Ao falarmos com gerentes de TI sobre PMBOK, é comum ouvir dúvidas e até perceber certa confusão sobre o tema. Muitos dizem que PMBOK é uma metodologia, alguns perguntam o que é o PMBOK e outros dizem que ele não é adequado para suas empresas.

Para acabar com essas incertezas, separamos as dúvidas mais comuns que esclarecem, definitivamente, o que é e qual a importância do PMBOK no gerenciamento de projetos. Confira se você tem alguma delas!

O que é PMBOK?

PMBOK é a abreviação de Project Management Body of Knowledge e tem por objetivo esclarecer conceitos, determinar padrões, reunir as melhores práticas, ferramentas, técnicas e áreas de conhecimento que envolvem o gerenciamento de projetos.

O PMBOK é um guia publicado periodicamente pelo Project Management Institute (PMI) e está sob responsabilidade do PMI Standards Committee, o comitê de padronização do instituto. Esse comitê determina quais padrões serão adicionados ao guia e quais alterações ocorrerão em suas edições.

A primeira edição do Guia PMBOK foi lançada em 1996. Seu objetivo principal era apoiar o desenvolvimento do gerenciamento de projetos e permitir que a profissão de Gerente de Projetos se estabelecesse com mais clareza. Vale destacar que o PMBOK já está em sua sexta edição, lançada em 2017, e é considerado um padrão internacional para o gerenciamento de projetos.

Qual a importância do PMBOK?

Existem 4 benefícios principais da utilização do PMBOK. Veja!

Padronização de atividades

Imagine que algum colaborador de sua equipe pede demissão em meio a um projeto e não há outro membro com as habilidades necessárias para dar sequência às atividades dele. O que você faria? E se você fosse contratado para ser o gerente de TI de uma empresa que está implantando um ERP, como avaliaria e desenvolveria o projeto?

A padronização de processos assegura que qualquer gerente de projetos com conhecimento do PMBOK atinja a meta estabelecida inicialmente. Além disso, permite que a equipe foque na execução das atividades, não na dinâmica do projeto e em suas correlações com as demais entregas.

Uso eficiente dos recursos

Determinar quais são os custos e controlar a maneira e o tempo em que são empregados fazem parte da forma como o PMBOK garante que apenas os recursos planejados serão utilizados para o sucesso do projeto. Isso agrega economia e previsibilidade para a empresa.

Controle sobre o cronograma e escopo do projeto

O prazo para alcançar um objetivo é estabelecido com base nas fases, entregas e riscos comportados para o projeto. Após o gerente do projeto executar essa avaliação, o cronograma é estabelecido em comum acordo com as partes interessadas. Isso evita frustrações ou surpresas quanto a mudanças não previstas no plano inicial. Também ajuda na negociação de prazos, caso o escopo seja alterado após o acordo formal entre os envolvidos.

Redução de riscos

Ao estabelecer um escopo e gerenciar cada etapa e área de conhecimento de um projeto, os riscos passam a ser mais facilmente conhecidos e mitigados, oferecendo maior segurança para todos os envolvidos no projeto.

Ou seja, quando você utiliza as práticas sugeridas no PMBOK, você vivencia diversas vantagens. Há uma melhoria nítida nos processos, um maior grau de coordenação e controle, além da diminuição de ruídos e falhas que podem influenciar negativamente os resultados do projeto. Consequentemente, é possível reduzir custos, aumentar a produtividade e, também, a satisfação de todos os envolvidos.

PMBOK é uma metodologia de gerenciamento de projetos?

A função de uma metodologia é indicar um caminho a ser seguido, uma espécie de mapa para ser percorrido. Já o PMBOK reúne apenas as melhores práticas e conhecimentos necessários para uma gestão de projetos eficiente. Isso ocorre sem se ater nas minúcias de como cada fase do trabalho deve ser desenvolvida nem dizendo especificamente qual tipo de documentação deve ser aplicada ou a sequência de fases que devem ser tomadas.

Outra questão importante que separa o PMBOK de uma metodologia de gestão de projetos é que as práticas difundidas pelo guia podem ser adotadas para qualquer tipo de operação, seja ela de engenharia, desenvolvimento de software, gestão de projetos pontuais na área de TI, entre outros.

Ou seja, os conhecimentos são genéricos e precisam ser adaptados para melhor aproveitamento. Logo, a resposta é: “Não, PMBOK não é uma metodologia de gerenciamento de projetos!”.

O que é um projeto segundo o PMBOK?

Há uma série de características que um projeto deve ter para ser considerado como tal. Veja quais são, de acordo com o guia PMBOK.

Objetivo claro e específico

A primeira grande característica é ter uma meta bem definida. Exemplo: a implantação de um software, a compra e configuração de um novo servidor, a migração de uma parte da infraestrutura da empresa para a computação em nuvem ou até a construção de uma sala adequada para a alocação dos servidores da empresa. Quanto mais específico for o objetivo do projeto, melhor serão as definições de riscos, cronograma, recursos e apuração de seus resultados.

Prazo para conclusão

Nenhum projeto é contínuo ou permanente na ótica do PMBOK. Afinal, isso impediria que o objetivo fosse alcançado e seu resultado apurado. Logo, se sua empresa tem a intenção de fazer algo, mas não determinou uma data para início e término, então, isso não faria parte das métricas do PMBOK.

As atividades operacionais e o atendimento de incidentes pontuais na gestão cotidiana de TI da sua empresa também não devem ser vistos como projetos, afinal, não têm um prazo e um cronograma para alcance de apenas um objetivo.

