Descubra tudo sobre a utilização do PMBOK

O Project Management Body of Knowledge (PMBOK) é um guia que reúne um conjunto de conhecimentos e boas práticas sobre gestão de projetos. Atualmente, os padrões difundidos pelo PMBOK são utilizados para gerir desde a implantação de softwares à organização de eventos, da construção de edifícios até a realização de campanhas publicitárias.

Por ter ganhado tamanha abrangência e uma quantidade enorme de utilização, começaram a surgir confusões, como a que identifica o PMBOK como uma metodologia de gestão de projetos. Também apareceram críticas sobre seu engessamento e desatualização frente às metodologias ágeis, como o SCRUM. Mas será que essas críticas têm fundamento?

Neste post vamos falar sobre o que é PMBOK e qual a sua importância para a gestão de projetos. Exploraremos cada uma de suas 9 áreas de conhecimento e indicaremos como elas estão relacionadas ao ciclo de vida de um projeto. Confira!

O que é o PMBOK?

O PMBOK é uma espécie de enciclopédia publicada sobre gerenciamento de projetos. Sua publicação é regularmente revisada pelo Project Management Institute (PMI). Sua função é padronizar e difundir as práticas mais eficientes, testadas e comprovadas por gerentes de projetos do mundo inteiro em um só guia.

Ou seja, é como se o conhecimento dos principais profissionais da área fosse condensado em um único documento e disponibilizado para que você pudesse tomá-lo em suas mãos.

A primeira edição do PMBOK surgiu em 1996 e em 2017 foi lançada a sexta edição do guia. Ou seja, em média, a cada 4 anos o PMI reedita PMBOK. Isso acontece porque novas metodologias surgem e as já utilizadas evoluem.

Ao revisar e publicar o PMBOK, o PMI visa oferecer um conjunto de melhores práticas que, se forem seguidas no gerenciamento de projetos, aumentarão as chances de sucesso.

Outra vantagem obtida com a publicação do PMBOK foi a padronização da gestão de projetos. Antes, cada empresa ou gestor definia processos, ferramentas e técnicas únicas para cada tipo de projetos que assumia.

Essa falta de padronização levava a algumas situações embaraçosas como:

  • dificuldade em determinar em qual momento de seu ciclo de vida o projeto estava;
  • os objetivos dos projetos dificilmente eram documentados e, por isso, quase sempre não eram atingidos;
  • alguns projetos se tornavam processos ou a fase de suporte se perpetuava, o que impedia seu encerramento.

O PMBOK permitiu uma clareza maior sobre o que é projeto

Com a publicação do PMBOK houve um avanço na definição do que é projeto. Ele afirma que todo projeto deve ter um prazo determinado, tendo seu início e fim bem delimitados. Também diz que o objetivo de todo projeto é atingir um resultado único e específico.

Ou seja, sempre que estivermos frente a uma necessidade pontual e específica, estaremos diante de um projeto que pode usar os conhecimentos e práticas difundidos pelo PMBOK em seu gerenciamento. Por exemplo, desenvolver um software, abrir uma nova unidade de uma empresa, implantar um novo método de trabalho ou desenvolver um novo processo.

Por outro lado, sempre que houver esforços repetitivos e contínuos a serem realizados, estaremos diante de processos, métodos ou operacionalizações que até podem ter nascido em projetos, mas que já não fazem mais parte dele. Esse é o caso do suporte dado aos usuários finais de softwares, por exemplo.

De forma sintética o PMBOK estabelece 6 características básicas de um projeto:

  1. é temporário, tendo começo, meio e fim bem delimitados;
  2. conta com um time de profissionais envolvidos em sua elaboração, execução e controle;
  3. usa recursos limitados;
  4. pode ser planejado, executado e monitorado;
  5. é desenvolvido de maneira progressiva e por etapas;
  6. tem um objetivo específico a ser alcançado, seja a entrega de um produto, serviço, processo, método ou resultado.

