produto e essa é a pessoa que retrata o melhor interesse do usuário final, e tem autoridade para dizer o que vai ou não fazer parte do produto final.

Ele é o encarregado por fazer uma lista de tarefas, exigências e necessidades do produto final, o chamado Backlog. Esse deve ter uma ordem de prioridade a ser considerada.

Sprint

O Sprint se trata de um determinado período de tempo. São períodos pensados para a realização de determinadas tarefas ou metas. Sprints menores possibilitam a previsibilidade, garantem a fiscalização de atividades e adaptação do progresso em direção a um objetivo, além de um overview sobre tudo que está sendo realizado e entregue.

Em vez de gastar muito mais tempo de desenvolvimento para lançar um produto e, só depois, conseguir legitimar se a ideia é boa ou não, será possível usar um atalho: o Design Sprint. Lançado pela Google, esse método possibilita criar e testar praticamente qualquer ideia em somente 40 horas, sem precisar desenvolver e lançar o produto propriamente dito.

É um método de gerenciamento ágil de projetos totalmente centrado no usuário, prático, colaborativo e interativo. Ele se baseia em metodologias ágeis e Design Thinking, a fim de que as equipes criem e prototipem (processo que facilita o entendimento dos requisitos, apresentando funções e conceitos do software) soluções de maneira bem rápida.

Metodologias ágeis que podem ser aplicadas nas empresas

Daqui em diante, falaremos brevemente sobre os principais métodos ágeis que podem ser aplicados em uma empresa. Vale ressaltar que não há a “melhor metodologia”, e sim a solução mais apropriada dentro do contexto da empresa. Confira elas a seguir!

FDD (Feature Driven Development)

Criado entre 1997 e 1999 em Cingapura, o FDD é um método ágil que agrupa as melhores práticas de outros métodos, como o Coad. Seu argumento básico tem o foco em funções, o que possibilita à equipe do projeto efetuar um planejamento por fases.

Esse tipo de ação auxilia na agilidade do desenvolvimento de soluções em ambientes de muita incerteza, em que as mudanças são necessárias. A programação por FDD inicia com a visão global do negócio, visto que, para esse método, a soma de tudo é mais importante do que cada uma das partes separadamente.

Com ele, ocorre o detalhamento do produto com a subdivisão por áreas a serem moldadas, resultando na descrição de cada função. Por se tratar de uma ferramenta focada no desenvolvimento, o FDD pode ser associado ao Scrum — outra metodologia ágil bastante usada e que também visa ao planejamento e à realização do projeto.

O FDD também expressa melhores práticas que objetivam criar o ambiente ideal para o desenvolvimento de projetos, assim como todos os demais métodos ágeis. São elas:

• planejamento incremental;
• desenvolvimento por função;
• controle de qualidade em todas as fases do projeto;
• um único programador é responsável pela função desenvolvida;
• integração contínua das funções;
• teste de software;
• gerenciamento de configurações.

XP (eXtreme Programming)

Criado na década de 1990, o eXtreme Programming é um método ágil com objetivo de desenvolver softwares com base em três pilares: economia de recursos, agilidade no desenvolvimento da solução e qualidade do produto final. Uma equipe XP deve se basear em valores para chegar à excelência nos serviços prestados, ou seja, um contrato de comportamentos e atitudes que levam ao sucesso.

Esses conduzem as ações da equipe XP em cada atividade a ser realizada, assegurando a integração e a sinergia necessárias para o bom desempenho. Alguns desses valores são:

• simplicidade;
• comunicação;
• feedback;
• respeito;
• coragem.

Além dos valores, o método ágil XP também leva em consideração as melhores práticas de trabalho, que têm como objetivo garantir a efetividade do trabalho da equipe, assim como a satisfação do cliente durante todo o processo de desenvolvimento. São elas:

• uso de metáforas;
• reuniões de planejamento;
• cliente sempre à disposição;
• integração contínua dos módulos desenvolvidos;
• mudanças incrementais;
• reuniões diárias para alinhamento;
• design simples e funcional;
• entregas frequentes ao cliente;
• refatoração ou melhoria contínua;
• testes de aceitação.

