Consultoria de TI: tire aqui todas as suas dúvidas

É impossível começar a falar em consultoria de ti sem lembrar de como a Tecnologia da Informação assumiu um papel de protagonismo no meio corporativo nos últimos anos. Os departamentos de TI agora, mais do que nunca, têm uma importância estratégica dentro das empresas. Tidos até pouco tempo apenas como uma área de suporte à operação, agora fazem parte das deliberações com uma atuação mais consultiva.

A TI agora ajuda os negócios a alcançarem seus objetivos por meio da proposição de processos, ferramentas e serviços.

Neste cenário, cresce a atuação das consultorias de TI. Especializadas, elas vêm para dar apoio ao pessoal interno de tecnologia em empresas de todos os portes e segmentos de mercado. Trazem background, propõem boas práticas, metodologias, serviços, ferramentas e melhorias de tudo que é difícil ser conseguido no dia a dia frenético de uma operação. Contar com uma consultoria pode ser a melhor saída na busca por soluções.

Aqui, vamos conversar sobre as principais dúvidas relacionadas à consultoria de TI. Também discutiremos o papel do gestor de tecnologia junto à consultoria, como ajudar o consultor a conhecer a cultura da empresa, entre outros pontos. Continue lendo e fique por dentro de tudo!

O que é uma consultoria de TI?

Uma consultoria de TI é um serviço que envolve o fornecimento de conhecimentos, competências profissionais e aconselhamento especializado à gestão da tecnologia da informação. Um serviço que visa melhorar o desempenho do departamento de tecnologia como um todo, ou em algum aspecto específico, por meio da aplicação de know-how de uma equipe externa.

Normalmente, a atuação das consultorias de TI se dá em aspectos altamente especializados e que demandem um projeto temporário. Assim, a contratação do serviço de consultoria é justificada pela não necessidade de contratar um time fixa para a realização do projeto.

No entanto, é muito comum contratar uma consultoria para prestar suporte permanente ao gestor de TI. Este tipo de contrato é muito benéfico para a empresa, que pode contar com os melhores profissionais do mercado sem ter de manter um vínculo direto com tais colaboradores.

Ao prestar consultoria de TI, os consultores começam fazendo um diagnóstico dos problemas existentes e, em seguida, propõem alterações ou soluções — auxiliam na aplicação efetiva e na avaliação dos planos de ação para tornar o desempenho global da TI melhor e aumentar o seu valor.

Os consultores de TI são encarados como conselheiros, mentores ou especialistas que ajudam os gestores a encontrar recursos, explorar os já existentes de uma maneira mais efetiva, corrigir falhas nos processos, entre outras funções.

Qual é o objetivo de uma consultoria em TI?

O principal papel de uma consultoria de Tecnologia da Informação dentro de uma empresa é encontrar (e trazer para avaliação junto ao gestor) as melhores opções em soluções tecnológicas para os problemas enfrentados pela empresa. Além de, é claro, acompanhar a implantação da ferramenta e avaliar os resultados posteriores.

O consultor tem como responsabilidade administrar o projeto em conjunto com o gestor e demonstrar quais são os principais diferenciais das soluções propostas para a resolução de seus problemas.

Você deve estar se perguntando “meus colaboradores do setor de TI não tem a capacidade para encontrar ferramentas ideias para o meu negócio?”. Os profissionais locais estão, muitas vezes, sobrecarregados com tarefas internas e não possuem o know-how necessário para esta atividade.

Outro ponto que impede a busca do time interno por ferramentas no mercado que possam suprir as demandas da empresa é o fato de que, o ideal, é que eles estejam mais focados na continuidade dos seus negócios.

Um time de consultores é formado por profissionais com uma grande bagagem de conhecimento em diversas áreas. Devido a sua participação em muitos projetos, esses especialistas podem ser a melhor opção para atender a sua demanda.

Qual o papel do gestor de tecnologia junto à consultoria de TI?

Para que a consultoria traga bons resultados, a afinidade entre o gestor de TI e os consultores precisa ser excelente. Isso porque os consultores precisam, muitas vezes, entender a cultura organizacional e ter acesso a detalhes de negócio.

Logo, cabe ao gestor de TI ser um facilitador na obtenção das informações e também um mediador entre a consultoria e a equipe do departamento (ou das demais áreas do negócio).

Como os consultores externos são “estranhos” dentro da organização, também cabe ao gestor de TI lidar com os possíveis conflitos ou resistências que possam ser encontrados. Não é raro que as consultorias sejam encaradas como concorrência, daí a importância de atuar de uma forma proativa na comunicação e gestão das mudanças que podem acontecer durante o projeto.

Por muitas vezes, o colaborador interno pode encarar a presença de um consultor de TI como uma falta de confiança do gestor em sua equipe. Contudo, faz parte do trabalho do gerente desmistificar esse pensamento e demonstrar à equipe que todos devem trabalhar colaborativamente.