Agora que você já sabe o que é o PMBOK, vamos entender o porquê de não podermos considerar esse conjunto de melhores práticas como uma metodologia.

Afinal, é uma metodologia ou não?

O objetivo de um método é oferecer um caminho que, quando seguido, a levará a um mesmo resultado. Ao decidir usar um método a pessoa está se orientando por processos, princípios e regras já estabelecidos.

Isso é o que ocorre quando as equipes decidem optar pelo SCRUM ou outras metodologias ágeis. Há um direcionamento sobre como deve ser a formação da equipe, qual é a função de cada envolvido, como devem ocorrer as reuniões, o que deve ou não ser feito em cada Sprint, além de outros fatores já definidos pelo simples fato de escolher aquele método.

Com o PMBOK ocorre o contrário. O gerente de projetos é quem determinará quais são as áreas de conhecimento, as ênfases no monitoramento e controle de cada etapa do ciclo de vida do projeto, a composição da equipe e quais ferramentas, funções e processos são mais adequados para seus objetivos.

Enquanto uma metodologia diz como cada etapa precisa ser desenvolvida, o PMBOK oferece apenas recomendações sobre o que deve ser observado em cada etapa e área de conhecimento para que um projeto tenha sucesso.

Logo, o PMBOK não é um método. Contudo, as práticas indicadas no guia podem ser usadas para fortalecer pontos específicos de métodos. Por exemplo, grande parte das metodologias ágeis não têm um processo de controle de custos, logo, os conhecimentos sobre gerenciamento de custos indicados pelo PMBOK poderiam complementar essa área específica.

Dessa forma, podemos entender que a visão de quem aponta a publicação como uma metodologia conflitante com o Scrum está equivocada, uma vez que as duas coisas são diferentes. Inclusive, a sexta edição do PMBOK, como veremos mais à frente, incluiu as metodologias ágeis em seu escopo de boas práticas.

Qual é a importância do PMBOK?

A publicação representa um norte a ser seguido dentro de um projeto e permite que o gestor conheça as principais boas práticas a serem aplicadas para obter o sucesso. Podemos dizer que o PMBOK trouxe 5 vantagens para o gerenciamento de projetos.

Padronização do ciclo de vida dos projetos

Já citamos que o PMBOK estabeleceu com clareza uma definição sobre o que é um projeto e tudo o que não deveria ser tratado como um. No entanto, o avanço mais significativo nesse âmbito foi o estabelecimento do ciclo de vida do projeto.

Ele é baseado em 5 grupos de processos. Acompanhe.

Iniciação

Nessa etapa são coletadas todas as informações macros do projeto com o objetivo de conhecer as metas, prazo para conclusão, orçamento, restrições no escopo e principais interessados.

Ao término dessa fase, a empresa e o gerente de projetos devem ter um documento formal com as seguintes partes:

  • nome do Projeto;
  • gerente de Projeto;
  • interessados;
  • objetivo;
  • entregas principais;
  • premissas e Restrições;
  • estimativas Iniciais.

É importante que haja uma análise sobre esses dados e a concordância de todos os envolvidos. Uma forma de apresentar esses dados é elaborar um termo de abertura do projeto e pedir o aceite formal dos envolvidos.

Planejamento

Nessa etapa são elaborados o escopo do projeto, o cronograma e as entregas, também são definidas as responsabilidades, a alocação dos recursos e os custos estimados para cada fase do projeto.

Também é nesse momento que são mapeados os riscos, estabelecidos os indicadores de qualidade, planejada a comunicação e identificadas as aquisições necessárias para o sucesso do projeto.

A fase de planejamento chega a consumir até 10% de todo o tempo dedicado ao projeto, mas se for bem feita, simplificará todas as fases posteriores. Seus entregáveis são a Estrutura Analítica do Projeto, em inglês Work breakdown structure (WBS) e os planos auxiliares, como o de comunicação.

