Gestão de tarefas: guia completo para fazer de forma eficiente
O fluxo de trabalho de qualquer empresa é marcado por um grande número de tarefas. Quem trabalha com o gerenciamento de equipes, nesse cenário, muitas vezes tem um grande desafio: garantir que a gestão de tarefas seja feita sem prejudicar a performance do negócio ou a sua competitividade.
Afinal de contas, a gestão de tarefas é responsável por organizar o fluxo de trabalho de tal forma que os erros sejam pouco frequentes e os prazos sempre os menores possíveis. Quando isso ocorre, o negócio consegue agregar valor para a sua marca e, ao mesmo tempo, se manter a frente dos concorrentes. Além disso, os consumidores ficarão mais satisfeitos e as metas serão batidas sem dificuldades.
Para ajudar a entender como fazer a gestão de tarefas e os passos que podem ser tomados para maximizar a sua qualidade, preparamos o texto a seguir. Continue a leitura e veja como ela pode atrair mais lucros e performance para a sua empresa!
1. O que é gestão de tarefas?
A política de gestão de tarefas é uma estratégia utilizada por empresas para otimizar o fluxo de trabalho sem comprometer a qualidade dos serviços prestados. Ela combina a tecnologia com metodologias de gestão de equipes para otimizar e reduzir prazos. Além disso, apoia-se em indicadores para avaliar o resultado das medidas tomadas e, a partir dessa análise, aplicar melhorias para o negócio.
2. Para que serve?
A política de gestão de tarefas está inserida no contexto das estratégias utilizadas por empresas para otimizar o seu fluxo de trabalho e garantir mais performance para as equipes. Assim como as políticas de gestão de erros, ela pode ser utilizada para melhorar indicadores, evitar problemas e garantir maior valor agregado para os serviços e produtos do negócio.
Quando bem implementada, essa estratégia torna o fluxo de trabalho mais previsível e ágil. As equipes terão menos interrupções na sua rotina e mais habilidade de entregar as suas demandas nos prazos acordados. Além disso, será mais fácil avaliar quais são os setores que precisam de melhorias a médio e longo prazo.
Em outras palavras, a política de gestão de tarefas auxilia na organização do fluxo de trabalho de toda a empresa. Ela considera metas de médio e longo prazo, objetivos estratégicos, demandas de clientes e outros fatores para avaliar a melhor maneira de distribuir e gerenciar rotinas. Desse modo, os profissionais poderão entender o que deve ser feito (e como cada processo deve ser executado) para atingir os resultados esperados.
3. Quais as vantagens de fazer?
Aplicar a política de gestão de tarefas no dia a dia do negócio é algo que traz grandes benefícios para a empresa. Entender quais são permite que gestores avaliem os impactos que ela pode causar no fluxo de trabalho e como eles contribuirão para a melhoria da competitividade da marca. Confira a seguir!
3.1. Mais produtividade
Toda empresa trabalha para ter alto nível de produtividade. Ao investir na gestão de tarefas, esse ponto pode ser otimizado em todos os setores: os times conseguirão entender melhor como o seu fluxo de trabalho deve ser organizado de acordo com as metas existentes e, assim, saberão o que fazer para sempre ter alta performance.
3.2. Melhoria na comunicação entre times
A comunicação é um ponto básico para que equipes consigam entregar bons resultados e consigam se manter alinhadas de maneira contínua. A gestão de tarefas leva recursos para o dia a dia do ambiente corporativo que otimizam esse ponto: os profissionais sempre terão soluções que facilitam a troca de dados, evitando conflitos e falhas no fluxo de entrega de resultados.
3.3. Planejamento de projetos mais inteligente
O planejamento de projetos é crucial para que todas as etapas das iniciativas tenham escopo bem delimitado e bons resultados. Nesse sentido, a gestão de tarefas contribui para que as equipes consigam entregar os resultados esperados sem grandes dificuldades. Afinal de contas, os profissionais terão apoio de boas metodologias na hora de executar o que cada etapa do projeto demanda.
3.4. Mais previsibilidade para os negócios
A previsibilidade é um fator crítico para quem trabalha com a gestão de empresas. Ter uma boa visão sobre o que pode acontecer permite aos times se organizarem com facilidade e, ao mesmo tempo, evitar erros. Com a política de gestão de tarefas, os times podem avaliar sem dificuldades o que afetará o seu fluxo de trabalho negativamente e, assim, se prepararem para qualquer situação.