Como demandador do serviço de consultoria, o gestor de TI também tem a função de gerir o projeto e acompanhar os trabalhos enquanto estiverem sendo executados. Assim, desde o escopo do projeto até a apresentação dos resultados, tudo é monitorado de perto pelo gestor.

Caso os objetivos traçados junto com os consultores não sejam alcançados, ou na avaliação da ferramenta implantada, o problema persistir, também cabe ao gestor buscar explicações e exigir respostas da consultoria de TI.

O que é preciso considerar na hora de contratar uma consultoria de TI?

Muitas vezes, contratar uma equipe para consultoria de tecnologia da informação em um projeto específico pode apresentar mais resultados e um melhor custo-benefício do que manter profissionais ativos na empresa todos os dias.

Isso porque contratar profissionais especialistas com alta carga de conhecimento tem um grande custo para a empresa com salários, tributos trabalhistas, encargos sociais, férias, plano de saúde, entre outras despesas.

Na hora de escolher uma consultoria, no entanto, é preciso tomar alguns cuidados. Afinal, essa contratação consiste em trazer para dentro da empresa uma equipe externa, dividir particularidades do negócio com ela. A chave para um bom relacionamento com os consultores é a confiança.

Veja, a seguir, quais são os principais fatores você deve considerar antes de fechar um contrato de prestação de serviços com uma consultoria de TI:

Referências: veja o que o mercado está dizendo sobre a consultoria

Consultar os clientes que são ou já foram atendidos pelas consultorias que você estiver negociando é um excelente termômetro para verificar a qualidade dos serviços prestados por elas.

Falar com o diretor de TI da empresa que foi atendida é importante, pois ele pode dar um panorama de como são os serviços e se atenderam aos anseios do cliente. Também é interessante verificar fatores como atendimento, rapidez de respostas, entre outros fatores que podem constar em contrato, mas que a empresa pode descumprir.

Outro ponto importante é a reputação da consultoria no mercado como um todo. Para isso, vale dar uma olhada nas avaliações da empresa na internet. Faça uma pesquisa detalhada no Google, verifique como os consultores agem nas redes sociais (como LinkedIn e Facebook), citações em reportagens, fóruns de discussão, etc.

Com todas essas referências em mãos, já será possível excluir algumas das candidatas e verificar quais são aquelas que, de melhor forma, cumprem o que foi acordado em contrato.

Portfólio: avalie o leque de serviços que a consultoria oferece

Quais são as metodologias utilizadas pela consultoria para colocar seus serviços em prática? Quais certificações ela detém? Qual é o nível de formação dos profissionais que atuam nela? Tudo isso deve ser perguntado para avaliar o portfólio de serviços.

A ideia é investigar além do discurso de venda. Uma dica é verificar comprovações das certificações dos consultores, por exemplo. Quanto mais subsídios você tiver para se certificar de que está contratando uma excelente consultoria, melhor.

É válido pedir uma confirmação acerca das habilidades dos especialistas que atuam como consultores junto a empresa, e quais são as suas principais experiências. Nem sempre uma consultoria conta com os melhores profissionais do mercado. Fique atento.

Orçamento: solicite um plano de ação da consultoria

Mostre seu projeto, suas necessidades, e, além dos valores, solicite também que a consultoria que você está avaliando monte um plano básico de ação. Isso poderá te dar uma noção de como é o trabalho da empresa, além de já poder começar a avaliar se a forma de trabalho está de acordo com o que você espera.

O plano de ação também evita que algo fuja daquilo que foi acordado e registrado em contrato. Ao contratar uma empresa de consultoria de TI desorganizada, pode ser que não haja um planejamento bem-feito, e os valores extrapolem aquilo que foi descrito no orçamento.

É preciso exigir que a consultoria deixe claro como funcionará a solicitação de horas extras, caso o período contratado não seja suficiente para sanar o problema, ou a solução implantada não corresponda ao planejado.

SLA: verifique como é o acordo de níveis de serviço da consultoria

O SLA é um acordo firmado entre você e a consultoria que você contratar. Porém, há alguns pontos que são particulares de cada consultoria.

É importante conhecer quais são estes requisitos para ver se eles se encaixam no que você está procurando. Verifique, por exemplo, se há flexibilizações entre o que a consultoria oferece e o que você deseja.

Dentro do SLA, ficará especificado até onde irá a atuação da consultoria, o que é de responsabilidade dos consultores e o que fica por conta do seu time de TI, evitando pontos nebulosos no contrato.

Como funciona uma consultoria em TI?

O primeiro passo rumo a uma consultoria de TI de sucesso é a identificação de sua demanda. Há empresas especializadas em várias áreas dentro da tecnologia, desde desenvolvimento de softwares, passando por infraestrutura e redes.

Ao verificar qual é o seu problema, é preciso buscar uma empresa de consultoria de TI que possua experiência no assunto e realizar a firma do contrato, observando todas as dicas descritas acima no texto.

Após a contratação, deve-se iniciar as visitas técnicas dos consultores de TI, visando coletar o máximo de informações possíveis acerca da demanda de sua empresa e o funcionamento do negócio.