Execução

Esse é o momento em que o gerente de projetos exerce o papel de supervisor do trabalho da equipe, documenta as entregas que foram feitas, avalia se os avanços estão dentro do cronograma e realiza adequações no escopo e nos indicadores de qualidade, caso os stakeholders solicitem mudanças.

Nessa etapa, a equipe do projeto se organiza para listar as atividades e viabilizar as entregas. É importante destacar que até aqui não deve existir listas de atividades detalhadas, apenas detalhes sobre os entregáveis.

Monitoramento

O objetivo do monitoramento é controlar se a execução está acontecendo conforme o planejamento. Essa fase ocorre em paralelo com a execução do planejamento e, por meio de indicadores-chave de desempenho, o gestor elabora relatórios constantes sobre a saúde do projeto.

Os indicadores vão sugerir a necessidade de correções ou ações preventivas na fase de execução. Ao mesmo tempo, os stakeholders e equipe de projetos podem sugerir mudanças nos indicadores ou até no escopo e cronograma do projeto com base nos relatórios periódicos.

Encerramento

O termo de aceite é o documento próprio do encerramento do projeto. Nesse momento, os patrocinadores avaliam se os objetivos do projeto foram alcançados.

A função do termo de aceite é isentar as partes envolvidas de responsabilidades futuras ligadas ao escopo do projeto.

Consegue imaginar como era a gestão antes do estabelecimento desse ciclo de vida do projeto? Por isso, ele é considerado um dos avanços mais significativos do PMBOK.

Atualização constante sobre as melhores práticas

O PMBOK também pode ser considerado uma fonte de estudo e atualização para os profissionais envolvidos no gerenciamento de projetos. Afinal, ele é constantemente atualizado e a cada revisão incorpora novas práticas testadas e comprovadas para melhorar o gerenciamento.

Como uma nova edição é lançada a cada 4 anos, os profissionais podem ter a certeza de que ao estudar o PMBOK estão aprendendo sobre as principais metodologias de gestão de projetos do mercado.

Comunicação mais eficiente entre os interessados

Por fim, o PMBOK facilita a comunicação entre o gerente de projeto, pois os profissionais que compõem sua equipe e os stakeholders terão uma linguagem comum a ser usada por eles.

Por exemplo, não há divergências sobre conceitos quando existem debates sobre riscos, qualidade ou escopo. Os envolvidos no projeto passam a entender, por exemplo, que alterações no escopo geram mais riscos para entrega e quase sempre afetam os indicadores de qualidade.

Quais são as áreas de conhecimento do PMBOK?

Uma área de conhecimento no PMBOK é composta por ferramentas, processos, práticas, técnicas, entradas e saídas. Para abranger todas as etapas do ciclo de vida dos projetos foram estabelecidas 9 áreas de conhecimento. Vamos conhecer cada uma delas!

Integração

A área de integração é aquela que unifica e combina os demais processos com o objetivo de garantir o sucesso do projeto. Ela reúne 6 processos que perpassam toda a evolução do projeto, de sua abertura até o fechamento. São eles:

  • estabelecer o termo de abertura;
  • criar o plano de gerenciamento do projeto;
  • gerenciar e orientar a execução do projeto;
  • monitorar a execução;
  • controlar as mudanças;
  • encerrar fases e o projeto, por meio dos termos de aceite.

Escopo

Na área de conhecimento sobre escopo são previstos processos sobre planejamento e monitoramento do projeto. Os processos de planejamento são aqueles que definem como o projeto será executado. São eles:

  • estabelecer os requisitos e premissas;
  • planejar o escopo com as entregas e tarefas macros;
  • criar a estrutura analítica do projeto.

Já os processos de monitoramento são usados para verificar o andamento do projeto e a satisfação do cliente com a adequação entre o planejado, o executado e as entregas:

  • verificar o andamento do escopo na fase de execução;
  • monitorar o escopo por meio dos índices de qualidade.

A função do escopo é orientar e descrever como as atividades do projeto precisam ser desenvolvidas.

