Integração de sistemas com grande volume de dados

Vivemos na era da informação, e as novas tecnologias vêm transformando os modelos de negócio e a forma de atuação das empresas no mercado. Com isso, é natural que as companhias utilizem vários tipos de sistemas em suas rotinas diárias, gerando uma gama gigantesca de informações e duplicidade de dados. Nesse cenário, um desafio se estabelece: como realizar a integração de sistemas para que os dados possam ser compartilhados?

Bom, para ajudar você a responder a esse questionamento e também facilitar a realização dessa árdua tarefa em sua empresa, nós preparamos este guia. Então tome nota e boa leitura!

O que é integração de sistemas?

A integração de sistemas nada mais é que a utilização de diversas ferramentas como uma só solução, garantindo que haja uma troca de dados e informações entre as diversas plataformas utilizadas nos processos da empresa.

A sua aplicação pode se dar de duas maneiras distintas. Na primeira, são utilizados diversos sistemas individuais que compartilham um mesmo banco de dados. Essa solução é dificultosa devido à necessidade de realizar alterações no código-fonte de todas as plataformas utilizadas pela empresa.

Já a segunda é utilizar um sistema de gestão integrada, como um ERP (Enterprise Resource Planning), que reúne uma série de módulos, cada um responsável pela administração de um dos setores da empresa. O obstáculo ao optar por essa solução é a dificuldade de adequar as informações anteriormente armazenadas.

O objetivo é que cada um dos softwares compartilhe de um mesmo banco de dados e possa utilizar informações geradas pelos outros sistemas para melhorar seus próprios resultados, maximizando, assim, as vantagens individuais de cada plataforma.

Qual é a importância de ter sistemas integrados?

Com a modernização, o surgimento e a evolução de tecnologias diferentes, as empresas acabaram por adquirir um grande ecossistema de softwares, cada um deles com um objetivo específico para o negócio, como gestão financeira, controle de estoque, recursos humanos, operacionalização, entre outras plataformas.

O principal problema é que a informação, fator de alto valor agregado para a empresa, acabou por ficar segmentada e dividida, não exercendo o seu real papel estratégico para o negócio.

Esse fato, por si só, incentiva a busca pela integração entre as diversas plataformas, para que cada um dos setores possa ter acesso aos dados gerados pelos outros, criando um ambiente de compartilhamento de conhecimento.

Como exemplo, podemos citar uma empresa que realiza a contratação de diferentes softwares para seus inúmeros setores. Em um dado momento, o sistema de gestão de estoque precisa dar entrada de um valor em mercadorias, no entanto. não há integração com o software financeiro. É necessário realizar duas entradas de dados para uma mesmo informação.

Isso acaba por gerar morosidade em todos os processos realizados pela empresa, além de possibilitar a ocorrência de erros e perdas decorrentes da duplicidade ou da falta de informação.

Por isso, é importante para o negócio a busca pela integração de todos os sistemas utilizados por sua infraestrutura, com o intuito de melhorar a performance de suas atividades e aumentar sua produtividade.

Quais são os benefícios da integração de sistemas para a gestão?

A integração de sistemas é responsável por uma série de benefícios para as empresas que tomam a decisão de implementá-la. Vamos listar algumas das principais vantagens de sua aplicação:

Diminuição dos retrabalhos

Com a integração das informações entre os sistemas ou a implantação de um sistema que abarque todas as atividades dos diversos setores da empresa, acabará por ocorrer uma diminuição do retrabalho.

Isso porque, como no exemplo citado acima, a entrada de dados não deverá ser realizada diversas vezes, conforme a necessidade de cada uma das áreas do negócio. Basta que seja inserida uma vez para que fique disponível para todos os usuários com acesso.

Essa diminuição do retrabalho contribui também para a minimização de erros pela inserção incorreta de dados no sistema e a melhor distribuição de tempo dos colaboradores, que poderão se dedicar a outras funções.

Melhoria no controle dos processos

Com a implantação de um sistema de gestão integrada, todas as atividades e processos da empresa estarão sendo controlados por meio de ferramentas informatizadas.

Toda e qualquer informação gerada ou inserida será devidamente registrada e controlada, assim como o seu fluxo dentro do sistema. Os processos também poderão ser monitorados de forma mais consistente.

Isso permite ao gestor uma melhor visão sobre tudo o que ocorre dentro da empresa, identificando, inclusive, processos e atividades que não estejam atendendo às expectativas.