Com esses dados em mãos, o time de consultores busca a melhor ferramenta que atenda ao problema de sua empresa. É realizado todo o acompanhamento da implantação da solução junto ao time interno e realizada avaliação acerca dos resultados obtidos com o uso da ferramenta.

Ao final de todo esse processo, a consultoria realiza a apresentação final dos números obtidos com a inserção da solução em relação ao resultado anterior, junto ao gestor da empresa, demonstrando as melhorias alcançadas.

Neste momento, chega ao fim o vínculo entre a consultoria e o negócio. No entanto, é possível realizar um contrato para prestação de serviços contínuo, algo que vem se tornando bem comum atualmente.

Com esse tipo de contratação, os consultores estão sempre disponíveis para qualquer demanda, não sendo necessário firmar um contrato para cada necessidade da empresa. É muito mais vantajoso para o gestor que, não tem de realizar a busca por uma empresa sempre que surja algum problema.

Quais os benefícios de uma consultoria de TI?

São muitos os motivos pelos quais é bom contar com uma consultoria de TI. Há diversos benefícios diretos e indiretos que sua empresa poderá aproveitar, tal como veremos a seguir.

Segurança de dados

Uma consultoria de TI, principalmente aquelas especializadas em cybersegurança, são capazes de encontrar as brechas e vulnerabilidades que podem estar prejudicando a proteção de dados do seu negócio.

Os profissionais especializados podem analisar possíveis problemas que podem comprometer a integridade das informações e oferecer soluções que possibilitem maior proteção das informações ao longo do tempo.

Redução de custos

Muitas vezes sua empresa está tendo gastos excessivos e desnecessários com os processos internos e que podem estar comprometendo a rentabilidade do seu negócio. Uma consultoria consegue identificar esses pontos e melhorar a eficiência das atividades realizadas, reduzindo os custos com o trabalho de TI.

Por exemplo, a consultoria pode indicar a implementação de uma solução de gestão de projetos que diminua os gastos por projeto, permitindo fazer mais, com maior eficiência, com menos gastos.

Maior eficiência no setor de TI

A consultoria não só identifica os gargalos já existentes, mas também auxilia a melhorar os pontos fortes e implementar medidas de gestão que permitam uma maior eficiência nas funções exercidas.

Por exemplo, pode-se adotar uma cultura DevOps, implementar metodologia Agile, entre outras melhorias que são fundamentais para garantir melhores resultados.

Uma empresa de TI mais eficiente é capaz de atender os clientes com maior agilidade, presteza e com menor índice de erros. O resultado é um atendimento ao cliente mais eficiente e que possa se dedicar a, realmente, compreender a dor do cliente e entregar soluções mais alinhadas com suas expectativas.

Receber apoio personalizado

O profissional responsável pela consultoria fará o trabalho totalmente dedicado para as características principais da sua organização, considerando sua dinâmica própria. Essa é uma oportunidade imperdível de melhorar o desempenho e, principalmente, ter um feedback de quem está observando de fora, a fim de perceber quais são os principais desafios e questões que estão envolvidas nos processos da sua empresa.

Nem todas as soluções são as melhores indicadas para todas as organizações. Em algumas situações, é preciso optar por medidas mais tradicionais, enquanto outras empresas permitem ousar mais nas mudanças. Por isso, o apoio personalizado é fundamental, obtido por meio da consultoria em TI.

Adoção das melhores práticas mundiais

As consultorias em TI tendem a buscar os conceitos mais avançados e modernos utilizados nas principais empresas de TI do mundo. Estão entre elas:

·         PMBOK;

·         BPM CBOK;

·         CMDB;

·         ITIL;

·         COBIT, entre outros.

Assim, seu negócio estará em consonância com o que há de melhor e mais moderno no mundo, conseguindo até mesmo expandir suas atividades para clientes internacionais.

Aprender com os profissionais mais experientes da área

Normalmente as empresas contratam os profissionais que já tenham larga experiência no mercado, com as principais certificações em suas áreas de atuação, de forma que tenham know-how o suficiente para identificar quais são as necessidades da organização que está avaliando e apontar soluções que, de fato, são necessárias para a empresa.

Qual o papel do profissional de TI interno?

O gestor conhece detalhes do negócio e da administração da empresa, contudo, quem realmente tem consciência da real situação da TI de um negócio é o profissional interno.

Ele é de suma importância para o sucesso de uma consultoria, pois é por meio de seus conhecimentos específicos acerca da empresa e suas demandas que os consultores poderão verificar qual é a melhor opção disponível para suprir as suas necessidades.

É preciso que o colaborador esteja aberto para trabalhar junto aos consultores contratados e aproveite o know-how dos especialistas, para também se desenvolver profissionalmente e crescer dentro da empresa.

Apostar em uma consultoria em TI é a fórmula que boa parte das pequenas e médias empresas encontraram de ter acesso aos melhores profissionais do mercado de tecnologia, com custos reduzidos. Um bom consultor pode fazer uma diferença enorme dentro de uma empresa, aumentando a sua produtividade pela aplicação das tecnologias certas.

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