Gestão Operacional de TI: o guia completo

As empresas estão cada vez mais digitais e, dessa forma, o setor de TI vem assumindo uma posição estratégica dentro da organização. Além de ser uma área que dá suporte tecnológico para os outros setores, o TI atua como um grande aliado da produtividade e eficiência da empresa como um todo, contribuindo com a gestão operacional, para que a organização atinja os seus objetivos estratégicos ao longo do tempo.

Mas, internamente, você já se perguntou sobre a melhor forma de melhorar a produtividade e atingir a eficiência operacional dentro do setor de TI? Pois saiba que a gestão operacional de TI pode ser uma grande aliada nesse sentido. Afinal, esse processo tem como objetivo administrar os recursos e processos da área para garantir maior eficiência.

Quer saber tudo sobre gestão operacional de TI? Então, continue a leitura e confira o nosso guia completo sobre o assunto!

O que é gestão operacional de TI?

Para entender o que é gestão operacional de TI, é importante começar separando um pouco esses termos. Afinal, a gestão operacional pode ser aplicada em qualquer área do negócio e para saber como fazer isso no setor de tecnologia é essencial entender como esse processo funciona.

A gestão operacional é, portanto, a administração e controle de todos os processos e recursos de determinado setor. Ela reúne gestão de processos, pessoas, tecnologia, recursos financeiros e outros de forma a administrar todos esses elementos para garantir mais eficiência e produtividade de acordo com os objetivos da organização como um todo.

O setor de TI tem particularidades e objetivos bastante estratégicos para a organização. Afinal, essa é a área que auxilia o desenvolvimento de soluções capazes de automatizar processos e facilitar o fluxo de trabalho de todos os colaboradores da empresa. Além disso, quando se fala em uma empresa de tecnologia, a TI pode ser a área mais estratégica da organização, sendo a responsável por desenvolver as soluções que serão entregues aos clientes da empresa.

Portanto, a gestão operacional de TI se refere à administração de todos os processos, recursos e pessoas que fazem parte desse setor. Ela envolve, portanto, a gestão de recursos humanos dos colaboradores da TI, recursos financeiros, equipamentos utilizados, softwares, processos de trabalho, gestão de riscos, entre outros.

Além disso, a gestão operacional de TI também pode envolver todo o processo de entendimento das necessidades da empresa no que se refere a esse setor e desenvolvimento das melhores soluções para a organização. Isso significa que, quando o seu time de TI vai desenvolver uma solução para a organização, a gestão operacional atua na captação de informações de forma a entender o melhor tipo de solução a ser desenvolvida, assim como as funcionalidades que devem compor a solução e, até mesmo, mudanças que precisam ser realizadas no que se refere à tecnologia utilizada na empresa como um todo.

O mesmo acontece quando o setor de TI está desenvolvendo uma solução para um cliente externo. Nesse sentido, a gestão operacional entra como uma aliada na hora de otimizar recursos de forma a permitir o desenvolvimento da melhor solução possível com o máximo de eficiência e produtividade.

Qual a importância da gestão operacional de TI?

Um dos principais objetivos da gestão operacional de TI é alcançar o máximo de eficiência na área a partir dos recursos que você tem. Além disso, a gestão operacional também tem como objetivo conectar a área de TI e todos os recursos tecnológicos utilizados na empresa com os objetivos estratégicos da organização, valorizando aquilo que efetivamente agrega valor para o negócio.

Dessa forma, a gestão operacional é extremamente importante para a organização como um todo. É a partir dela que você é capaz de ter clareza sobre os recursos disponíveis e descobrir qual a melhor forma de mobilizá-los, gerando o máximo de valor a partir do que tem em mãos. Com isso, você é capaz de alcançar a eficiência operacional na área, fazendo com que a TI efetivamente agregue valor à empresa como um todo.

A gestão operacional de TI também é uma grande aliada no que se refere ao posicionamento estratégico da tecnologia dentro da empresa. Isso porque, ao considerar os objetivos estratégicos da organização, esse processo permite que você tenha mais clareza sobre a função da área de TI no alcance de cada um deles. Você é capaz de posicionar o setor estrategicamente, seja para gerar soluções para dentro do negócio seja para clientes externos.

Colocando a gestão operacional de TI em prática, você é capaz de tornar os colaboradores mais produtivos e eficientes. O setor passa a assumir um papel central dentro da empresa e os recursos são mais bem utilizados. Com isso, todos ganham e a empresa segue sua jornada rumo ao sucesso.