Confiabilidade das informações

Como o número de vezes que a informação deve ser manipulada via interação humana diminui, melhora a confiabilidade nos dados apresentados pela ferramenta.

Questões como a apresentação de declarações obrigatórias aos fiscos municipais, estaduais e federal tendem a ser mais simples, uma vez que as informações estão concentradas e confiáveis.

Tomar decisões estratégicas para o futuro do negócio é muito mais simples quando se tem acesso a dados concretos e de procedência confiável, facilitando o trabalho do gestor.

Agilidade nos processos

Uma das principais vantagens na implantação de um sistema de gestão integrada é o ganho em agilidade nos processos produtivos da empresa. Já não é necessário esperar por respostas de outros departamentos, cada setor pode desenvolver suas atividades acessando diretamente os processos de outra área.

Por exemplo, o estoque necessita realizar uma compra, porém, é necessário ter a aprovação do setor financeiro. Em vez de realizar uma solicitação por escrito, pode-se abrir um pedido diretamente na plataforma. Muito mais praticidade e menor tempo de resposta.

Outro ponto fundamental para esse ganho em produtividade e agilidade é a automatização de tarefas, que permitem que os funcionários dediquem o seu tempo a outras atividades, melhorando os resultados.

Utilização de dashboards

Administrar uma empresa sem informações suficientes ou com dados desatualizados pode acabar em um desastre. É preciso receber atualizações em tempo real e estar atento a qualquer alteração para tomar decisões estratégicas com total certeza.

Uma ferramenta de gestão integrada disponibiliza uma série de dashboards que podem ser montados conforme a necessidade de sua empresa, dando ênfase às informações que sua administração acredite serem de maior relevância.

Esses painéis de controle permitem visualizar cada um dos departamentos e o andamento das atividades e processos realizados por eles, auxiliando a monitorar possíveis gargalos que necessitem de correção.

Redução de custos

O custo total para manter as operações da empresa em funcionamento será reduzido. Isso se deve, principalmente, aos ganhos em produtividade e otimização de processos que poderão ser obtidos com a integração das informações.

As oportunidades de melhoria que surgirão devido ao monitoramento constante é outro dos fatores que contribuem para a diminuição dos custos com processos, além da redução de perdas e prejuízos.

A automatização de uma série de tarefas também auxilia na diminuição de gastos contratuais de mão de obra, além de outros custos ligados a contratação, como impostos, seguro saúde, entre outros.

Otimização de processos

A visão macro das atividades desenvolvidas por todos os setores da empresa permite ao gestor identificar qualquer falha ou processo que não esteja entregando o que se espera.

Com essa informação em mãos, é possível a equipe de administração buscar alternativas para a melhoria de determinada alternativa, visando alcançar as expectativas com relação aos seus resultados.

A otimização de processos é uma das maiores vantagens da implantação de um sistema de gestão integrada, pois permite um aumento de produtividade e eficiência de todos os setores da empresa.

Diminuição de erros

A utilização de um grande ecossistema de softwares independentes tem uma grande desvantagem em relação à gestão integrada: a ocorrência sucessiva de erros. Essa situação acontece devido à necessidade de inserção de dados de forma manual em cada um dos sistemas.

Com a integração da gestão, espera-se a diminuição desses erros de entrada de informações, já que os dados serão inseridos apenas uma vez no sistema, por um dos módulos, e ficarão disponíveis para todos os outros setores.

Não há a necessidade de realizar novas entradas para uma mesma informação. Desta maneira, os erros serão diminuídos, e as perdas e prejuízos decorrentes deles também deverão desaparecer.

Redução de softwares

Utilizar uma grande diversidade de softwares para realizar a gestão de uma empresa pode trazer uma série de problemas — entre eles, um dos mais críticos é a necessidade de treinamento para a equipe.

Todos aqueles que realizarão atividades nesse ecossistema de plataformas deverão ser treinados e capacitados para tal, o que acarreta uma série de custos extras para a empresa e perda de tempo de produção de novos colaboradores.

Já com o uso de uma solução integrada, é necessário realizar apenas uma capacitação, facilitando, assim, a circulação de funcionários entre os setores da empresa e minimizando custos de implantação.

Quais são os desafios de integrar sistemas com grande volume de dados?