3.5. Redução de erros
Reduzir erros é algo que deve estar no planejamento de qualquer empresa. Afinal de contas, a redução da quantidade de problemas que o negócio tem que lidar diariamente se traduz em mais lucros, prazos menores e maior aproveitamento de recursos. Uma boa gestão de tarefas permite aos times executarem o seu trabalho com mais qualidade, uma vez que a pressão por grandes resultados sempre será reduzida.
3.6. Redução de custos
Uma empresa lucrativa consegue reduzir custos em várias frentes. Nesse sentido, ter uma política de gestão de tarefas é algo que auxilia os times a sempre estarem preparados para aproveitar ao máximo os recursos existentes.
3.7. Times mais envolvidos nas rotinas internas
O engajamento de equipes é crucial para que qualquer empresa consiga atingir as metas existentes. Profissionais envolvidos trabalham com mais cuidado para executar o que foi planejado e, ao mesmo tempo, conseguem melhores resultados. Se houver uma boa gestão de tarefas, esse objetivo pode ser alcançado facilmente: todos terão transparência sobre os seus objetivos e poderão atuar lado a lado com as lideranças para otimizar o fluxo de trabalho, o que ampliará o senso de pertencimento nas equipes.
4. Como gerenciar tarefas na prática?
Realizar a gestão de tarefas na prática pode ser um grande desafio. A empresa deverá ficar atenta às demandas existentes e sempre avaliar a melhor maneira de entregar os resultados. Além disso, deverá empregar um grande número de abordagens, de acordo com o seu perfil, para manter boa produtividade.
Veja algumas das rotinas de gestão de tarefas mais tradicionais do mercado abaixo!
4.1. Entenda o fluxo de trabalho dos times
Uma boa política de gestão de tarefas é aquela que consegue compreender o fluxo de trabalho das equipes. Quando isso ocorre, o gestor responsável pelas metas consegue definir prazos com qualidade e dentro do perfil do time. Por isso, não deixe de entender o fluxo de trabalho dos times e utilizar os dados sobre esse fator para garantir bons resultados a médio e longo prazo.
4.2. Crie um fluxograma das rotinas internas
Ter um fluxograma de rotinas é um passo básico para que todos os times consigam entender como as rotinas são feitas e quem será responsável por cada tarefa.
Na área de tecnologia, por exemplo, o mapeamento de processos de TI é uma rotina que simplifica a distribuição de tarefas e evita que atividades complexas fiquem na mão de pessoas não capacitadas (como, por exemplo, deixar processos de manutenção de equipamentos para profissionais especializados em segurança de dados). Por isso não deixe de integrar o fluxograma de rotinas na sua gestão de tarefas.
4.3. Considere o perfil da empresa
A política de gestão deve sempre considerar o perfil do negócio antes de tomar decisões sobre o que será feito. Esse tipo de medida permite aos times avaliar corretamente o que pode ser feito e sempre ter objetivos realistas. Desse modo, as equipes conseguirão executar um bom trabalho sem se sentirem excessivamente pressionadas e, ao mesmo tempo, os profissionais serão orientados por boas metodologias.
4.4. Adote boas metodologias
As metodologias são muito importantes para o ambiente corporativo moderno. Seja na implantação de projetos corporativos ou no dia a dia, ter um fluxo de trabalho metodologicamente bem organizado ajuda os profissionais a serem mais eficientes e alinhados com os padrões do mercado.
Portanto, os times devem fazer uma análise robusta sobre quais metodologias são adequadas para o ambiente do negócio e treinar os times para atuarem de acordo com as escolhas feitas.
4.5. Conte com a tecnologia
A tecnologia é uma peça-chave para o sucesso de boas políticas de gestão de tarefas. Soluções de TI auxiliam times a se manterem integrados e dentro dos padrões do mercado. Ao mesmo tempo, permitem que a comunicação seja eficiente, assim como a distribuição de tarefas entre pessoas.
5. Quais técnicas usar?
Além das práticas que listaremos a seguir, existem algumas técnicas que permitem aos times ter uma melhor visão sobre o seu fluxo de trabalho e como ele pode ser otimizado para garantir boa produtividade. Empregadas no processo de gestão de tarefas, essas práticas auxiliam os profissionais a executarem as suas atividades com mais qualidade e segurança. Veja a seguir as melhores técnicas para ter uma política de gestão de tarefas robusta!
5.1. Busque criar uma cultura ágil no negócio
Ter uma cultura ágil é um passo básico para que o negócio consiga atender às demandas do mercado com flexibilidade. Para que a empresa consiga criar um ambiente movido por processos ágeis, as equipes devem ser capacitadas com as metodologias adequadas, como o DevOps. Assim, elas conseguirão atuar com rapidez, flexibilidade e qualidade até mesmo em cenários de alta demanda.