Como alcançar a eficiência operacional da TI com esse processo?

Eficiência operacional é um conceito que se refere ao alcance da melhor performance de determinada área, utilizando os recursos de forma estratégica, sem prejuízo na qualidade dos processos e resultados a serem entregues. Dessa forma, ela é um dos grandes objetivos de qualquer setor, incluindo o de TI.

Nesse aspecto, a gestão operacional de TI pode ser a sua grande aliada. Além da importância desse processo ressaltada acima, vale destacar que uma gestão eficiente é a melhor forma de efetivamente garantir uma eficiência operacional.

Isso porque, quando você investe na gestão de TI, é capaz de otimizar o uso dos seus recursos. Ainda atento à qualidade dos processos e resultados gerados pelos colaboradores, a sua equipe é capaz de fazer mais em menos tempo, uma vez que os recursos disponíveis são utilizados com consciência e de forma a potencializar o trabalho.

Além disso, vale lembrar que a eficiência operacional é atingida quando você tem processos bem estruturados e uma equipe capacitada para realizá-los. Esse é um dos passos para uma gestão operacional na TI. Para implementá-la, é necessário mapear todos os processos da área e buscar a melhoria contínua de cada um deles, capacitando a equipe para colocar isso em prática ao longo do tempo.

Percebeu como a gestão operacional e a eficiência operacional estão relacionadas? Esse é apenas um dos benefícios que uma boa gestão no setor de TI pode trazer para a sua empresa. Continue a leitura para descobrir muitos outros!

Quais os benefícios de implementar uma gestão operacional de TI?

Agora que você já tem clareza sobre o que é a gestão operacional de TI e entende como ela pode fazer a diferença, tanto para a área quanto para a empresa como um todo, é hora de entender um pouco mais sobre os benefícios que esse processo pode trazer. Veja agora os principais deles!

Melhora os resultados da área

Um dos grandes benefícios de implementar a gestão operacional de TI na sua empresa é a melhoria dos resultados gerados pelos seus colaboradores. Isso porque, ao colocar esse processo em prática, você é capaz de potencializar o trabalho da equipe, incentivando-os e dando recursos para que eles criem mais e melhores soluções.

Dessa forma, você percebe um aumento da produtividade e organização do time. Os colaboradores são capazes de utilizar melhor o tempo e as ferramentas disponíveis, colaborando para que as soluções criadas sejam de excelência.

Posiciona a TI como uma área estratégica

O setor de TI pode contribuir — e muito — para o sucesso da empresa como um todo. Para isso, é necessário que os seus processos estejam alinhados aos objetivos estratégicos da organização de forma a efetivamente gerar valor para a empresa como um todo.

Com a gestão operacional de TI você é capaz de fazer isso. Ao revisar e melhorar os processos, utilizando os recursos disponíveis de forma eficiente, você reposiciona o setor dentro da empresa, assumindo um papel estratégico na organização como um todo.

Gera vantagem competitiva para a empresa

O mercado está cada vez mais competitivo e as organizações precisam criar meios de se destacar para efetivamente ter sucesso. Diante de um mundo digital como o que a sua empresa está inserida, o setor de TI tem um papel fundamental na geração desse diferencial.

Quando você investe na gestão operacional de TI com qualidade, é capaz de gerar mais e melhores resultados para a empresa como um todo. Essa pode ser a grande vantagem competitiva da organização perante os concorrentes. Com isso, o setor passa a contribuir para o sucesso, para a lucratividade e para o crescimento da empresa.

Reduz problemas e erros nos processos

Por fim, vale lembrar que uma gestão operacional de TI é uma das melhores formas de reduzir o número de erros e problemas nos processos e soluções gerados pela área. Quando você aplica esse conceito, consegue controlar melhor as atividades desenvolvidas pelos colaboradores e identificar esses problemas antes que eles comprometam o trabalho da equipe como um todo.

Dessa forma, é possível reduzir significativamente o número de erros. Além disso, quando eles acontecem, são detectados no início do processo, podendo ser solucionados rapidamente e evitando o retrabalho do time e o comprometimento dos prazos estabelecidos.

Como implementar a gestão operacional de TI na sua empresa?