MSF (Microsoft Solutions Framework)

Essa é uma das metodologias de gerenciamento ágil de projetos mais utilizadas, por visar ao aprimoramento de soluções tecnológicas com equipes sintetizadas, com foco na redução de riscos para o negócio e no aumento da qualidade do produto final. A finalidade é identificar as falhas mais comuns em projetos de tecnologia, suavizando-as e aumentando as taxas de sucesso de cada iniciativa.

Assim como o Scrum, o MSF tem mais foco na gestão do projeto do que no desenvolvimento da solução em si. Os seus princípios são:

• meta bem estruturada e detalhada;
• alinhamento dos objetivos de negócio do cliente com a tecnologia desenvolvida;
• gerenciamento de riscos;
• agilidade na resposta a mudanças;
• desenvolvimento iterativo.

Assim como os outros métodos ágeis, o MSF também tem melhores práticas que devem ser observadas pela equipe para atingir os níveis de excelência buscados. Algumas delas são:

• equipe capacitada;
• visão compartilhada do negócio;
• comunicação aberta e transparente entre todos os envolvidos;
• atribuição de papéis e responsabilidades desde o início do projeto;
• entregas incrementais;
• flexibilidade para mudar sempre que necessário;
• qualidade das entregas;
• parceria com clientes internos e externos;
• aprendizado constante com as experiências adquiridas.

DSDM (Dynamic System Development Model)

O DSDM é um dos mais antigos métodos ágeis usados no meio tecnológico e no desenvolvimento de projetos. Um pouco diferente dos outros métodos ágeis, ele é designado ao desenvolvimento de projetos com prazos curtos e orçamento fixo — levando em consideração que o cliente não tem como saber quanto custará a solução final.

Entre as suas melhores práticas, estão o desenvolvimento incremental e iterativo, a colaboração entre cliente e equipe, além da integração de funcionalidades, o que também vemos nos demais métodos ágeis.

Vale lembrar que o DSDM se diferencia das outras metodologias tanto em sua estrutura, que é formada por processos interligados de modelagem, concepção, construção e implementação, quanto na gestão do tempo, que não é flexível, possibilitando até mesmo que as funcionalidades mudem, porém, desde que os prazos de execução continuem os mesmos.

Scrum

O Scrum é, com toda certeza, a metodologia ágil mais utilizada nos dias de hoje, especialmente, pelo fato de ser unificada a outros métodos ágeis com facilidade, sendo possível aplicá-la não só no desenvolvimento de softwares como em qualquer ambiente de trabalho.

Com foco na gestão do projeto, o Scrum tem como base o planejamento iterativo e incremental, que acontece, de acordo com o que já foi explicado, pelas reuniões chamadas Sprints. Ele refaz a lista de funções a serem realizadas, desde o início do projeto — prática conhecida como Product Backlog.

Cada função se torna um Sprint no andamento do processo, e cada detalhe a ser gerado e aprimorado passa do product backlog para o sprint backlog. Do sprint backlog, as atividades são distribuídas entre os membros do Scrum Team, que devem desenvolvê-las dentro de um prazo que, geralmente, não leva mais de quatro semanas.

Ao final de cada Sprint, é realizada a sprint review meeting, uma reunião de alinhamento sobre o que foi entregue. Com isso, é possível começar a planejar o próximo sprint. Essas fases ocorrem continuamente para que o produto final fique, de fato, pronto para a entrega. Ao contrário dos demais métodos, o Scrum tem funções muito bem determinadas e plenamente essenciais para o triunfo do projeto:

• software em funcionamento mais do que documentação;
• indivíduos e interação mais do que processos e ferramentas;
• respostas a mudanças mais do que planejamento;
• colaboração com o cliente mais do que contratos e negociações.

Por fim, aplicar o gerenciamento ágil de projetos em sua empresa pode trazer muitos benefícios, mas, por si só, algumas de suas práticas não vão resolver totalmente os seus problemas, mas sim evidenciar suas fraquezas para que seja possível identificar e agir da forma correta sobre elas.

Cabe então à equipe agir de maneira proativa e desejar as mudanças para que as vantagens que esses métodos proporcionam possam valer de verdade. É preciso utilizar o que melhor se encaixar no contexto da sua empresa ou o que melhor se aplica ao seu contexto, além de analisar o impacto na produtividade e a qualidade do que é entregue ao se utilizar as metodologias ágeis.

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