Tempo

Essa é a área relacionada às atividades, à forma como elas são adicionadas ao cronograma e à sequência que cada uma precisa ser executada para o êxito de cada entrega. Existem 5 processos nessa etapa:

  • determinar as atividades que compõem cada entrega;
  • priorizar a sequência de execução das atividades;
  • estimar os recursos necessários para cada tarefa;
  • prever a duração de cada atividade;
  • executar o cronograma alinhado com o cliente;
  • monitorar o cronograma para garantir as entregas dentro dos prazos.

Os quatro primeiros processos são de planejamento, o quinto está ligado com a fase de execução, enquanto o último é voltado para o monitoramento.

Custo

Fazer com que o projeto termine dentro do orçamento aprovado pelo cliente é a função principal dessa área de conhecimento.

Para facilitar o controle de custos o gerente de projeto deve transformar as horas de alocação de seus recursos em valores financeiros, em seguida, deve estimar outros gastos com recursos, como ferramentas, para ter certeza de que o projeto não sairá do planejado.

Os processos dessa área são:

  • estimar os custos em recursos humanos, ferramentas e outros;
  • estabelecer o orçamento do projeto;
  • controlar os custos durante a execução.

Qualidade

Quais são as normas e padrões que as entregas precisam obedecer para serem consideradas adequadas? Por meio de quais indicadores o projeto será avaliado e controlado? Responder a essas perguntas é a função da área de qualidade.

Existem 3 processos nessa área:

  • planejar a qualidade por meio do estabelecimento de indicadores chave de performance, como indicadores de impacto ou de satisfação do stakeholders;
  • garantir a qualidade na entrega, como o atendimento de normas ou requisitos específicos;
  • controlar a qualidade durante a execução do projeto.

Recursos Humanos

Essa área visa otimizar a produtividade e o gerenciamento da equipe de projeto. Ela também permite definir o perfil profissional que cada recurso precisa ter, estabelece a responsabilidade de cada membro, desenvolve a capacidade de alguns recursos por meio de treinamentos específicos e resolve possíveis conflitos que impactam diretamente no projeto.

Existem 4 processos nessa área:

  • elaboração do Plano de Recursos Humanos, em que são estabelecidos os perfis profissionais, competências, habilidades e conhecimentos requeridos no projeto;
  • mobilização da equipe, processo  em que há a efetiva alocação dos recursos no projeto;
  • desenvolvimento da equipe é a parte onde ocorrem os treinamentos e capacitações dos recursos de maneira coletiva ou individual;
  • gerenciamento da equipe, na qual são definidas maneiras de otimizar o tempo e as atividades realizadas pela equipe.

Comunicação

A comunicação tem um papel fundamental na gestão da expectativa dos envolvidos com o projeto, bem como na documentação, armazenamento e destinação das informações relacionadas ao projeto.

Para ter uma comunicação efetiva é importante entender quais são as expectativas de cada um dos interessados, quais informações e como elas devem ser transmitidas, bem como qual é o grau de satisfação de cada envolvido.

As informações disseminadas vão desde a aprovação dos documentos do projeto até o treinamento dos usuários finais.

São 5 os processos dessa área:

  • identificação das partes interessadas;
  • planejamento das comunicações e de seu cronograma de divulgação;
  • distribuição das informações pelos canais planejados;
  • gerenciamento da expectativa das partes interessadas;
  • informar o desempenho do projeto ou da equipe aos interessados.

Na quinta edição do PMBOK a parte de identificação dos interessados se tornou uma área de conhecimento adicional, dada a importância de uma correta identificação e gerenciamento da expectativa durante o desenvolvimento e encerramento do projeto. Aqui, mantivemos junto com comunicação, pois os processos estão bastante relacionados e interdependentes.

Riscos

A função do gerenciamento de riscos é mapear, prevenir e diminuir os possíveis impactos negativos que um evento possa ter para o desenvolvimento do projeto. Seu objetivo é manter o projeto dentro do prazo e do orçamento, mesmo que alguma falha aconteça.