5.2. Adote o Bring Your Own Device
Quem sabe o que é BYOD (sigla para Bring Your Own Device) certamente entende o impacto que essa estratégia traz para o dia a dia de empresas. Permitir que as equipes utilizem equipamentos pessoais no fluxo de trabalho reduz custos, melhora o nível de produtividade e deixa times mais satisfeitos. Assim, o negócio agrega valor aos seus serviços e mantém-se sempre à frente da concorrência.
5.3. Tenha times integrados
A integração entre equipes também é um passo importante para quem quer manter um bom fluxo de trabalho. Quando as equipes estão unificadas, os profissionais podem entender melhor os prazos e evitar conflitos. Dessa maneira, todos conseguirão sempre atuar para atingir as metas existentes com mais facilidade.
5.4. Avalie continuamente a qualidade dos processos
A qualidade dos processos deve ser avaliada continuamente para que os profissionais consigam entender se as rotinas de gestão de tarefas são efetivas. Portanto, não deixe de empregar métricas e revisar o alinhamento das rotinas do negócio com os padrões do negócio. Desse modo, será possível manter o nível de qualidade das atividades executadas pela empresa no maior padrão possível.
6. Qual o papel do gestor?
O gestor é um dos profissionais mais importantes no dia a dia de qualquer time. O seu papel é estratégico em atividades como a gestão de projetos, a definição do planejamento mensal e as rotinas que deverão ser executadas por cada profissional. Além disso, cabe a ele avaliar o que deve ser feito para otimizar os problemas — e avaliar quais são os erros mais frequentes e críticos.
Em outras palavras, no contexto da gestão de tarefas, cabe ao gestor executar todas as atividades que permitem aos times ter os recursos e o conhecimento necessário para atuar com qualidade, segurança e alta produtividade. Essas medidas auxiliam as equipes não só a entender as suas metas, mas também a avaliar o que pode ser feito para atingir cada uma delas com pouca dificuldade. Além disso, otimizam o fluxo de trabalho para que ele tenha alto nível de fluidez e flexibilidade.
7. Quais as melhores ferramentas?
Para investir na gestão de tarefas, o time deve contar com boas ferramentas. Afinal de contas, elas são as bases para um trabalho de ponta: sem os recursos necessários, os profissionais terão muita dificuldade para atingir as suas metas.
A transformação digital trouxe um grande número de soluções para auxiliar os times a terem menos dificuldade para manter um fluxo de trabalho de qualidade. Confira a seguir as principais!
7.1. Sistema de distribuição de tarefas
A gestão de tarefas deve sempre se orientar para ter uma boa gestão da distribuição de tarefas. Os profissionais devem receber as tarefas que são mais alinhadas com o seu conhecimento e as suas habilidades. Ao mesmo tempo, o gestor deve ter uma visão completa sobre a evolução de todas as rotinas.
Para fazer isso em ambientes flexíveis, um sistema de distribuição de tarefas é crucial. Ele permite aos times entender o que deve ser feito, como as atividades devem ser entregues e quando devem ser finalizadas. Assim, todos poderão se planejar com qualidade.
7.2. Cloud computing
O cloud computing é fundamental para a gestão de tarefas em ambientes modernos. A computação em nuvem consegue auxiliar os times a terem bons indicadores de qualidade e produtividade. Afinal, será muito mais fácil manter todos integrados.
A nuvem pode ser utilizada para a troca de dados ou a instalação de ferramentas de trabalho. Em ambos os casos, os times poderão manter o seu fluxo de trabalho mesmo quando estiverem em regimes de trabalho remoto.
7.3. Sistemas de gerenciamento de dados
Os sistemas de gerenciamento de dados corporativos têm um papel de destaque nos ambientes de trabalho que buscam mais automação e integração entre times. Eles centralizam as informações existentes e, com isso, conseguem otimizar todas as rotinas de trabalho. Desse modo, as equipes gastam menos tempo procurando informações críticas para o seu fluxo de trabalho.
No ambiente corporativo moderno, algumas ferramentas se destacam com esse fim. As principais são as seguintes:
- sistema de gestão empresarial (também conhecido como ERP — Entreprise Resource Planning);
- sistema de gestão de relacionamento com o cliente (também conhecido como CRM — Customer Relationship Management);
- sistema de gestão financeira.
7.4. Ferramentas de comunicação digital
As ferramentas de comunicação digital são soluções críticas para negócios que buscam meios de otimizar as suas rotinas e conseguir ampliar a integração entre equipes. Elas são importantes especialmente nos cenários em que os profissionais atuam em vários locais. Afinal, elas mantêm a comunicação eficiente e reduzem as chances de pessoas atuarem desalinhadas com o resto do negócio.