Agora você já sabe o que é gestão operacional de TI, qual a importância dentro da empresa e os benefícios que ela pode trazer para o negócio. Portanto, é hora de entender qual a melhor forma de colocar isso em prática e turbinar a gestão de TI no seu negócio! Continue a leitura e confira algumas dicas nesse aspecto.

Tenha consciência dos seus recursos

Como você pode perceber, a gestão operacional de TI está muito relacionada à boa administração dos recursos que você tem disponíveis. Dessa forma, o primeiro passo para colocá-la em prática é ter consciência de quais são esses recursos e qual a melhor forma de utilizá-los para aumentar a eficiência da área.

Portanto, faça um mapeamento de todos os recursos disponíveis, nos mais diversos sentidos. É preciso entender quais são os equipamentos que você tem, softwares cuja licença já foi adquirida, orçamento da área e outros.

Além disso, também é importante lembrar que a sua equipe e o tempo disponibilizado por ela para o trabalho também são recursos. Portanto, também tente entender quais são as competências dos colaboradores e o tempo que cada um dedica ao trabalho para ter clareza sobre os seus recursos.

Estude o planejamento estratégico do negócio

A gestão operacional de TI também está fortemente relacionada ao planejamento estratégico do negócio. Afinal, para que o setor de TI efetivamente contribua com a organização como um todo, é essencial que você entenda quais são as prioridades da empresa em determinado momento e como o seu setor pode contribuir.

Portanto, estude, junto dos seus colaboradores, o planejamento estratégico do negócio. Entenda quais são os objetivos de curto, médio e longo prazo e estudem a missão, visão e valores da empresa. Também tenham clareza sobre as metas organizacionais e indicadores utilizados.

A partir disso, é hora de entender como o setor de TI pode contribuir com o negócio como um todo. Revise os seus processos e a atuação da área dentro da empresa de forma a entender quais são as contribuições diretas da área e o valor agregado. Aproveite também para tentar identificar gargalos que podem prejudicar essa atuação estratégica, assim como processos e burocracias que não estão agregando nenhum valor para a empresa.

Faça um diagnóstico da infraestrutura de TI da empresa

O setor de TI pode atuar tanto internamente quanto para os clientes externos. Em ambos os casos, é importante que você tenha consciência sobre a melhor forma de utilizar os recursos disponíveis para agregar valor ao trabalho que a sua equipe está realizando.

Dessa forma, quando se fala dos clientes internos, ou seja, dos outros setores do negócio, a TI tem a função de oferecer todo o suporte tecnológico para que as demais áreas realizem suas atividades da melhor forma possível. Portanto, é importante que você entenda qual a infraestrutura disponível no momento e como você pode atuar de forma a melhorá-la.

Comece fazendo um diagnóstico de toda a infraestrutura de TI da empresa, incluindo equipamentos, softwares e recursos utilizados. Além disso, converse com os colaboradores das outras áreas e busque entender quais são as melhorias que poderiam ser feitas para que a sua área contribuísse ainda mais com o trabalho realizado por eles.

A partir disso, você terá clareza sobre como utilizar os seus recursos de forma mais estratégica para a empresa como um todo, entendendo os pontos nos quais deve focar para efetivamente gerar valor para os outros setores.

Faça um mapeamento dos processos

Um dos passos fundamentais quando se fala em gestão operacional de TI é o mapeamento de processos. Afinal, você precisa entender todos os processos que são realizados no setor de forma a eliminar erros e gargalos e atingir a eficiência e produtividade da área.

Portanto, faça um mapeamento completo de processos. Comece com uma lista que inclua desde os processos mais simples até os mais complexos. A partir disso, faça o mapeamento, destrinchando cada uma das etapas e indicando os recursos necessários, inputs e outputs para início e finalização e colaboradores responsáveis.

Esse momento deve ser feito junto da equipe, uma vez que são os colaboradores que efetivamente colocam a mão na massa e realizam as atividades. Aproveite o momento também para conversar com eles sobre possibilidades de melhorias, recursos que poderiam ser mais bem utilizados e, até mesmo, processos e etapas desnecessários, que poderiam ser eliminados.

Capacite os seus colaboradores

A gestão operacional de TI inclui a capacitação dos colaboradores. Afinal, ter uma equipe altamente qualificada e capaz de colocar todos os processos em prática com excelência é essencial para a eficiência do setor e melhoria da produtividade.