Os processos dessa área são seis:

  • planejar o gerenciamento dos riscos indicando o que deve ser feito caso ocorra algum imprevisto e determinando os responsáveis por esta gestão;
  • mapear os riscos prevendo a maior parte dos incidentes que podem ocorrer;
  • realizar a análise quantitativa dos riscos, atribuindo valores numéricos para seus possíveis impactos, sendo o 10 atribuído para os riscos com maior impacto e que devem ser mais prevenidos;
  • realizar a análise qualitativa dos riscos identificando os impactos que cada um deles teria para o projeto;
  • planejar as possíveis respostas aos riscos identificando soluções de contorno ou definitivas aos desafios que surgirem;
  • controlar os riscos por meio de um sistema de monitoramento eficaz.

Aquisições

A última área de conhecimento é a de aquisição de produtos e serviços. Sua atribuição é definir o que, de quem, como, quando e a que preço será adquirido, bem como determinar quem são os responsáveis pelo gerenciamento de contratos, pagamentos e aprovações das compras.

Existem 4 processos nessa área:

  • planejamento de aquisições: é o momento em que são identificadas as necessidades de recursos para a viabilização do projeto ou de alguma entrega;
  • realizar a aquisição: é o momento que vai desde a cotação e seleção de fornecedores até a contratação efetiva do recurso;
  • administração da aquisição: é o ato de disponibilizar no momento certo e para o profissional adequado o recurso adquirido;
  • encerramento da aquisição: é quando contratos são concluídos ou um recurso é desmobilizado de um projeto para atender a outro.

Com essas 10 áreas de conhecimento e as práticas recomendadas pelo PMBOK é possível abranger completamente todas as etapas de qualquer tipo de projetos.

As certificações em PMBOK

Para facilitar a difusão das práticas do PMBOK e garantir que os profissionais envolvidos em projetos dominem os conceitos e processos compilados no guia, o PMI criou diversos níveis de certificações.

O atual programa contempla 8 certificações que abrange desde profissionais com pouca experiência e baixo nível de escolaridade, até profissionais mais experientes. Todas podem ser realizadas em português e veja qual se adequa ao seu perfil.

Técnico Certificado em Gerenciamento de Projetos

Para obter essa certificação é necessário ter:

  • certificado de conclusão do ensino médio;
  • participar de no mínimo 23 horas de formação em gerenciamento de projetos ou comprovar 1.500 horas de experiência em projetos.

Essa certificação é indicada para todos os interessados em conhecer mais sobre as terminologias, fundamentos e conhecimentos do PMBOK.

Profissional em Análise de Negócios

Responsável por alinhar as expectativas de negócio com os requisitos mínimos do projeto. A certificação PMI-PBA exige que o profissional tenha bacharelado, três anos de experiência em análise de negócios e 2 mil horas de trabalho em equipes de projeto.

Profissional de Gerenciamento de Portfólio

Reservada para profissionais que tenham, ao menos, 8 anos de experiência profissional, formação superior e 6 mil horas de experiência em gerenciamento de portfólio. O objetivo da certificação PfMP é comprovar a capacidade do profissional em gerir vários portfólios simultaneamente e sabendo que os gerentes de projetos estão realizando os seus trabalhos corretamente.

Profissional de Gerenciamento de Projetos

A certificação PMP é uma das mais tradicionais e reconhecidas do PMI. Ela atesta que a pessoa é apta e experiente para exercer a função de gerente de projeto em qualquer área. Para obtê-la é necessário ter bacharelado, 3 anos de experiência em gerenciamento de projetos, 4.500 horas de liderança ou direção de projetos e 35 horas de formação teórica nessa área.

Profissional em Gerenciamento de Cronograma

Além do ensino superior, a certificação PMI-SP exige que o candidato tenha 3.500 horas de experiência e gerenciamento de cronograma de projetos e 30 horas de treinamento nessa área específica. Ela atesta que o profissional é um especialista em desenvolver, acompanhar e manter cronogramas de projetos.