As principais soluções que podem ser aplicadas para otimizar a comunicação por meios digitais são as seguintes:
- software de mensagem instantânea voltados para o ambiente corporativo;
- ferramentas de videochamadas;
- soluções de videoconferência corporativas.
8. Quais indicadores analisar?
Além de boas soluções de TI, o negócio também pode investir em metas de qualidade. Elas auxiliam os gestores a entenderem a qualidade das decisões tomadas no processo de gestão de tarefas, e avaliar o que pode ser feito para otimizar as rotinas e a identificar pontos com boa performance.
Assim, é possível replicar boas práticas entre vários setores e priorizar a correção de problemas críticos adequadamente. Veja a seguir as principais metas que podem ser empregadas para quem trabalha com a gestão de tarefas.
8.1. Aderência a prazos
Um dos principais sinais de que a equipe está atuando com qualidade é ter um time aderente a prazos. Quando isso ocorre, o negócio está com fluxos corretamente estruturados e metas realistas. Além disso, há um bom nível de qualidade envolvido em cada atividade.
Um indicador que pode ser utilizado para avaliar se esse contexto ocorre é o de aderência a prazos. Ele deve considerar o percentual de tarefas que são executadas conforme o tempo esperado em comparação às que ficaram atrasadas. Assim, os times podem avaliar sem problemas que setores tem colaboradores menos produtivos e fazer ajustes adequados.
8.2. Número de erros
O número de erros que um time executa nas suas tarefas é algo que afeta diretamente na qualidade do trabalho executado e nos indicadores de produtividade. Por isso, quem trabalha com a gestão de tarefas deve ficar atento para a taxa de retrabalho. Afinal de contas, sempre que algo precisa ser ajustado o fluxo de produção tem atrasos e aumento de custos.
A taxa de retrabalho é calculada a partir da identificação da proporção de tarefas que são executadas sem erros em comparação às que apresentam problemas. Ela também pode ser complementada com o número de erros que acontecem sempre que há uma falha. Dessa forma, os gestores poderão avaliar onde há mais qualidade, quais rotinas podem ser replicadas e quais áreas precisam de ajustes com urgência.
8.3. Tempo médio de resolução de tickets/tarefas
Para quem trabalha com a gestão de tarefas em áreas de suporte ao usuário ou relacionamento com o cliente, o tempo médio de resolução de tickets é uma ótima métrica de qualidade. Ela permite avaliar quais são os profissionais com grande produtividade e, ao mesmo tempo, quais áreas contam com rotinas mais lentas. Desse modo, os treinamentos de aperfeiçoamento podem ser feitos com maior grau de personalização e qualidade.
Essa métrica também pode ser aplicada para avaliar o tempo médio da execução de tarefas regulares, algo muito comum no ambiente corporativo. Em ambos os cenários, os profissionais de gestão devem avaliar o tempo médio gasto para cada tarefa e, assim, fazer a definição do indicador.
8.4. Tempo máximo de resolução de tickets/tarefas
O tempo máximo de resolução de tickets/tarefas é um indicador utilizado para orientar os times sobre a tolerância máxima para executar atividades regulares. Ele é, portanto, um indicador utilizado para avaliar quais são as situações que afetam mais a capacidade de times entregarem resultados. Assim, os times podem realizar mudanças robustas no fluxo de trabalho.
Essa métrica deve ser analisada de maneira contínua. Caso muitos profissionais não consigam se manter aderentes a ela, a liderança deve avaliar como o fluxo de trabalho está estruturado. Desse modo, ajustes poderão ser realizados — nos indicadores e na cadeia operacional — para melhorar a execução das atividades diárias.
Seja em projetos corporativos ou no dia a dia de qualquer negócio, realizar a gestão do fluxo de trabalho de equipes nunca é um processo simples. A pessoa responsável precisa ficar atenta para as demandas existentes, alinhar expectativas e buscar as ferramentas adequadas para o nível de produtividade esperado. Além disso, precisa identificar erros e agir rapidamente para que eles não influenciem na fluidez do dia a dia do negócio.
Nesse contexto, a política de gestão de tarefas é crucial. Ela combina a tecnologia e boas práticas de gerenciamento de times para maximizar a qualidade e a produtividade de todos os setores. Por isso, não deixe de utilizar essa estratégia para otimizar o dia a dia da sua empresa e garantir que todas as suas metas sejam alcançadas facilmente.
Como você aumenta a qualidade do serviço prestado pelas suas equipes junto com ganhos de produtividade? Conta pra gente nos comentários!