Existem diversos desafios a serem superados para a realização de uma integração de sistemas bem-feita. Vamos listar alguns dos principais e que demandam maior atenção na hora de implementar uma solução de gestão integrada.

Monitoramento consistente

É preciso manter um monitoramento constante de todos os processos e atividades durante uma integração. Isso porque, na fase de implementação, é possível visualizar as falhas que antes não eram vistas.

As possíveis fraquezas existentes dentro de uma determinada rotina podem ser as principais responsáveis por seus resultados estarem aquém das expectativas. Um monitoramento consistente permite identificar pontos fracos.

Após visualizar quais são as necessidades, sua equipe pode trabalhar com mais facilidade na busca por soluções que supram um problema específico de maneira adequada.

Atualizações frequentes

A tecnologia evolui rapidamente e, com isso, há sempre novas atualizações em sistemas e bancos de dados que podem se mostrar diferenciais na busca por melhores resultados e mais produtividade.

É preciso estar atento às ferramentas que surgem no mercado e podem ser adaptadas para integração no novo ambiente da empresa ou cujas funcionalidades possam ser copiadas para o sistema de gestão integrada em aplicação.

Manter seus sistemas atualizados também protege sua empresa e suas informações de ataques de hackers e cibercriminosos que se utilizam de sistemas legados para realizar invasões e roubos de dados.

Manutenções periódicas

As atualizações realizadas em algum dos sistemas em uso, integrados com outros, podem acabar por gerar uma certa lentidão geral no ecossistema, devido a alterações na maneira como tal software se relaciona com o banco de dados comum.

Por isso, é necessário estar atento à necessidade de realizar manutenções periódicas em cada um dos módulos da plataforma, com o intuito de evitar esse tipo de situação.

Ao realizar constantes revisões acerca do correto funcionamento das integrações, é possível garantir a continuidade das operações e evitar possíveis interrupções dos serviços, que gerariam prejuízos.

Informações repetidas

Como cada um dos sistemas, antes de uma integração, necessita ter acesso a determinadas informações, é comum que haja uma série de dados repetidos em cada uma das plataformas utilizadas pela empresa.

Quando os sistemas trabalham de forma individual, isso não é um problema, no entanto, quando se buscar integrar todos os softwares em apenas um banco de dados e se tem a necessidade de migrar informações, a repetição pode atrapalhar uma implantação.

É necessário criar um plano de ação com o objetivo de verificar todos os dados contidos em cada um dos databases das aplicações em busca de informações repetidas e eliminá-las, evitando que ocorram duplicidades após a integração dos sistemas.

Backup confiável

Ao integrar todos os sistemas da empresa, compartilhando informações constantemente, será utilizado apenas um banco de dados comum. Esse fato aumenta a necessidade de uma rotina de backup confiável e exige que medidas extras de segurança sejam tomadas.

Na realidade de integração, as informações utilizadas por todos os sistemas da empresa estão mantidas em um único local, o que significa que qualquer mínima falha nesse servidor pode ocasionar a parada completa das atividades do negócio.

Com isso, é preciso investir ainda mais em rotinas confiáveis de backup e nas boas práticas, estando atento à criação de diversas cópias de segurança, locais de armazenamento, tempo de restore e demais rotinas do backup.

Banco de dados legado

Um dos grandes desafios na hora de realizar a implantação de sistema de integração de dados é a utilização, por parte da empresa, de um banco de dados legado, que pode não ser aceito por algum dos softwares utilizados.

Existem duas opções nesse caso. A primeira seria iniciar um novo banco de dados em uma plataforma mais moderna e aceita por todos os sistemas em utilização na empresa, o que pode não ser viável, pois o negócio deixaria de contar com muitas informações relevantes.

A segunda opção é realizar a importação de todos os dados para um novo banco de dados mais moderno e que seja aceito por todas as soluções em uso na empresa, no entanto, podem ser gastos muitos recursos para fazer essa transação.

Isso se deve ao fato de que cada banco de dados trata as informações de maneira distinta, o que pode exigir que sejam realizadas alterações nos conjuntos de dados antes de um importação.

Como proceder à integração de sistemas com grande volume de dados?

Como já listado, o volume de dados pode ser um grande — se não o maior — desafio na hora de uma empresa realizar a implementação de um sistema de gestão integrado, porém, mesmo com as dificuldades, é possível fazer um bom trabalho.

