TCO: saiba como reduzir o custo total de propriedade

Você sabe o que é o custo total de propriedade? O Total Cost of Ownership demonstra os valores envolvidos na transação de aquisição de um determinado bem e serviço e é muito utilizado nas empresas na parte administrativa.

Contudo, o setor de TI também pode se fazer valer das vantagens de conhecer esse indicador dentro do setor, uma vez que, tendo um controle acerca do TCO, você e sua equipe poderão trabalhar para reduzi-lo ao máximo.

Boa parte dos gestores de TI desconhecem a existência desse cálculo e por isso acabam com um orçamento inchado e sem nenhuma perspectiva de redução dos custos. Neste post, vamos mostrar como utilizá-lo da melhor maneira. Boa leitura!

O que é custo total de propriedade?

Do inglês Total Cost Ownership, o custo total de propriedade é um indicador que nos auxilia a estimar o real valor pago por uma determinada solução, ferramenta ou equipamento. Diferentemente do ROI, Retorno sobre o Investimento, ele não determina se valerá a pena ou não uma aquisição, mas os reais custos envolvidos.

O TCO não considera apenas as gastos comuns, mas busca reunir todos os custos ocultos, aqueles que não se vê em um primeiro momento e que podem encarecer a aquisição ao longo do tempo. Por exemplo, muitas vezes as manutenções de um equipamento não são contabilizadas como custo, porém, em algum determinado momento elas deverão ser aplicadas e implicar um gasto extra para a empresa.

Como qualquer outra métrica, a sua precisão depende muito do levantamento das informações corretas e o entendimento do profissional que está realizando os cálculos acerca da tecnologia e de todas as suas peculiaridades. Por conta disso, o ideal é contar com um outsourcing de TI, um apoio especializado que possa auxiliar a sua empresa em todas as suas aquisições, apontando sempre o melhor caminho a se seguir.

Qual a importância desse indicador?

Muitas vezes, um equipamento ou sistema pode parecer acessível, mas após a aquisição do mesmo seus custos aumentarem de forma exorbitante, sendo que já existe um contrato a ser cumprido ou os negócios da empresa já estão dependentes dessa tecnologia. Entre as vantagens do TCO podemos destacar:

• reduzir custos e melhorar o gerenciamento da TI;
• evidenciar o real custo operacional das soluções adquiridas;
• gerenciar os valores envolvidos para manter a TI da empresa;
• dar suporte para a gestão financeira da organização.

Cada aquisição é diferente da outra, sendo que ao adquirir uma nova tecnologia, não basta apenas verificar se ela se adéqua ao negócio da empresa, mas também garantir que ela não terá um impacto prejudicial nas finanças da organização.

Isso só pode ser feito com excelência quando utilizamos de forma incisiva o cálculo do TCO, que nos permite entender todos os custos envolvidos em uma aquisição.

Quais as ações para a redução do TCO

Por fim, separamos algumas dicas para auxiliar você e sua equipe a porem em prática o cálculo de TCO em suas próximas aquisições, tendo uma ideia real dos custos envolvidos em cada negócio e reduzindo o impacto da TI nas finanças da empresa. Vamos a elas:

Considerar todos os custos

Um erro comum na aquisição é não prestar atenção aos custos ocultos, aquilo que não está implícito logo na compra de um novo equipamento, software, hardware ou qualquer outra tecnologia. Por conta disso, o ideal é dividirmos os gastos em três categorias e começar um levantamento sobre cada uma delas.

Custo de aquisição

Considere tudo que envolve a compra da nova tecnologia e uma possível depreciação. Lembre-se da demanda por aquisição de outros bens para que se possa utilizar a tecnologia, como por exemplo, racks para inserção de um novo servidor. O tempo gasto em pesquisas também deve ser contabilizado aqui.

Custos de implementação

Envolve a contratação de mão de obra especializada para instalação e configuração do novo ambiente, infraestrutura ou software, treinamentos necessários para o time de TI e demais colaboradores, alterações físicas no local, entre outros pontos que sejam necessários para a implantação.

Custos de suporte e manutenção

É nesse processo que muitos dos gestores costumam ter alguma dor de cabeça, já que não buscam saber os reais custos de manutenção. Entre os pontos que devem ser levantados, estão as garantias, as atualizações, o atendimento, as novas funcionalidades, renovações e vários outros gastos que podem ser necessários ao longo do tempo de uso da solução.

Determinar o ciclo de vida da aquisição

Tão importante quanto determinar os custos envolvidos na hora de adquirir uma solução, também é entender o ciclo de vida desse ativo, uma vez que o custo pode parecer alto. Mas um ponto importante: a solução será utilizada durante um longo período, diluindo os gastos.

Já, em outros casos, temos o contrário. A aquisição pode parecer menos custosa, porém, seu ciclo de vida é curto, levando sua empresa a necessitar de outro ativo em pouco tempo. Ou seja, novos gastos de aquisição.

Para entender melhor sobre este ciclo é preciso verificar dois pontos:

• vida depreciável ─ são os anos de atividade de um determinado ativo. Em geral, nos termos administrativos, isso gira em torno de 5 anos, porém, na TI, esse tempo pode ser muito mais curto;
• vida econômica ─ são os anos em que o ativo gera valor para o negócio. Quando seu retorno fica acima de seus custos de manutenção. Caso a ordem se altere, sua vida econômica findou.

Escolher um período adequado

O ciclo de vida dos ativos digitais é curto, por conta disso, na hora de realizar os cálculos do TCO é preciso determinar uma linha do tempo que permita indicar uma quantidade de manutenções e demais custos.

Geralmente, o período deve ser amplo em sentido comum porém não muito longo, como um semestre ou um ano, visto que as soluções em TI podem demandar uma substituição rápida.

Busque orientação especializada

A última dica que temos para dar a você é o uso de um outsourcing de TI, a contratação de uma empresa especializada de consultoria que possa auxiliar você e seu time a encontrar as melhores soluções com um custo adequado ao seu orçamento.

Profissionais com uma boa experiência de mercado podem dar suporte à sua equipe na hora de buscar pelos custos escondidos de uma contratação e evitar que você acabe excedendo os limites impostos ao seu orçamento.

Entender o custo total de propriedade é fundamental para determinar os valores positivos ou negativos de um investimento em TI, uma vez que uma solução pode ter baixo custo de aquisição e implementação, mas altos gastos para sua manutenção.

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