Limitação de recursos

Por fim, o uso de recursos humanos, financeiros ou materiais são limitados e, por isso, precisa ser planejado e controlado, evitando a ineficiência e o aumento de custos para que o projeto seja concluído.

Quando utilizar o PMBOK?

O gerenciamento de projetos é caracterizado como a aplicação de conhecimentos, técnicas, ferramentas e habilidades, que visam alcançar um objetivo bem determinado, dentro de um prazo estabelecido e com os recursos indicados.

Logo, em qualquer situação cotidiana em que o gestor constatar as 3 principais características de um projeto e identificar que pode usar o gerenciamento de projetos para atingir uma meta, então, os processos e áreas de conhecimento do PMBOK podem ser aplicados.

Alguns exemplos de projetos que fogem da área de TI, mas que são comuns em nossas vidas são:

  • organizar viagens;
  • construir uma casa;
  • treinar e capacitar pessoas.

Quais são os processos descritos no PMBOK?

De acordo com o PMBOK, existem 5 grandes grupos de processos que devem ser realizados.

  1. iniciação: é utilizado para formalizar o início do projeto ou o começo de uma nova fase em um projeto já existente. É marcado pela definição do escopo e pela liberação dos primeiros recursos financeiros;
  2. planejamento: é, provavelmente, o processo mais complexo dentre todos. Nessa etapa, há o tratamento do escopo, do cronograma, dos custos e dos riscos. Quando realizado corretamente, é possível definir o caminho crítico e poupar recursos. É crucial na divisão de atividades e na tomada de decisões;
  3. execução: nessa etapa, tudo aquilo que foi imaginado é colocado em prática e os objetivos são alcançados, pois é onde o empreendimento se materializa;
  4. controle e monitoramento: ocorre em conjunto com a execução e serve para avaliar se os resultados estão sendo atingidos de acordo com o planejamento. Caso contrário, é preciso ajustar as rotas e fazer as alterações necessárias para que o projeto volte a ficar no rumo certo;
  5. encerramento: é responsável pela formalização do fechamento de uma fase ou mesmo do projeto como um todo. Essa etapa tem uma importância grande na organização, pois é aqui que há rigor a respeito da documentação das lições aprendidas.

Outra dica é aproximar os conhecimentos do método Scrum, que é simplificado e menor que o PMBOK. Apesar das diferenças, ambos podem (e devem) ser integrados para alcançar agilidade e confiabilidade nos processos. Vale a pena investir na união dessas técnicas.

O que são as áreas de conhecimento do PMBOK?

Além dos processos, o PMBOK em sua quinta edição, de 2013, descreve as áreas de conhecimento que norteiam a estruturação de um projeto. Não houve atualização quanto as áreas na última edição, de 2017, embora seja possível observar algumas modificações pontuais em alguns dos itens. Confira:

  1. gerenciamento de integração: essa área diz respeito aos processos e atividades que identificam, definem, combinam, unificam e coordenam tudo aquilo que compõe um projeto, sejam pessoas, sejam recursos e demais processos;
  2. gerenciamento de escopo: tudo aquilo que é necessário para garantir que o projeto ocorra em conformidade com o que é esperado, uma vez que há a definição do que estará incluso ou não em seu desenvolvimento;
  3. gerenciamento do cronograma: inclui os meios de se garantir que os prazos das fases intermediárias, bem como do projeto em geral, sejam cumpridos;
  4. gerenciamento de custos: essa área se relaciona com as projeções, orçamentos, forecasts e todo o controle dos gastos executados e previstos;
  5. gerenciamento da qualidade: visa assegurar que sejam satisfeitas todas as demandas do cliente e deve envolver todas as atividades componentes do projeto ao longo de seu ciclo de vida;
  6. gerenciamento de recursos: até a quinta edição, tratava apenas das equipes envolvidas no projeto. A sexta edição passa a considerar não apenas as pessoas, mas também os materiais, equipamentos e infraestrutura disponíveis para que o projeto possa ser executado, trazendo práticas sobre como identificar, adquirir e gerenciar esses recursos;
  7. gerenciamento da comunicação: é provavelmente a área mais importante, pensando na figura do gerente de projetos, uma vez que representa a maior parte de sua dedicação. Diz respeito à ligação entre pessoas, informações e ideias. Uma boa comunicação está diretamente relacionada a uma boa execução;
  8. gerenciamento de riscos: trata de como conduzir o planejamento a fim de identificar, analisar, criar e implantar respostas em relação aos riscos. Está fundamentado em aumentar a exposição aos eventos de baixo ou nenhum risco, ao mesmo tempo que minimiza as possibilidades de eventos de médio e alto risco;
  9. gerenciamento de aquisições: diz respeito aos processos de compra e aquisição de insumos, produtos e serviços. Tem ganhado cada vez mais importância em virtude da quantidade de terceirizações feitas pelas empresas atualmente;
  10. gerenciamento dos stakeholders (ou das partes interessadas): busca identificar quais são todos os interessados, expandindo a visão e incluindo não mais apenas cliente e fornecedor, mas também a comunidade, o governo e todos os outros entes afetados pela execução ou pelos resultados do projeto, no intuito de quebrar as resistências e garantir o engajamento.

Ao contrário dos processos, as áreas de conhecimento não estão presentes em todos os projetos. Por exemplo, você pode ter um projeto de treinamento que não necessite de aquisições. Logo, o PMBOK é um conjunto das melhores práticas que orientam a gestão de projetos, facilitando que os objetivos traçados pelos envolvidos sejam alcançados no prazo e com os recursos estabelecidos.

Agora que você já sabe mais sobre como utilizar e quais são os conceitos principais que envolvem o PMBOK, aproveite para conhecer também 15 coisas que você deveria aprender sobre a ITIL.