A depender do tempo de utilização, pela empresa, de seus sistemas individuais, a quantidade de dados gerados pode ser enorme. Basta que você perceba que cada interação realizada pela empresa com clientes, fornecedores ou mesmo entre setores gera uma quantidade de informação.

São diversas interações todos os dias. Em pouco tempo de operação, já se espera que uma empresa conte com um bom volume de dados armazenados, dificultando a realização da integração.

DBA

Como solução para esse problema, seu negócio pode investir na contratação da consultoria de um DBA, o administrador de banco de dados. Esses profissionais são especializados na manipulação de informações armazenadas.

Um colaborador qualificado como esse pode realizar a remodelação das tabelas de relacionamentos internos do banco para adequar os dados e prepará-los para a integração.

No caso de databases legados, esse profissional pode garantir que a migração das informações, necessária para a integração, seja realizada com sucesso, adequando os dados ao novo banco e evitando futuros problemas.

Como realizar a integração de sistemas?

Realizar a integração, como já visto, não é uma tarefa simples e, a depender do tempo por que os sistemas atuaram de forma individual, pode ser muito complexa. Por isso, reunimos cinco dicas para auxiliar você a implantar a integração de sistemas em sua empresa.

1. Liste seus processos

O primeiro passo é conhecer quais são os processos de produção e serviços internos que existem hoje em sua organização, quais estão sendo amparados por sistemas de informação e quais ainda necessitam de informatização.

Em um primeiro momento, é comum que as empresas busquem realizar a integração completa de todos os setores e processos, no entanto, é preciso tomar cuidado para não dar um passo em falso.

Em muitos casos, pode ser que você não encontre uma solução específica que integre todos os processos necessários para a sua operação, o que é frustrante, mas é possível escolher boas ferramentas com poder de adequação.

2. Evite projetos paliativos

Outro erro cometido por muitos gestores na hora de buscar pela integração de sistemas é investir em projetos paliativos, que acabem por sanar certos problemas pontuais em detrimento de outros.

Essa atitude não é recomendável, pois os investimentos necessários para realizar projetos como esse geralmente são altos em comparação com a integração total e acabam por não resolver o problema.

Ou seja, mesmo que sua empresa opte por integrações parciais, em um futuro próximo serão necessários maiores investimentos para adequar os processos que ficaram para trás.

3. Busque um equilíbrio entre processos e sistema

Um fato que deverá ocorrer em qualquer projeto de integração de sistemas é a adequação de processos à nova plataforma, assim como a adequação da nova plataforma a alguns dos processos.

É preciso buscar um equilíbrio entre as duas situações, visando não alterar totalmente os processos internos da empresa e nem realizar uma nova codificação no sistema de integração escolhido.

O ideal é verificar cada uma das situações em que os conflitos entre as atuais atividades e o controle da plataforma acontecem para decidir em qual dos lados é mais vantajoso realizar alterações.

4. Aplique uma visão sistêmica

É necessário aplicar uma visão sistêmica sobre os processos no momento de buscar pelas melhores soluções em integração. Esse pensamento consiste em enxergar todas as atividades como parte de um único sistema.

Faz parte da política de integração de sistemas e informações deixar de ver individualmente cada um dos setores dentro da empresa para começar a visualizar o organismo geral — todas as relações que existem entre cada uma das áreas do negócio e quais as dependências diretas e indiretas que elas têm entre si. Isso facilita a compreensão e implementação de um software de integração.

5. Contrate um serviço especializado

Tendo lido até aqui, você já deve ter percebido o tamanho do desafio que consiste realizar a integração de sistemas, processos e setores de uma empresa.

Muitas vezes, o seu negócio pode contar com uma ótima equipe de TI, porém seus colaboradores não têm o know-how necessário para realizar uma tarefa tão complicada e com tão grande responsabilidade quanto uma integração de sistemas.

Por isso, a melhor saída e uma das dicas mais preciosas deste artigo é o investimento em uma parceria com um fornecedor especializado nesse tipo de operação, um outsourcing de TI, que contará com profissionais qualificados e com experiência de mercado na realização de integrações.

Essa forma de serviço consome menos recursos financeiros que a criação de uma equipe interna qualificada, pois não é necessário realizar nenhum tipo de contratação, apenas a firma de um contrato de prestação de serviços.

A integração de sistemas é essencial para melhorar a produtividade de sua empresa hoje e garantir que ela possa se destacar perante seus concorrentes, aumentando a eficácia de seus processos internos.

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