Profissional em Gerenciamento de Riscos

Prevenir, identificar e amenizar ameaças, além de aproveitar oportunidades que aparecem ao longo do desenvolvimento do projeto não é uma tarefa fácil. Por isso, o PMI criou a certificação RMP que trata especificamente do gerenciamento de riscos. Para obtê-la, o candidato precisa ter 30 horas de treinamento em gerenciamento e riscos, 3 mil horas de experiência nessa área, além de ter curso superior.

Profissional de Gerenciamento de Programas

Se você precisa gerenciar projetos inter-relacionados, com cronogramas, orçamentos, equipes ou quaisquer outros recursos compartilhados ou separados, a certificação PgMP é a ideal para sua carreira.

Ela exige quatro anos de experiência em gerenciamento de projetos e 4 anos em gerenciamento de programas, além do ensino superior.

Além dessas certificações, existe uma sobre métodos ágeis, mas que não está diretamente relacionada ao PMBOK.

Quais as alterações da 6 edição do PMBOK?

A nova edição do PMBOK lançada em 2017 teve diversas mudanças em relação às anteriores e trouxe mais áreas de conhecimento, além da alteração de alguns processos já conhecidos dos gestores de projetos.

Gestão de projetos ágeis

Uma das grandes mudanças é com relação à inclusão das metodologias ágeis na publicação e a ênfase na importância dessas técnicas para a gestão de projetos e um resultado de qualidade.

Esse conteúdo foi incluído para dar uma resposta para aqueles que tratam o PMBOK como uma metodologia e dizem que a publicação está ultrapassada nos tempos do desenvolvimento ágil. Entre os pontos explorados nessa edição estão:

  • práticas utilizadas em ambientes adaptativos de acordo com cada área de conhecimento;
  • criação de um apêndice especial “Agile ao Padrão de Gerenciamento de Projetos” com práticas ágeis e outras metodologias iterativas de controle;
  • detalhamento de como cada um das áreas de conhecimento poderá ser associada e integrada à utilização de uma abordagem ágil e quais seus benefícios;
  • criação de um ciclo de vida híbrido.

Talent triangle

Outro ponto inserido é um capítulo exclusivo para tratar do papel do gerente de projetos dentro do ambiente da empresa. Quais as principais habilidades que esse profissional deve ter para se tornar cada vez mais competitivo e eficiente.

Entre essas skills podemos destacar o conhecimento do negócio, capacidade de liderança da equipe, estratégia e gestão, organização do tempo, entre outros pontos essenciais para que o gestor possa ter um bom controle de todas as atividades.

Realinhamento

Uma das principais mudanças com relação a quinta edição foi o realinhamento de diversas capítulos da publicação, que tiveram mais conteúdo disponibilizado e também foram alterados.

Um exemplo claro disso são os três primeiros capítulos do livro que foram condensados em apenas um e batizado de “Fundamentos”, simplificando a visão acerca dos pontos iniciais.

Além disso, a nova edição busca inserir também uma série de novos processos dentro de seus outros capítulos para se adequar aos novos conhecimentos que surgiram nos últimos quatro anos desde a quinta edição.

Os focos do novo livro ficam voltados para a facilitação de entradas e saídas, melhorias no gerenciamento de conhecimento do projeto, além de renomear alguns processos de acordo com uma nova visão.

Apenas um processo foi excluído nessa publicação. O “Encerrar Aquisições” já não faz mais parte das boas práticas descritas dentro do PMBOK e pode ser descartado nas organizações.

Chegamos ao final do nosso post, e com todas as informações reunidas ao longo do texto, ficou muito claro a importância do PMBOK e sua relação com as ferramentas de gestão de projetos, diferenciando-se delas como um guia e não uma solução.

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2018-07-16T22:59:34+00:000 Comments