Dessa forma, é importante buscar meios para capacitar os colaboradores. Para isso, comece realizando um mapeamento de competências na equipe, entendendo quais são os pontos fortes de cada um dos membros e as suas limitações. Cruze essas informações com os dados sobre as competências necessárias para que cada um dos processos sejam colocados em prática da melhor forma possível.

A partir disso, é possível criar um plano de desenvolvimento para o time, tanto individual quanto coletivo. Foque naquelas competências, tanto técnicas quanto comportamentais, que são mais estratégicas para o setor nesse momento. Acompanhe o desenvolvimento do time ao longo do tempo e faça os ajustes necessários.

Tenha uma cultura de feedback

Receber feedbacks de colaboradores, clientes e outros membros da empresa é essencial para uma boa gestão operacional de TI. Afinal, é por meio desse retorno que você é capaz de identificar gargalos e problemas e buscar formas de solucioná-los ao longo do tempo. É por isso que a cultura de feedback faz parte desse processo como um todo.

Cultura de feedback é um termo utilizado para se referir à rotina e naturalização do processo de dar e receber feedbacks dentro da empresa. Para que ela seja implementada, é importante criar alguns processos que viabilizem esse tipo de comportamento por parte dos colaboradores.

Para isso, você pode criar um momento específico para feedback no final de todas as reuniões. Nesse momento, incentive a equipe a dar feedback, inclusive em relação ao trabalho do líder e dos colegas. Também tenha momentos com os clientes, para coletar feedback.

Acompanhe indicadores e metas

Ter métricas para acompanhar o desempenho da área de TI é uma outra boa prática no que se refere à gestão operacional. Afinal, é importante entender qual a evolução da área ao longo do tempo e o quão próximos vocês estão de alcançar os seus objetivos pré-estabelecidos.

Portanto, crie e acompanhe indicadores e metas periodicamente. Para criá-los, revise o planejamento estratégico da empresa e entenda qual a melhor forma de contribuir. A partir disso, pense em indicadores que mostrem que a sua área está efetivamente gerando os resultados necessários para que esses objetivos sejam atingidos.

Aproveite para determinar metas para cada um desses indicadores. Essas metas precisam ser temporais, ou seja, ter uma data específica para serem atingidas. Além disso, precisam ser desafiadoras mas, ao mesmo tempo, realistas, de forma a motivar a equipe a gerar os resultados necessários para alcançá-las.

Identifique possibilidades de automação

Em qualquer setor da empresa, há uma série de processos operacionais que precisam ser realizados. E no setor de TI a situação não é diferente. O problema é que essas atividades tomam tempo da sua equipe mas não geram tanto valor quanto aquelas que são mais estratégicas, o que pode comprometer os resultados e produtividade do time.

Dessa forma, a automação pode ser uma grande aliada da gestão operacional de TI. Algumas dessas tarefas podem ser automatizadas com o uso de softwares específicos. Com isso, em vez de ter que realizar as atividades manualmente, a equipe pode dedicar o tempo disponível para focar naquilo que realmente importa.

Portanto, aproveite o mapeamento de processos para identificar quais são aqueles que podem ser automatizados.

Invista na melhoria contínua

Vale lembrar que a gestão operacional de TI é um processo contínuo. Isso significa que é necessário incluí-lo na rotina do setor, garantindo que a administração de recursos e processos esteja ocorrendo diariamente, da melhor forma possível.

Com isso, a melhoria contínua entra como uma peça importante. Ao longo do processo de gestão, você pode perceber diversos elementos que podem ser melhorados, gargalos que devem ser superados e problemas a serem solucionados. Isso faz parte da gestão operacional, que inclui também a gestão de erros e riscos.

Portanto, invista na melhoria contínua, tanto dos processos quanto da gestão operacional como um todo. É importante estar sempre atento aos erros que estão sendo cometidos para superá-los. Além disso, busque a excelência a todo momento, incentivando o seu time a fazer o mesmo.

Com esse artigo, você descobriu tudo sobre gestão operacional de TI. Entendeu o que significa esse conceito e a importância e benefícios que ele pode trazer, tanto para a área quanto para a empresa como um todo. Também entendeu quais são as melhores práticas que podem ser adotadas para implementá-lo na empresa. Portanto, o que você está esperando? Aproveite as nossas dicas e comece, agora mesmo, a potencializar a gestão de TI do seu negócio!

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